Agile Projektmanagement-Methoden versprechen Vorteile. Projekte, die mit solchen Methoden gesteuert werden, bekommen Bestnoten in den Bereichen Zusammenarbeit, Mitarbeitermotivation, Ergebnisqualität und sie gelten als äußerst effizient.
Kein Wunder, dass auch viele Mittelständler agil arbeiten wollen oder müssen. Immer kürzere Time-to-Market-Vorgaben, sich schnell ändernde Anforderungen von Kundenseite und immer kürzere Innovationszyklen sprechen für ein agiles Projektmanagement. Doch um aus einer Linienorganisation eine agile Projektorganisation zu machen, ist nicht nur eine Reorganisation, sondern auch ein Kulturwandel im Unternehmen notwendig.
Eine komplette Umstellung auf Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist jedoch vielen zu riskant bzw. wird von der Unternehmensführung auch oft nicht mitgetragen. Viele Projektverantwortliche können und wollen auch nicht von klassischen Methoden wie einer Meilensteinplanung oder festen Termin- und Budgetvorgaben abweichen.
Doch muss es immer gleich die vollständige Umstellung auf agile Projektmanagementprinzipien sein? Viele Experten wählen mittlerweile ein pragmatisches Vorgehen und kombinieren klassische mit agilen Methoden.
Kanban
Eine populäre Methode, um das Aufgabenmanagement im Unternehmen agiler zu gestalten, ist Kanban. Herzstück der Kanban-Methode ist der sogenannte Backlog, eine priorisierte Liste der Aufgaben, die im Projekt zu bewältigen sind. Jede dieser Aufgaben wird auf einer Kanban-Karte visualisiert. Diese Karten werden auf einer virtuellen oder echten Kanban-Tafel angeordnet.
Zunächst befinden sich alle Aufgaben in der linken Spalte mit den unerledigten Aufgaben bzw. den „To Dos“. Mitarbeiter können sich dann aus dieser Spalte selbstständig mit neuen Aufgaben versorgen. Die Verantwortlichen müssen nur festlegen, wie viele Aufgaben parallel bearbeitet werden dürfen. Diese Aufgaben wandern dann in die mittlere Spalte, die „In Bearbeitung“ oder „In Progress“ heißt. Erledigte Aufgaben werden abschließend in die rechte Spalte der Kanban-Tafel verschoben.
Beispiel einer Kanban-Tafel
Kanban erfreut sich immer größerer Beliebtheit, da es Teams hilft, sich selbst zu organisieren und es den Teammitgliedern ein großes Maß an Selbstbestimmung bietet. Aufgaben werden den Mitarbeitern nicht „von oben“ übertragen, sie dürfen selbst entscheiden, woran sie als nächstes arbeiten möchten.
Doch wie lässt sich die agile Methode mit festen Deadlines und Meilensteinen vereinen? Auch das ist kein Problem. In der Regel besteht in solchen Fällen bereits ein Projektzeitplan, der alle Fälligkeitsdaten aufführt. Die Aufgaben können dann ganz einfach einem Vorgang aus dem Zeitplan zugeordnet werden.
Mittlerweile gibt es Projektmanagement-Software, die Mitarbeiter dabei unterstützt. Ein solches Beispiel ist InLoox PM für Outlook. Dort können Arbeitspakete unabhängig von einer klassischen Projektplanung organisiert werden oder einem Vorgang in einem terminierten Gantt-Plan zugeordnet werden. Dadurch erhält die Aufgabe automatisch das Fälligkeitsdatum des Vorgangs. Wenn ein Mitarbeiter ein Arbeitspaket in den Bereich „Erledigt“ auf der Kanban-Tafel zieht, wird dieser Status automatisch in den Projektzeitplan übernommen, genauso wie anders herum.
Verbindung von agilem Aufgabenmanagement mit klassischem Gantt-Plan
Organisationen, in denen agile Methoden und die klassische Gantt-Planung nebeneinander existieren, profitieren davon doppelt, da InLoox PM alle Daten auf einer Plattform vereint. Die vollständige Integration in Microsoft Outlook erscheint dabei als großes Plus.
Standup-Meetings
Agile Projekte zeichnen sich durch die regelmäßige, direkte Kommunikation aus. Beim Daily Scrum kommt das Team am Morgen für eine Viertelstunde zusammen und tauscht sich über den Projektstatus und den Status der eigenen Aufgaben aus.
Damit diese Treffen nicht ausufern, werden sie im Stehen abgehalten. Für die Probleme, die nicht innerhalb dieser Viertelstunde gelöst werden können, wird ein separater Termin angesetzt. Durch den täglichen, unmittelbaren Austausch kann das Team Missverständnisse verhindern und dafür sorgen, dass alle relevanten Informationen auch alle Teammitglieder erreichen.
Kürzere Iterationen
Ein weiterer Erfolgsfaktor agiler Methoden ist die Aufteilung großer Projekte in kleine, übersichtliche Etappen, deren Zwischenergebnisse in kurzen Abständen evaluiert werden. Es spricht nichts dagegen, diese Vorgehensweise in einen klassischen Wasserfallplan zu integrieren. So kann rechtzeitig gegengesteuert werden, wenn ein Etappenziel nicht erreicht wird.
Bilder: InLoox GmbH
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