COACHING TIPP DER WOCHE

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Zeitkiller Meeting? Das muss nicht sein….

Manager verbringen bis zu 80% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Einige Besprechungen scheinen überflüssig zu sein, manche Meetings nerven einfach nur. Sich vor dieser Zeitverschwendung zu drücken, scheint bei einigen Managern ein tiefer Wunsch zu sein. Doch es ist in Unternehmen notwendig miteinander zu kommunizieren und eine effiziente Meeting-Struktur wandelt den Meetingfrust wieder in Meetinglust. Und so geht es:

  1. Machen Sie sich klar, warum Sie ein Meeting abhalten wollen. Jedes Meeting braucht ein klares Ziel.
  2. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für das Meeting aus.
  3. Achten Sie darauf, dass der richtige Personenkreis im Meeting versammelt ist.
  4. Benennen Sie vorab einen Themenverantwortlichen, der die Themen einsammelt und die Agenda erstellt. In dieser Agenda stehen auch die Zeitlimits für die Beiträge. Planen Sie auch einen Puffer ein, denn in der Regel ergibt sich das ein oder andere, noch akut zu besprechende Thema während des Meetings.
  5. Bestimmten Sie einen Moderator und einen separaten Protokollführer. Der Moderator moderiert, visualisiert und achtet auf die Zeit. Der Protokollant schreibt ein Ergebnisprotokoll, inklusiver einer To-Do-Liste.
  6. Jeder kommt vorbereitet in das Meeting und kann sich kurz fassen. Dazu sollten Ihre Mitarbeiter erzogen werden.
  7. Jedes Meeting hat ein Ergebnis. Z.B. eine To-Do-Liste mit Thema, Namen und Daten, die im folgenden Meeting zu Beginn überprüft wird. Sie wollen ja Ergebnisse generieren.
  8. Bilaterale Diskussionen auslagern, das langweilt die anderen Teilnehmer und kostet Zeit und Geld.
  9. Neue Themen in den Themenspeicher (z.B. Flipchart) eintragen und je nach Wichtigkeit beim nächsten Mal in der Agenda mit einplanen.
  10. Meetings pünktlich starten und pünktlich beenden.

Wenn Meetings verlässlich und strukturiert ablaufen, dann werden sie von den Mitarbeiter wieder geschätzt und damit steigt die Effizienz. Viel Erfolg wünscht Ihnen, Isa Schlott

www.mentalcoaching-akademie.de

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