Sind meine Rechnungen schon bezahlt? Wie viele Aufträge habe ich derzeit? Wo stehe ich gerade unterm Strich mit meinem Geschäft? Diese Fragen sollten Unternehmer jederzeit ohne großen Aufwand beantworten können. Keinen Überblick über das eigene Geschäft zu haben, ist ein echtes Problem für kleine und mittlere Unternehmen. Gerade, wer sich zudem noch in einer Gründungsphase befindet, braucht zwingend die Kontrolle über die eigenen Finanzen. Excel ist dafür nicht unbedingt das beste Instrument.
Doch was kann schief gehen, wenn ich als Unternehmer meine Finanzen und Buchhaltung mit Excel erledige? Ein großer Nachteil: Die Daten werden manuell eingetragen. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Schon eine falsche Zahl kann ein völlig falsches Bild der Einnahmen-Ausgaben-Situation ergeben. Häufig wird die Datenpflege zudem angesichts des Alltagsstress aufgeschoben. Schleicht sich hier eine gewisse Nachlässigkeit ein, stehen nur veraltete Daten zur Verfügung und der aktuelle Überblick fehlt. Der Abruf der Information dauert so häufig zu lang.
Excel kann gefährlich werden
Gefährlich werden kann es auch, wenn die Person, die über die Buchhaltung wacht, krank wird und die Excel-Tabellen zu komplex oder unstrukturiert aufgebaut sind. Im schlimmsten Falle fehlt so gänzlich der Zugriff auf die Daten, weil kein Kollege sie versteht. Das macht die Buchhaltung extrem personenabhängig. Es sollte daher immer mehrere Personen geben, die Zugriff auf die Daten haben und die Tabellen pflegen und verstehen können.
Wer all diese Probleme kennt und sich immer häufiger darüber ärgert, nicht zu wissen, was im Bereich Finanzen und Buchhaltung im eigenen Unternehmen vor sich geht, sollte darüber nachdenken, eine professionelle Software einzusetzen. Sage bietet gleich mehrere solcher Lösungen an – je nach Unternehmensgröße und Bedarf. Sage One Finanzen & Buchhaltung beispielsweise ist eine Online-Buchhaltungslösung, die den Ansprüchen Selbständiger und kleiner Unternehmen gerecht wird.
Dank Online-Lösung immer die Zahlen kennen
Doch was sind die Vorteile? Sage One ist einfach zu bedienen und bietet einen strukturierten Überblick über alle Daten, wie auch Ulrike Mombaur, Mit-Inhaberin von My Coralie berichtet: „Die Software ist weitgehend selbsterklärend und Hilfe wird auch über das Forum geboten. Man muss sich natürlich intensiv mit der Thematik auseinandersetzen. Aber als Unternehmerinnen ist das für uns selbstverständlich. Und dafür bekommt man ja auch einen sehr detaillierten Überblick über alle Zahlen. Jederzeit und an jedem Standort.“
Gleichzeitig verringert sich der Arbeitsaufwand deutlich. Um nur ein Beispiel der zahlreichen Automatisierungen zu nennen: Da Sage One mit dem Online-Banking verbunden werden kann, speist es Einnahmen und Ausgaben automatisch in die Buchhaltung ein. Und das System lernt. Erkennt es eine wiederkehrende Buchung, füllt es alle Felder selbst aus. Lediglich per Knopfdruck muss der Nutzer die Richtigkeit der Daten bestätigen, ob zum Beispiel die 1.140 Euro-Ausgabe an Herrn Müller wirklich die Mietzahlung ist.
Software unverbindlich testen
Wer sich immer noch fragt, ob es sich wirklich lohnt eine Buchhaltungssoftware zu nutzen und sich damit von Excel zu verabschieden, dem ist zu raten, eine Lösung mit Testzeitraum zu suchen. Sage bietet beispielsweise Sage One 30 Tage kostenlos zum Testen an – der Account läuft automatisch aus und ist keine Vertragsfalle. So können sich Unternehmer am besten selbst von den Vorteilen überzeugen.
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