Ab wann sollte man das ERP-System wechseln?

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Egal für welchen Zweck man das ERP-System einsetzt, jedes System stößt mal an seine Grenzen. Vor allem dann, wenn das ERP-System kaum noch neue Impulse bringt, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern, wird es Zeit über einen Wechsel des Systems nachzudenken.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 Anzeichen, an denen man erkennen kann, wann der Zeitpunkt gekommen ist, über einen Wechsel des eigenen ERP-Systems nachzudenken.-

  • Das alte System stößt an die Grenzen

Neben Innovationen, die nicht verarbeitet werden können, kann es auch dazu kommen, dass das gegenwärtige ERP-System nicht mehr zum Unternehmen passt. Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren gewachsen, Tochterfirmen sind entstanden, die Mitarbeiterzahl hat sich enorm gesteigert oder das Geschäftsfeld hat sich erweitert.

Das können alles Faktoren sein, die eine ERP-Lösung an ihre Grenzen bringen. Vermutlich war die alte Software nicht auf große oder komplexe Unternehmen Strukturen ausgelegt und stößt zunehmend an Grenzen hinsichtlich Kapazitäten, Lizenzen oder Funktionalitäten

Wenn das System an seine Grenzen kommt, ist ein Wechsel eine durchaus sinnvolle Option oder sogar Pflicht.

  • Das ERP-System funktioniert nicht richtig

Auch die Funktionalität ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines ERP-Systems. Falls immer wieder Probleme auftreten, kann ein Wechsel sinnvoll sein.

Die Gründe hierfür können durchaus vielfältig sein. Seien es Grenzen der Lösung selbst, oder aber auch eine falsche Implementierung seitens des Softwarepartners. Zumeist jedoch sind die Probleme an dieser Stelle hausgemacht.

Die falsche Nutzung seitens der Mitarbeiter oder die falsche oder fehlerhafte Kommunikation des Anbieters können für die Annahme sorgen, dass etwas mit dem System nicht stimmt. Nicht immer sind die ERP-Funktionen Schuld. Oftmals kann auch die Nutzung des Systems der Fehler sein.

Dies kann an unzureichenden Schulungen liegen, oder auch an zu komplexen Benutzeroberflächen. Über die Zeit verfallen die Mitarbeiter dann in alte Arbeitsweise und das gesamte ERP-System wird zunehmend obsolet. Es ist also extrem wichtig die ERP-Software zum Teil der Unternehmenskultur zu machen. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Fakt all zu häufig.

Falls man jedoch eindeutig Fehler am System feststellen kann, sollte ein Wechsel auf jeden Fall in Erwägung gezogen werden.

  • Das System ist nicht flexibel genug

Viele ältere ERP-Systeme sind relativ unflexibel, weil der Zugriff nur am jeweiligen Standort möglich ist oder über Schaltungen wie Standleitungen zu den Niederlassungen.

Jedoch wird das Thema Mobilität, remote Work etc. immer wichtiger. Moderne ERP-Systeme erlauben deswegen allen Mitgliedern Zugriff von überall aus.

Egal ob sich diese im Office. Zu Hause oder im Ausland befinden.

Wer also sein Unternehmen flexibler gestalten möchte und mehr auf Remote Work setzen will, sollte über einen Wechsel zu einer modernen ERP-Lösung nachdenken.

  • Das System ist nur für bestimmte Prozesse zuständig

Es gibt viele ERP-Lösungen, die sich nur auf einige ausgewählte Geschäftsprozesse fokussieren. Beispielsweise gibt es Systeme, die sich auf die Warenwirtschaft fokussieren, die Buchhaltung jedoch vernachlässigen. Andere Systeme hingegen fokussieren sich auf Einkauf und Verkauf, vernachlässigen jedoch das CRM.

Falls das System zwar die meisten Funktionen halbwegs beherrscht für so grundlegende Aufgaben wie Rechnungslegung aber auf ein Standard-Tool zurückgegriffen werden muss, sollte man über einen ERP-Wechsel nachdenken.

Eine ERP-Lösung sollte nämlich bestenfalls alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbilden, um optimal auf das Unternehmen abgestimmt zu sein.

  • Geschwindigkeitsprobleme

ERP-Update für mehr Effizienz – ja oder nein? Ein in die Jahre gekommenes ERP-System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Wenn die tägliche Arbeit von Wartezeiten geprägt ist und man bei jeder Aufgabe immer ein paar Minuten verliert, kann sich dies schnell negativ auf die Produktivität auswirken. in Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Zudem nervt ein langsames ERP-System die Mitarbeiter.

Auf lange Sicht wirkt sich ein ERP-Wechsel auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

Fazit

Egal ob das derzeitige ERP-System eine Fehlinvestition war, schlichtweg veraltet ist oder einfach nicht mehr für die aktuellen Anforderungen genügt – ein Wechsel des ERP-Systems sollte möglichst frühzeitig angegangen werden.

Je länger man nämlich am veralteten System festhält, desto höher werden die Kosten, die dadurch entstehen.

Zudem kann ein unpassendes ERP-System die Produktivität verschlechtern und dies wirkt sich negativ auf das Geschäftsergebnis aus.

Wenn man sich für eine ERP-Lösung entscheidet, sollte man ein System auswählen, welches alle Kernfunktionen integriert. Von CRM, Rechnungslegung bis hin zur Kommunikation und Zusammenarbeit sollte ein gutes ERP-System alle Bereiche abdecken.

Es lässt sich schlussendlich sagen, dass man den Umstieg lieber früher als später in Angriff nehmen sollte.

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