Das Ende der Überstunde? Arbeitszeitgestaltung bei schwankender Auslastung

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Viele Unternehmen versuchen Auftragsschwankungen durch den Einsatz von Mehrarbeit auszugleichen, was aus verschiedenen Gründen nachteilig ist, auch abhängig davon, ob die Mehrarbeit ausbezahlt oder in Freizeit abgegolten wird.

Wird Mehrarbeit (inklusive Zuschlag) komplett ausbezahlt, folgt sie dem ursprünglichen Gedanken der Kapazitätserweiterung. Sofern die Situation vorliegt, dass für ein Arbeitsjahr die geplante Kapazität nicht ausreicht, ist dieser Mechanismus genau passend. Dies entspricht aber häufig nicht der betrieblichen Realität. Tatsächlich ist es meistens so, dass Phasen hoher Arbeitslast andere Phasen mit geringerer Auslastung gegenüber stehen. Eine Saldierung von Mehrstunden und eigentlich notwendigen Minderstunden findet aber meist nicht statt, jedenfalls nicht in vollem Umfang. Stattdessen wird in den Phasen mit hoher Arbeitslast Mehrarbeit geleistet, während in Phasen mit niedrigem Auftragsbestand die volle vertragliche Arbeitszeit erbracht wird. Im günstigsten Falle gelingt vielleicht noch ein verstärkter Urlaubsabbau in den Unterlastphasen. Unproduktive und kostspielige Leerzeiten sind die Folge dieses Mangels in der Arbeitszeitsteuerung.

Überstunden oder Verschiebung der Arbeitszeit?

Die Alternative zur Auszahlung von Mehrarbeit ist, dass Mehrarbeit in Freizeit ausgeglichen wird. Dieser Mechanismus folgt nicht mehr dem Gedanken der Kapazitätserweiterung sondern der Umverteilung der Arbeitszeit innerhalb eines Jahres. In Hochphasen wird Mehrarbeit aufgebaut und später wieder abgebaut. In der betrieblichen Praxis ist der Abbau der Mehrarbeit in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen leider nicht gut oder teilweise sogar kontraproduktiv geregelt. Sehr oft gibt es Regelungen, die einen Abbau innerhalb bestimmter Fristen vorsieht. Der betriebliche Bedarf spielt dabei oft keine Rolle, so dass es vorkommt, dass Mitarbeiter während einer Hochlastphase zu Freizeitausgleich gezwungen werden, was wiederum zu Mehrarbeitsbedarf bei den restlichen Mitarbeitern führt.

Die Umwandlung eines Mehrarbeitszuschlags in Freizeit wirkt sich sogar noch negativer aus, da er insgesamt zu einer Kapazitätsverringerung führt. Geht man z.B. davon aus, dass in einem Jahr einmalig ein Mehrbedarf an 100 Mehrstunden entsteht (siehe Abbildung), die mit 25% Zuschlag versehen werden und die jeweils im Folgemonat in Freizeit umgewandelt werden, bedeutet dies eine Kapazitätsverringerung um 125 Stunden im Folgemonat, die wiederum durch Mehrarbeit ausgeglichen werden muss. Im Beispiel entsteht in Summe über das Jahr so eine Unterdeckung von 5420 Stunden!

Abbildung: Auswirkungen der Umwandlung von Mehrarbeit in Freizeit
Quelle: Dr. Scherf Schütt & Zander

Bessere Lösung auf Basis von Jahresarbeitszeit

Die Lösung der Problematik liegt meist in Jahresarbeitszeitsystemen, wobei dieser Lösungsansatz grundsätzlich auch auf größere Zeiträume ausgedehnt werden kann, die über ein Jahr hinausgehen.

Grundlage dieser Systematik ist, dass auf Basis der erwarteten Auslastung eines Geschäftsjahres Kapazitäten geplant werden, die die Arbeitszeitbedarfe des kommenden Jahres abdecken. Während des Jahres werden nun die Arbeitszeiten je nach sich konkret für einen Zeitraum einstellenden Bedarf reduziert oder erweitert (im Rahmen zu definierender Spielregeln). Die Abweichungen werden auf einem Jahresarbeitszeitkonto geführt. Ziel ist es, dass die Konten der Mitarbeiter am Ende des Jahres ausgeglichen sind bzw. sich in einer relativ schmalen Bandbreite um den Nullpunkt befinden (denn dann wurde die Kapazität richtig geplant und eingesetzt).

Weichen die Bedarfe bzw. Kontenstände während des Jahres substanziell von der Planung ab, sind zunächst die Ursachen zu prüfen. Liegt nur eine Umverteilung der Arbeitslast vor, d.h. es wurde Geschäft vorgezogen, dafür erwartet man zu einem anderen Zeitpunkt im Jahresverlauf einen geringeren Personalbedarf, so besteht kein Handlungsbedarf. Geht man dagegen davon aus, dass insgesamt ein erhöhter Bedarf besteht, gibt es die Notwendigkeit einer Kapazitätserweiterung. Diese kann durch Zukauf externer Ressourcen, Einstellung neuer Mitarbeiter oder echte Mehrarbeit (die dann auszuzahlen und nicht in Freizeit umzuwandeln ist) gedeckt werden.

Funktionierende Jahresarbeit benötigt mehr als nur ein Zeitkonto

Einige derartige Arbeitszeitsystematik setzt einen stimmigen Prozess der Personaleinsatzplanung voraus, der mindestens folgende Mechanismen umfasst:

  • Prozess zur Jahresplanung inkl. Bedarfs– und Kapazitätsprognose
  • Prozess zur Jahresurlaubsplanung
  • Betriebsvereinbarung zur Jahresarbeitszeit inkl. geeigneter Definition von Mehrarbeit
  • Geeignetes Modell zur Zeitkontensteuerung, das sich am geplanten und tatsächlich eingetretenen Personalbedarf orientiert
  • Controlling- und Steuerungsmechanismen

Eine solche Systematik kann sowohl unter den Bedingungen eines Schichtbetriebs als auch in Gleitzeitmodellen eingesetzt werden, wobei sich die Ausgestaltung im Detail bei einem Gleitzeitmodell deutlich von der Gestaltung eines Schichtbetriebs unterscheidet.

Guido Zander ist geschäftsführender Partner der Unternehmensberatung Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH
http://www.ssz-beratung.de/

Artikelbild: © granata68 – Fotolia.com

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