Bauzentrum Mies: 99 Prozent der Mitarbeiter würden sich sofort wieder für gevisNAV entscheiden

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Um die administrativen und finanzseitigen Abläufe effizienter zu gestalten, wurde 2009 beim I+M Bauzentrum Mies in Hachenburg das ERP-System gevis der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster eingeführt. Die inzwischen vierjährige gevis-Nutzung ist von sehr positiven Erfahrungen geprägt: Unter anderem konnte das Umsatzwachstum von rund 30 Prozent mit absolut der gleichen Personalstärke wie vor der IT-Umstellung bewältigt werden.

Es ist sicherlich keine Beleidigung, wenn man Hachenburg nicht als Weltstadt bezeichnet. Wenn auch die stadteigene Homepage von der „Metropole im Westerwald“ spricht, so versprüht der ziemlich genau in der Mitte zwischen Köln und Frankfurt gelegene Ort mit 6.000 Einwohnern doch eher kleinstädtische Ausstrahlung als markantes Großstadt-Feeling. Dies gilt auch für die Wirtschaftsstruktur, wie Dieter Müller, Geschäftsführer des formal als Friedrich Mies GmbH & Co. KG benannten Unternehmens bestätigt. Während vor einigen Jahrzehnten zahlreiche produzierende Firmen am Ort gewesen seien und die Bauunternehmen bis zu 40 Mitarbeiter zählten, machten heute vor allem Kleinbetriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern das Wirtschaftsleben aus. „Viele Handwerker, die wir zu unseren regelmäßigen Kunden zählen“, so Müller, „haben zwar ihren Firmensitz hier, fahren aber doch bis an die Ränder der Großstädte, um dort zu arbeiten.“ Für den Baustoffhändler, der 2012 rund 20 Millionen Euro Umsatz machte und noch Filialen in Montabaur und Ruppichteroht betreibt, heißt das: Das Einzugsgebiet reicht über den Westerwald bis in die Randgebiete von Koblenz, Frankfurt, Köln oder Siegen.

Umfangreiches Sortiment

Die Herausforderungen, die sich aus der eher ländlichen Struktur ergeben, lassen sich auch am Sortiment des 120 Mitarbeiter zählenden Betriebs ablesen. Da die Bevölkerungs- und Firmendichte in der Umgebung gering ist, arbeitet das Bauzentrum Mies als Groß- und Einzelhandel. Zudem deckt er eine Sortimentsbreite ab, die nahezu keinen Bereich auslässt. So finden sich in den Baustoffmärkten – der größte in Hachenburg umfasst eine Fläche von 2600 Quadratmeter – die Segmente Sanitär, Holz und Werkzeuge, zudem werden Tapeten, Farbe, Elektro und Fliesen angeboten. Artikel aus dem Baustofffachhandel, Garten- und Landschaftsbau sowie Bedachung und Fassade ergänzen das Spektrum des Unternehmens, das darüber hinaus zertifizierte Energiesparberater und einen Bauingenieur beschäftigt. „Im Unterschied“, so der Geschäftsführer, „zu vielen anderen Baustoffhändlern sind wir kein Spezialist im Fachbereich, sondern in allen Sortimenten gut besetzt.“ Insgesamt, so Klaus Orsowa, Bereichsleiter Rechnungswesen, wären rund 2,5 Millionen Artikel direkt verfügbar. Gemeinsam mit einer guten Kundenberatung, höchster Flexibilität und langjährigen Kundenbeziehungen seien sie die Grundlage für weiteres Wachstum und Erfolg.

Neue IT-Struktur sehr wichtig

Dass das I+M Bauzentrum Mies heute so gut funktioniert und weiterhin beständig wächst, hat allerdings auch mit der Kooperations- und IT-Struktur zu tun, die seit einigen Jahren konsequent gelebt wird. „2006 haben wir uns“, berichtet Geschäftsführer Müller, „mit zwei weiteren Baustoffgroßhandlungen aus der Eifel und dem Kölner Raum zu einer strategischen Allianz unter dem Namen Bauspargruppe zusammengeschlossen.“ Hauptziele dieser Kooperation sind bis heute der gemeinsame Einkauf, die Nutzung von Synergien bei der Fachhandelswerbung sowie ein regelmäßiger Austausch über die sich verändernden Marktbedingungen. Eine gemeinsam genutzte IT-Lösung, mit der schneller, effizienter und leistungsstärker agiert werden kann, ist darüber hinaus Bestandteil der Aktivitäten. Bereichsleiter Orsowa zu den Hintergründen für die neue Software: „Als wir uns 2008 nach einer neuen Warenwirtschaftslösung umschauten, stießen wir bereits mit unserer vorhandenen UNIX-Anwendung echt an die Grenzen.“

Flexibilität in alter Software fehlte

Konkret hieß das: Es fehlte an Flexibilität, es gab Engpässe bei der Datenbank, zudem waren die Informationen und Auswertungen bezüglich Warenbeständen, Stammdaten sowie Einkaufs- und Verkaufshistorie eingeschränkt. Als schwierig erwies sich darüber hinaus die Benutzer-Oberfläche. Während die Mitarbeiter zuhause mit Windows arbeiteten, mussten sie sich in der Firma mit einer Nicht-Windows-Oberfläche beschäftigen. Dass der bestehende Software-Anbieter, der das System seit 1990 betreute, zahlreiche der neuen Anforderungen nicht abdecken konnte, sorgte zudem für Handlungsbedarf. „Die Vielfalt und Leistungsstärke, die wir für die Zukunft brauchten“, erinnert sich Orsowa, „war einfach nicht gegeben. Wir mussten also handeln.“ Dass dies innerhalb der Bauspargruppe vollzogen wurde, kam den Hachenburgern somit gerade recht.

GWS als Partner

Auf der Suche nach einem neuen ERP-System, die auch zahlreiche Besuche bei vergleichbaren Unternehmen in ganz Deutschland einschloss, wurde die Bauspargruppe 2009 schließlich bei der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH fündig. Nicht nur, dass der IT-Dienstleister aus Münster über eine auf Microsoft Dynamics NAV aufbauende Spezial-Lösung für den Baustoffhandel verfügte, der Partner bot mit gevis auch eine Warenwirtschaft, in die eine gewünschte Dokumenten-Scan und Archivierungs-Lösung direkt integriert war. Die Fähigkeit, die Hardware gleich mitzuliefern und zudem hohe Verlässlichkeit zu bieten, sprach zudem für die GWS. Gleiches galt für die Unternehmens-Prozesse, die vom IT-Dienstleister analysiert wurden. Müller: „Eine EDV wählt man schließlich nicht für zwei Jahre, sondern ist damit langfristig angelegt – hier waren die Strukturen und Bedingungen, die GWS bot, einfach die besten.“

Gute Erfahrungen

Gut vier Jahre, nachdem man gevis zur zentralen ERP-Lösung der Bauspargruppe machte, ist man beim I+M Bauzentrum Mies in Hachenburg mit der Entscheidung zufrieden. Zwar gab es anfängliche, nicht erwartete Schwierigkeiten mit der Bandbreite der Datennetze und auch bei der serverbasierenden Datenhaltung veränderte man im Laufe der Zeit das Konzept, an den großen Vorteilen der Anwendung gibt es jedoch nichts zu rütteln. Diese betreffen dabei vor allem die Prozesse, die nun gelebt werden, zum Beispiel in der Auftragsabwicklung. Wurde vor der Umstellung zuerst ein Lieferschein erstellt und dieser dann im Lager, bei der Kommissionierung und bei der Fahrereinteilung genutzt, erfolgt die heutige Lieferschein-Erstellung ganz am Ende, nämlich dann, wenn die Ware auf dem LKW geladen ist. Orsowa: „Weil wir aus einem Auftrag, den wir mit gevis bearbeiten, direkt Kommissionierungs- und Fahraufträge ableiten können, kann der verbindliche Lieferschein ganz zum Schluss erstellt werden.“ Vorteile beim neuen ERP-System zeigen sich zudem bei den Abwicklungsprozessen mit Lieferanten, Partnern sowie Verbundgruppen wie zum Beispiel EUROBAUSTOFF. Weil überall da wo möglich, EDI-Verbindungen bestehen, können Lagerabfragen, Lieferzeiten sowie auch Bestellbestätigungen direkt online abgefordert und in gevis eingebunden werden.

Nur noch Abweichungen werden geprüft

Zu den 80 Prozent der papierlosen Dokumente zählen dabei auch Rechnungen, die papierlos über EDIFACT übermittelt werden. Das Besondere dabei: Weil die Systeme von Sender und Empfänger entsprechend harmonisiert sind, können die in Millisekunden übermittelten Rechnungsdaten gleichzeitig mit der im Händlersystem hinterlegten Bestellung abgeglichen und bei vollständiger Übereinstimmung direkt gebucht werden. Das heißt: Es müssen nur noch Rechnungen mit Abweichungen geprüft werden. Zufrieden ist man in Hachenburg aber auch mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Bei einer Umfrage, bei der die Nutzer das alte mit dem neuen System vergleichen sollten, sprachen sich 99 Prozent für gevis aus. Die Software, die gewonnene Effizienz und die Zufriedenheit beeinflussen nachhaltig die Entwicklung des Unternehmens. Sowohl in der Buchhaltung als auch in der Rechnungsbearbeitung hat sich am Personalbestand nichts verändert und das, obwohl der Umsatz seit Einführung von gevis um mehr als 30 Prozent gestiegen ist.

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