CeBIT: FP Mentana-Claimsoft präsentiert cloudbasierte Lösung zum digitalen Signieren

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So sehr Unternehmen sich heute bemühen, ihre Dokumentenprozesse durchgängig zu digitalisieren, so unvermeidbar stoßen sie dabei an ihre Grenzen. Oft kommt es etwa zu Medienbrüchen, wenn eine Unterschrift auf einem Angebot, einer Beauftragung oder einer vertraglichen Vereinbarung fällig wird. Warum? Weil Unternehmen erstens noch nicht über medienbruchfreie Prozesse verfügen und zweitens – das eine bedingt das andere – ein gewachsenes Misstrauen gegenüber digitalen Kommunikationswegen für sensible Dokumente hegen und deswegen auf Bewährtes zurückgreifen.

Ein Beispiel: Ist ein Vertrag angefertigt und geprüft, druckt der Sales Manager ihn gewöhnlich aus, unterzeichnet ihn und sendet ihn per Post, was einige Zeit in Anspruch nimmt. Danach liegt der Vertrag möglicherweise einige Tage auf dem Schreibtisch des Vertragspartners. Ist der Vertrag schließlich signiert, geht er postalisch zurück an den Absender – wo er wieder digitalisiert wird. „Schon dieser einfache Fall einer Vertragsunterzeichnung ist mit etlichen Prozessschritten und teils erheblichen Wartezeiten verbunden“, sagt Stephan Vanberg, Geschäftsführer des FP-Tochterunternehmens Mentana-Claimsoft. „Ungleich komplizierter wird es, wenn nicht zwei, sondern vielleicht fünf Personen unterzeichnen müssen. Und die Vertragspartner nicht nur in Deutschland sitzen, sondern auf der ganzen Welt verstreut sind – ein aufwändiges Szenario, das viele international agierende Unternehmen nur zu gut kennen.“

Verträge jederzeit und von überall auf der Welt unterzeichnen

Um Unternehmen nicht nur einen schnelleren, sondern vor allem auch einen sicheren, vertraulichen und rechtsverbindlichen Prozess anzubieten, haben die IT-Spezialisten von FP Mentana-Claimsoft die plattformbasierte Lösung FP Sign entwickelt: Sie ermöglicht den digitalen, rechtsverbindlichen Abschluss von Verträgen und vertraulichen Austausch von Dokumenten. Über die Lösung, die auf der diesjährigen CeBIT erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt wird, können Firmen ihre Dokumente auf eine sichere Cloud-Plattform hochladen und dort rechtsverbindlich mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen. Vertragspartner können dabei von überall auf der Welt auf Verträge oder andere Dokumente zugreifen und in Sekundenschnelle ihre digitale Unterschrift setzen. Medienbrüche entfallen genauso wie lange Wartezeiten. Dabei verbleiben die sensiblen Unterlagen die ganze Zeit über auf deutschen Servern – ein wichtiges Plus in Sachen Datensicherheit.

Der Presse stellt FP Mentana-Claimsoft die Lösung FP Sign erstmals auf zwei PREVIEWVeranstaltungen anlässlich der CeBIT vor: Die Präsentationen finden am 26. Januar (11.30 Uhr) in Hamburg und am 30. Januar (15 Uhr) in München statt. Wir bitten um Akkreditierung bis spätestens 23. Januar unter www.pre-view-online.com  

Alle Kanäle bestens im Griff

Vertrauliche Daten und sensible Dokumente schon ab dem Moment effizient und fehlerfrei verwalten, in dem sie im Haus ankommen: Das ist eine Herausforderung, der viele große Organisationen heute gegenüberstehen. Besonders anschaulich wird das am Beispiel von Versicherungen: Ob per Brief oder E-Mail, per Fax oder über ein Kundenportal – Kunden treten heute über eine Vielzahl von Kanälen mit ihrer Versicherung in Kontakt. Vom Heil- und Kostenplan über die Schadensmeldung bis zum Änderungsantrag senden sie verschiedenste Unterlagen ein, verbunden mit der entsprechenden Korrespondenz.

Die Versicherung steht nun vor der Herausforderung, eingehende Unterlagen und persönliche Daten sicher, schnell und fehlerfrei weiterzuverarbeiten. Das manuelle Einpflegen der eingehenden Informationen ins hauseigene System verursacht bei vielen Versicherungen aber einen enormen Ressourcenaufwand. Eine Entwicklung, die sich noch verstärken dürfte – das zeigt etwa die Lünendonk-Trendstudie „Versicherungen 2020“. Sie besagt, dass die Bedeutung der Geschwindigkeit in der Schadensbearbeitung und Kundenkommunikation, aber auch die Relevanz der Performance von Geschäftsprozessen bis 2020 stark ansteigen werden, wenn es um die Differenzierung von Versicherungen zum Wettbewerb geht.

Dunkelverarbeitung entlastet vom aufwändigen Dokumentenmanagement

Um Ressourcen zu sparen und für größtmögliche Sicherheit im Prozess zu sorgen, können Unternehmen deshalb auf einen spezialisierten Dienstleister setzen: Die FP-Tochter IAB ist Experte für die sichere Verarbeitung digital und analog eingehender Dokumente und Informationen. „Für Versicherungen und andere Organisationen können wir die sogenannte Dunkelverarbeitung eingehender Korrespondenz übernehmen, sprich das automatisierte Auslesen, Prüfen und Klassifizieren von Dokumenten – ein Großteil der Dokumentenverarbeitung ist damit schon getan, noch bevor sie ein Mitarbeiter zu Gesicht bekommt“, erklärt Thomas Damian, Geschäftsführer der FP IAB. „Die Inhalte stellen wir unseren Kunden digital zur Verfügung, so dass sie sie direkt in ihrem System weiterverarbeiten können.“

Für ihre Kunden scannt die FP IAB täglich viele tausend Briefsendungen und lässt sie ihnen zur weiteren Bearbeitung in der beschriebenen Weise zukommen. Aber auch E-Mails, Fax-Nachrichten und andere Kanäle liest das FP-Tochterunternehmen für seine Kunden aus. „Damit machen wir ihnen ein enormes Optimierungspotenzial im Bereich des Posteingangs zugänglich“, erklärt Damian abschließend. „Die Unternehmen sparen nicht nur Aufwände, sondern gewinnen größtmögliche Transparenz und Prozesssicherheit im Umgang mit sensiblen Dokumenten und Daten.“

 

 

 

www.fp-francotyp.com

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