Backup: Vier Fragen, die Sie Ihrem IT-Admin stellen sollten

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Daten sind das eigentliche Kapital eines jeden Unternehmens. Sind sie – gleich aus welchen Gründen – nicht verfügbar oder gar beschädigt, drohen schmerzhafte Verluste durch Ausfallzeiten, fehlerträchtige und aufwändige Rekonstruktionen sowie Imageschäden. Hinzu kommen Haftungsrisiken für Geschäftsführer sowie Konventionalstrafen. In vielen Fällen ist sogar der Geschäftsbetrieb an sich in Gefahr und das kann sogar das Aus für ein Unternehmen bedeuten.

Ein Backup ist daher für Unternehmen aller Größen Pflicht: Damit „konservieren“ sie den Ist-Zustand der Informationen, um diese im Notfall wiederherstellen zu können. Der Aspekt Zeit spielt dabei die zentrale Rolle. So sind einerseits die zeitlichen Abstände zwischen den Backups zu definieren, andererseits ist festzulegen, wie lange es dauern darf, die Daten notfalls wiederherzustellen. Doch nur eine entsprechende Backup-Lösung einzusetzen, reicht nicht aus. Wichtig ist zu testen, ob die Backup-Dateien auch lesbar sind. Nur wer das regelmäßig überprüft, ist auf der sicheren Seite und für den Notfall gerüstet.

1. Erstellen wir Backups von unseren Daten?

Backups sind kein technischer Schnick-Schnack! Wenn beispielsweise bei einer Buchprüfung durch das Finanzamt die erforderlichen digitalen Dokumente nicht revisionssicher vorliegen, haftet der Geschäftsführer persönlich mit seinem Privatvermögen, wenn das Finanzamt großzügig schätzt. Konventionalstrafen sind ebenfalls keine Seltenheit, wenn sich Daten auf Anfrage nicht lückenlos übermitteln lassen.

2. In welchen Abständen führen wir unsere Backups durch?

In welchem Ausmaß können Sie einen Datenverlust verschmerzen, ohne dass der kontinuierliche Geschäftsbetrieb beeinträchtigt wird? Davon hängt der Turnus der Backups ab, auch Recovery Point Objective (RPO) genannt. Dieser lässt sich frei wählen – ob wöchentlich oder stündlich. Dabei gilt: Die wiederhergestellten Daten sind immer nur so aktuell wie beim letzten Backup-Vorgang. Erfolgt ein Backup nur einmal wöchentlich, stehen die Daten einer kompletten Arbeitswoche auf dem Spiel. Beispielsweise liegen in der IT-Branche in der Regel wenige Stunden zwischen den Dateisicherungen.

3. Wie lange dauert es, bis wir im Notfall wieder an unsere Daten kommen?

Darüber hinaus bedarf es auch Zeit, um den zuletzt gesicherten Systemzustand wiederherzustellen – die „Recovery Time Objective“ (RTO). Die Dauer hängt insbesondere von der Leistungsstärke des Datenspeichers ab. Legen Sie daher fest, wie viel Sie für die Wiederaufnahme des IT-Betriebs investieren wollen und stimmen Sie die Hardware-Komponenten Ihrer Backup-Lösung darauf ab.

4. Haben wir schon einmal ausprobiert, ob das Backup im Notfall funktioniert?

Unterziehen Sie die Lösung einem Praxistest. Häufig stellen Unternehmen erst im Ernstfall fest, dass die Backup-Daten nicht lesbar sind. Regelmäßige Tests stellen sicher, dass der Geschäftsbetrieb im Notfall schnell wieder Fahrt aufnehmen kann.

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