BPM – Do’s and Don‘ts

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Als Berater in verschiedenen Projekten und nicht zuletzt als Jury-Mitglied des INNOVATIONSPREIS-IT 2014 in den Kategorien BPM und DMS habe ich Gelegenheit, die wachsende Vielfalt mittelstandsgerechter IT-Lösungen zu beobachten.

Es ist wahrscheinlicher geworden, ein gutes BPM-Produkt für ein konkretes Projekt zu finden, allerdings fällt durch die wachsende Breite des Angebots die Auswahl nicht unbedingt leichter. Das gilt gerade für kleine und mittelständische Anwender-Unternehmen. Dort vereinfachen zunehmend spezialisierte Lösungen für einen bestimmten Anwendungsbereich (z.B. Eingangsrechnungen prüfen) mit vorkonfigurierten Prozessen den Einstieg. Hat die BPM-Lösung einmal in einem Unternehmensbereich ihren Nutzen bewiesen, kann die Methode sich ausbreiten.
Dass dies für mittelständische und sogar für kleine Unternehmen sehr gut funktionieren kann, erlebe ich heute täglich mit einem weitgehend vorkonfigurierten Produkt, das die dokumentenbasierten Prozesse in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen mit sehr wenig Einführungsaufwand unterstützt.

Über die „Do’s and Don’ts“ in BPM-Projekten gibt es bereits viele Artikel mit Detail-Informationen. Hier meine persönliche Kurz-Checkliste für den Einsatz im Mittelstand:
• Gibt es einen fachlichen „Sponsor“ für das Projekt? Das BPM-Produkt darf nicht nur als neues interessantes „Spielzeug“ der IT-Abteilung angeschafft werden.
• Allerdings: Gegen den Willen der IT-Abteilung geht es meist auch nicht gut. Im Optimalfall bildet das BPM-Projekt den „missing link“ zwischen IT und Fachanwendern.
• Steht die Geschäftsleitung hinter dem Projekt?
• Sind die gesetzten Ziele realistisch und vor allem klar messbar / nachweisbar?
• Fangen Sie klein an! – und mit möglichst wenig externen Abhängigkeiten.
• Machen Sie sich über mögliche Probleme vorher Gedanken. Setzen Sie Pläne zur Vermeidung oder Alternativpläne für den Fall des Falles auf.
• Berichten Sie regelmäßig über Erfolge und Fortschritte.
• Binden Sie die künftigen Anwender in das Projekt ein und machen Sie sich besonders um die Einführung Gedanken: BPM-Projekte hängen besonders von einem erfolgreichem Change Management ab.
• Gibt es auch nach Abschluss des Projektes Personen, die sich um den Ausbau bzw. die weitere Pflege des BPM-Produktes und der abgedeckten Prozesse kümmern?

Wenn Sie diesen „9-Punkte-Plan“ berücksichtigen, ist der Erfolg zwar nicht garantiert, aber doch viel wahrscheinlicher. Oft genügt schon der punktuelle Einsatz eines erfahrenen Beraters bei der Produktauswahl oder dem Aufsetzen eines neuen Projektes, um diese Stolperfallen sicher zu umgehen.

Abschließend noch meinen Glückwunsch an den diesjährigen BPM Kategoriesieger – und Ihnen allen viel Erfolg für Ihre BPM-Projekte!

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