Checkliste: Was muss auf einer Rechnung stehen?

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Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis nicht selten vor. Doch eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gefährdet den Vorsteuerabzug.

Welche Angaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung? Im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Gesetzgeber genau festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Das muss auf einer Rechnung stehen

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers
  • das Ausstellungsdatum
  • eine einmalig von dem Unternehmer vergebene Rechnungsnummer
  • die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung und Vereinnahmung des Entgelts, wenn diese nicht identisch sind
  • das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag
  • ein Hinweis über die Aufbewahrungspflicht, wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt

Egal, ob Papierrechnungen oder elektronische Rechnung – folgende Merkmale sollten bei einer Rechnung kontrolliert werden:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung (Identität des Rechnungsausstellers)
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert)
  • Lesbarkeit der Rechnung

Das muss auf einer Kleinbetrags-Rechnung stehen

Eine Rechnung mit einem Betrag nicht größer als 150,- € muss nach §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (jedoch nicht des Leistungsempfängers)
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge der gelieferte Artikel / Dienstleistungen
  • die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
  • angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

“Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).”

Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingendelektronisch archiviert werden müssen. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenso. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Das digitale Archiv StarFinder® garantiert eine rechtssichere Archivierung, bei der gewährleistet ist, dass elektronische Rechnungen nachträglich nicht geändert werden können.

 

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