7 Gründe für ein digitales Archiv: E-Akte verdrängt Aktenordner

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Das geläufige Papier-Archiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht sehr viel Platz und Mitarbeiter suchen häufig ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Archivierung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten die gleichen Bestimmungen und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente, aber nur Ausdrucken und Ablegen reicht dem Gesetzgeber nicht aus. Die optimale Lösung bietet ein digitales Archiv. Jedoch zögern noch viele Unternehmen, ein digitales Archiv einzuführen. Wir verraten Ihnen sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

7 ausschlaggebende Gründe für digitale Archivierung

1. Revisionssichere Archivierung

Für elektronische Belege und Dokumente gelten die gleichen gesetzlichen Vorschriften und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente. Sie müssen unveränderbar und im originalen elektronischen Format aufbewahrt werden. Die unkontrollierte lokale Archivierung von Rechnungen auf einfachen Laufwerken oder von E-Mails auf den Computern jedes Mitarbeiters ist ein Albtraum für Wirtschaftsprüfer. Im digitalen Archiv legen Sie Ihre Dokumente revisionssicher ab.

2. Alle Dokumente übersichtlich an einem Ort

In einer elektronischen Akte liegen alle Dokumente, die einen bestimmten Kunden betreffen, zu einem Projekt gehören oder für einen Vorgang von Bedeutung sind. Eingescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos und E-Mails inklusive Anhängen und vieles mehr. Mitarbeiter verbringen nur noch sehr wenig Zeit damit, Dokumente und wichtige Informationen zu suchen und neue Kollegen können viel schneller eingearbeitet werden.

3. Effiziente Teamarbeit: Dokumente abteilungs- und standortübergreifend nutzen

Ein herkömmlicher Aktenordner kann nur an einem Ort stehen. Auf die elektronische Akte können beliebig viele Mitarbeiter zugreifen – von jedem Ort weltweit. So haben alle, die an einem Projekt mitarbeiten, den gleichen Wissensstand und arbeiten immer mit den aktuellsten Daten.

4. Keine Papierberge mehr – Wissen zentral bündeln

Mit E-Akten ist es so einfach, Wissen zentral im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Damit gehören mehrfach kopierte und in Papierform verteilte E-Mails, Protokolle und Notizen der Vergangenheit an. In den elektronischen Akten finden die Mitarbeiter die gewünschten Dokumente ohne langes Suchen. Sie können schnell auf Kunden reagieren und dem Unternehmen so echte Wettbewerbsvorteile sichern.

5. Workflows beschleunigen oder automatisieren

Mit elektronischen Akten in einem digitalen Archiv ist die Ablage kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern spart Material, Zeit und Geld, weil alle Dokumente schnell und einfach archiviert und indexiert werden. Wiederkehrende Workflows, z. B. die Rechnungsfreigabe, laufen schneller und effizienter ab. Mitarbeiter haben somit mehr Zeit für andere Aufgabenstellungen.

6. Entscheidungen optimal vorbereiten

E-Akten erleichtern nicht nur die alltägliche Arbeit, sondern sind auch eine wertvolle Informationsquelle für die Geschäftsführung. Je mehr Informationen zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen zur Verfügung stehen und je schneller sie abrufbar sind, umso besser ist die Entscheidungsgrundlage. Risiken können besser kalkuliert und Fehlentscheidungen dadurch vermieden werden.

7. Hohe Datensicherheit

Sensible Daten sind im digitalen Archiv sicherer abgelegt als im Ordner. Gegen Feuer, Wasserschäden und höhere Gewalt helfen einfache Sicherungskopien, die außerhalb des Unternehmens gelagert werden. Den unberechtigten Zugriff verhindern entsprechende Zugriffsberechtigungen.

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