Sie kündigen sich drei bis vier Wochen vorher an und wollen Einsicht in sämtliche Buchhaltungsdaten (physisch und elektronisch): die Betriebsprüfer. Für eine Betriebsprüfung sollte man gut vorbereitet sein. Sind Sie auf dem aktuellen Stand? Die GoBD gelten nun bereits seit über einem Jahr. Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen, denn sie müssen ihre Unterlagen dementsprechend archivieren und zugänglich machen. Ansonsten läuft die nächste Betriebsprüfung nicht positiv ab.
Bestehen Sie die nächste Betriebsprüfung? Betriebsprüfer suchen Lücken – lassen Sie sie keine finden! Wir haben Ihnen kurz und knapp einen kleinen Fragen-Antworten-Katalog zu den GoBD zusammengestellt.
GoBD Fragen-Antworten-Katalog
Was bedeutet GoBD?
GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln die langfristige Aufbewahrung bzw. Archivierung von handels-/steuerrechtlich relevanten Dokumenten und Daten in elektronischer Form.
Welche Unternehmen betreffen die GoBD?
Alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen müssen die GoBD beachten – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was regeln die GoBD konkret?
Die GoBD beschreiben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und steuerrelevante Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt. Betriebsprüfer orientieren sich daran. Eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden.
Ab wann sind die GoBD gültig?
Die Grundsätze gelten seit dem 1.1.2015. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Alle Unternehmen müssen sich mit dem Thema beschäftigen und ihr Unternehmen auf den aktuellen Stand bringen. Ggf. die Anforderungen rückwirkend erfüllen.
Welche elektronischen Belege müssen aufbewahrt werden?
Elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden z. B. elektronische Rechnungen, E-Mails, etc. Bei einer Betriebsprüfung müssen sie sich in der entsprechenden Form rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.
Ist die „Verfahrensdokumentation“ Pflicht?
Ja, wesentliche Voraussetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben werden, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Welche Bereiche im Unternehmen sind betroffen?
Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung zu kennen, reicht alleine nicht aus – sie müssen umgesetzt werden. Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen und Bereichen notwendig, zumindest die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.
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