Nur jede vierte Buchhaltung in Deutschland ist digital aufgestellt. Durch den damit verbundenen Arbeitsaufwand, diverse Freigaben und lange Lagerzeiten kostet ein Unternehmen jede Rechnung so durchschnittlich zehn Euro. Das läppert schnell zu einer hohen Summe. CANDIS möchte mittels seiner KI-Software dabei helfen, Rechnungsfreigaben, Belegexporte sowie Zahlungen zu automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Investoren wie Viola Fintech, Lightspeed und Viola Ventures sind von dem Konzept überzeugt. So wurden insgesamt 16 Millionen Dollar in der aktuellen Finanzierungsrunde eingesammelt. Zukünftig will CANDIS zudem das Portfolio durch digitale und physische Kreditkarten für Unternehmen erweitern, die Software ausbauen und mehr Mitarbeiter:innen einstellen.
Leadership Team
Die Digitalisierung ist in den meisten Branchen längst angekommen. In vielen Abteilungen der Betriebe sind digitale Lösungen nicht mehr wegzudenken. Doch deutsche Finanzabteilungen haben Aufholbedarf: Obwohl die Buchhaltung für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, ist der Anteil manueller und ineffizienter Prozesse hier besonders hoch. Die Cloud-Software CANDIS hilft dabei, Rechnungen schnell und einfach freizugeben, statt Kolleg:innen den Pendelordner hinterherzutragen. Rechnungsfreigabe, Export von Beleg- und Buchungsdaten oder Zahlungen – früher ein langwieriger und manueller Prozess – geht nun ganz einfach per Mausklick. Das Potenzial erkannten auch unter anderem namhafte Investoren wie Viola Fintech, Lightspeed und Viola Ventures und gaben in zwei Finanzierungsrunden insgesamt 30 Millionen US Dollar. Christian Ritosek, CEO und Gründer von CANDIS, bestätigt mithilfe der kräftigen Finanzspritze weitere Innovationen: „Mit dem starken Wachstum stiegen natürlich auch die Anforderungen unserer Kund:innen. Die Erweiterung unseres Angebots um intelligente Firmenkarten ist der nächste logische Schritt, da wir Unternehmen dadurch einen vollumfänglichen Einblick in ihre gesamten Ausgaben geben können.“
Aufholbedarf der Finanzbranche in Sachen KI
In Deutschland sind lediglich 25 Prozent der Buchhaltungsabteilungen ausreichend digital aufgestellt. Ordner mit eingeklebten Belegen und Mitarbeiter:innen, die verzweifelt vermisste Rechnungen suchen, sind ein gängiges Bild. Darauf deutet zumindest eine aktuelle Pleo-Studie[1] hin, die gemeinsam mit dem Umfrageinstitut Yougov durchgeführt wurde. Befragt wurden rund 3.000 Entscheider:innen und Budgetverantwortliche in ganz Europa, darunter auch 512 in Deutschland. Der Arbeitsaufwand für die manuelle Buchhaltung beläuft sich bei zwei Drittel der befragten Unternehmen aktuell auf einen Arbeitstag im Monat. Jedes fünfte Unternehmen benötigt sogar eine Woche. In jeder fünften deutschen Firma geißelt die manuelle Buchhaltung selbst das Management mit administrativen Aufgaben an den Schreibtisch, so die Studie. „Das ist Zeit, die andernfalls kreativ und produktiv für das Unternehmen eingesetzt werden könnte. Führungskräfte von morgen sind keine Administrator:innen, sondern arbeiten eng mit ihrem Team“, weiß Ritosek. Deshalb wurde CANDIS entwickelt, um Unternehmen mithilfe des digitalen Tools mehr Kontrolle und Transparenz zu geben. Es verschafft einen 360-Grad-Überblick über Unternehmensausgaben sowie visualisiert und kategorisiert alle Ausgaben in Echtzeit mit nur einem Klick.
Große Investoren finanzieren Innovation für Buchhaltung
Durch die Einführung von Kreditkarten erhalten Kund:innen einen zentralen Überblick über alle Unternehmensausgaben in Echtzeit. Wo man früher wochenlang auf die monatliche Abrechnung warten musste, lassen sich die Kreditkartentransaktionen nun in Echtzeit einsehen. Durch den intelligenten Matching-Algorithmus der Software lassen sich die entsprechenden Belege direkt und einfach verknüpfen. Auf diese Weise kann man jederzeit nachvollziehen, wer welche Einkäufe getätigt hat. „Statt die Kreditkarte der Geschäftsleitung herumzureichen, werden die Mitarbeiter:innen mit eigenen virtuellen oder physischen Kreditkarten ausgestattet“, weiß der Gründer von CANDIS. Damit entfallen zahlreiche Schritte, die alle Beteiligten Zeit und Nerven kosten: „Neue Karten können innerhalb von Sekunden beantragt und ausgestellt werden. Auch individuelle Budgets und hohe Limits werden flexibel festgelegt – immer genehmigt von der Finanzabteilung“, betont Ritosek. All dies geschieht direkt in CANDIS, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.
Das Prinzip hinter der Rechnungsmanagement-Software
Digitale Lösungen zu Optimierungszwecken müssen nicht immer aufwendig implementiert werden. CANDIS automatisiert die Rechnungsverwaltung für KMUs. Die Software bezieht beispielsweise Rechnungen aus verschiedenen Quellen. So können diese automatisch aus Online-Portalen wie etwa Amazon oder dem ausgewählten E-Mail-Postfach importiert werden. Vorkenntnisse oder lange Einführungsprojekte sind nicht nötig. Dennoch stehen nach einer Einführung jederzeit Mitarbeiter:innen für Fragen zur Verfügung – ohne Zusatzkosten. Der vollständig integrierte Prozess ist nach 30 Minuten einsatzbereit: Wiederkehrende Tätigkeiten wie die Datenerfassung, Vorkontierung oder Dublettenprüfungen werden mithilfe künstlicher Intelligenz automatisiert. Rechnungen können somit entspannt verwaltet und Daten mühelos mit einem Klick nach DATEV exportiert werden. „In unserem digitalen Rechnungsarchiv in der Cloud sind sämtliche Dokumente gemäß den GoBD-Aufbewahrungsfristen und -standards für zehn Jahre gespeichert. Ab dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs werden sämtliche Vorgänge nachvollziehbar festgehalten“, erklärt der Gründer. Das bedeutet Prüfungssicherheit und Transparenz.
[1] https://www.springerprofessional.de/rechnungswesen/unternehmenskultur/mit-einem-digitalen-rechnungswesen-zur-vertrauenskultur/18840426
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