Circle Unlimited ergänzt Vertragsmanagement cuContract um elektronische Signatur

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Verträge und vertragsähnliche Dokumente innerhalb einer Lösung digital erstellen, abzeichnen und archivieren

Die Circle Unlimited AG bietet ab sofort aus einer Hand ihr SAP-integriertes Vertragsmanagement cuContract und die fortgeschrittene elektronische Signatur nach § 2 Nr. 2 Signaturgesetz. Die Gesamtlösung aus Dokumentenerzeugung, Workflow, Signatur und revisionssicherer Ablage eignet sich insbesondere für den Einsatz im Vertrieb sowie allgemein bei standardisierten Vorgängen im Kundenverkehr. Sie verbindet die Vorteile eines prozessorientierten, automatisierten und vollständig in SAP integrierten Vertragsmanagements mit den Vorzügen der ressourcensparenden elektronischen Signatur (papierlos und schnell).

Verfahren mit Zukunft

Verträge und vertragsähnliche Dokumente müssen heute nicht mehr zwingend von Hand auf Papier unterschrieben werden. Inzwischen gibt es elektronische Signaturverfahren und auch hier fallen die Hürden: Zuletzt wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz geregelt, dass für den elektronischen Rechnungsversand auch andere Methoden als nur die – technisch aufwändige – qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) eingesetzt werden dürfen, um die erforderliche Authentizität und Integrität des übermittelten Dokuments zu belegen. So lassen sich mittlerweile im B2B-Geschäftsverkehr bei der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten viele standardisierte, formfreie Freigabevorgänge durch die fortgeschrittene elektronische Signatur abdecken. Dabei kommen zumeist biometrische, Pen-Pad-basierte Verfahren zum Einsatz.

„Unterschiedliche Eingabe- und Nutzungsvarianten der fortgeschrittenen elektronischen Signatur in Verbindung mit SAP-integriertem Vertragsmanagement“ (© Circle Unlimited AG)

„Unterschiedliche Eingabe- und Nutzungsvarianten der fortgeschrittenen elektronischen Signatur in Verbindung mit SAP-integriertem Vertragsmanagement“ (© Circle Unlimited AG)

Mehrwert von Vertragsmanagement und Signaturtechnologie im Paket

Circle Unlimited bietet durch die nahtlose Integration von Signaturtechnologie bekannter Hersteller jetzt die Möglichkeit, Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP-integrierten Vertragsmanagements cuContract zu erstellen, zu managen, zu signieren und rechtssicher zu archivieren. Die Lösung umfasst den Gesamtprozess aus einer Hand: Vertragsmanagement mit automatisierter Erstellung von Schriftverkehr, Formularen und Verträgen befüllt mit SAP-Daten, einschließlich deren Gestaltung mit vordefinierten Text- und Layoutbausteinen (Klauselbibliotheken), Unterschriftsmöglichkeit und entsprechende Ablageprozesse.

Das Prinzip bei der elektronischen Signatur mit Unterschrift: Der Anwender druckt das in cuContract generierte Vertragsformular nicht mehr aus, sondern erzeugt automatisch ein PDF, in das der Unterzeichner seine Unterschrift beweissicher einfügt. Das Einbetten der elektronischen Signatur in Vertragsdokumente aus cuContract ist auf zwei Arten möglich: entweder über spezielle Signatur-Pads (in der Regel im stationären Einsatz) oder – als mobile Variante, etwa im Vertriebsaußendienst – über Tablets mit integrierter Signatursoftware.

Beim Erfassen und Digitalisieren der Unterschrift werden visuelle, statische Eigenschaften der Unterschrift sowie die individuelle Schreibcharakteristik verschlüsselt in das PDF eingebunden: Schreibgeschwindigkeit, Anzahl der Absatzpunkte, Schriftweite, Beschleunigungsmerkmale, Druck etc. Durch das Ergänzen des Unterschriftsbildes mit diesen biometrischen Daten ist die Authentizität garantiert; die biometrische Unterschrift ist untrennbar mit dem Dokument verknüpft. Da die Daten verschlüsselt übertragen werden, ist ein Ausspionieren der biometrischen Merkmale nicht möglich.

Typische Einsatzbereiche im Vertrieb

Die Gesamtlösung von Circle Unlimited eignet sich für standardisierte Vorgänge wie Auftragsannahmen, das Gegenzeichnen von Lieferscheinen oder Jahresvereinbarungen, die ein Händler mit seinen Kunden abschließt, in denen jeweils nur Abnahmemengen und Bonusvereinbarungen variieren. Ein weiteres Beispiel sind Dokumente mit ergänzenden Vertragsbedingungen für das Beschaffen von IT-Leistungen (EVB-IT). Durch die fortgeschrittene elektronische Signatur sparen sich Anwenderunternehmen künftig den Aufwand, ein solches Dokument jedes Mal auszudrucken, unterschreiben zu lassen und wieder einzuscannen. Standardisierte Geschäftsprozesse im Vertrieb lassen sich dadurch medienbruchfrei, schneller und effizienter gestalten.

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Bild:„Elektronische Unterschrift auf einem Signatur-Pad“ (© Circle Unlimited AG/Nome Cogome/istock.com)

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