Audits mit Hilfe von SharePoint planen und durchführen

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Mit dem neuen Add-On für QUAM ist es ab sofort möglich, sowohl interne Audits als auch die Audits von Kunden, Lieferanten oder Zertifizierungsgesellschaften zentral aus SharePoint heraus zu steuern. Im Anschluss an das Audit wird ein effizientes Maßnahmenmanagement direkt in SharePoint geplant und umgesetzt. Die Ergebnisse fließen ins QUAM, dem Organisationsmanagementsystem auf Basis von SharePoint, und unterstützen so die kontinuierliche Verbesserung und transparente Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Mit SharePoint Audits einfach und übersichtlich vorbereiten und unterstützen

Die Lösungen der LINTRA bieten die Flexibilität von SharePoint kombiniert mit standardisierten Anwendungsfällen. Das neu entwickelte Audit Management Add-on ist eine Zusatzfunktionalität zum QUAM. Es unterstützt Unternehmen bei der inhaltlichen, zeitlichen und personellen Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits sowie internen Kontrollen und anderen Compliance relevanten Maßnahmen.

„Audits nehmen eine immer stärkere Rolle in Unternehmen ein. Neben der Einhaltung und Umsetzung von Normen, Gesetzen und Vorgaben, werden zukünftig auch neue Audittypen, beispielsweise Layer-Audits und Compliance-Audits, an Bedeutung gewinnen. Hier gilt es, frühzeitig ein geeignetes Instrument, wie das Audit Management Add-on für QUAM, zu etablieren, um Unternehmen im Prozess der kontinuierlichen Verbesserung zu unterstützen.“

Gabriela Zimmermann, Geschäftsführerin ipu fit for success, Partner der LINTRA

Strukturierte Planung und Durchführung von Audits

Mittels vorkonfiguriertem Workflow erfolgt die Auditplanung. Der Auditbedarf wird direkt in SharePoint festgehalten. Die Auditprogrammplanung beinhaltet die parallele Disponierung mehrerer Audits, um den Überblick über notwendige Ressourcen zu behalten. Da Managementregularien, Unternehmensprozesse und Mitarbeiter, inklusive ihrer Qualifikation, bereits in QUAM hinterlegten sind, ist die Planung in wenigen Schritten abgeschlossen. So erfolgt beispielsweise die Zuordnung von Mitarbeitern entsprechend ihren Qualifikationen als Prüfer oder Prozessverantwortlicher einfach per Klick. Die Bereitstellung aller relevanten Dokumente wird durch Standardfunktionalitäten von SharePoint unterstützt. Mit Hilfe von Schnellbausteinen werden Dokumentenvorlagen automatisch mit Kopfdaten befüllt und im Auditraum abgelegt. Daraus ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis bei der Feinplanung von Audits.

Das Audit Management Add-on unterstützt Auditoren bei ihrer täglichen Arbeit

Anhand der hinterlegten Fragenkataloge kann das eigentliche Audit nun durchgeführt werden. Zusätzliche Fragen, die während des Audits auftreten, können den vorhandenen Fragenkatalog ergänzen. Im Auditraum nimmt der Prüfer direkt seine Feststellungen auf und hält auch dazugehörige Ursachen fest. Diese Feststellungen können nach verschiedenen Kriterien bewertet und eingestuft werden.

Effizientes Maßnahmenmanagement als Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung

Alle relevanten Daten und Feststellungen, inklusive ihrer Bewertung, werden in einem Auditbericht zusammengefasst. Neben der Erstellung des Prüfberichtes, der als Grundlage für Management-Reviews dient, können auch direkt Vorbeugungs- und Verbesserungsmaßnahmen angestoßen werden. Durch die Verknüpfung mit QUAM fließen die Ergebnisse direkt in Prozesse und Strukturen des Unternehmens und werden dort transparent kommuniziert.

Entwicklung mit Kunden für Kunden

Das Audit Management Add-on wurde mit fachlicher Unterstützung mehrerer Kunden umgesetzt. Die Inspiration von Auditoren und Nutzern war wichtig, um standardisierte Workflows für ein sinnvolles Management von Audits in die Software einfließen zu lassen.

Premiere am 06. November von 10:00 bis 11:00 Uhr

Das Audit Management Add-on ist für SharePoint 2010 und SharePoint 2013 erhältlich. Es ist bereits bei mehreren Kunden, darunter MAN, Eberspächer und Oerlikon im Einsatz. Am 06. November von 10:00 bis 11:00 Uhr findet die Premiere vom Auditmanagement statt. Auf der Website der LINTRA ist eine kostenfreie Anmeldung zur Webkonferenz möglich.    

https://www.lintra.de/

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