Datenarchivierung – günstig und sicher gelöst

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Mit dem Aussterben der Papierkultur in Unternehmen, und der zunehmenden Anzahl von elektronischen Dokumenten stellt sich heute für viele Unternehmer immer wieder die Frage nach der möglichst optimalen Form der Datenarchivierung. Nicht nur zum Selbstzweck, und zum Aufbau eines eigenen unternehmensinternen Archivs, sondern auch, um den gesetzlichen Vorschriften in Deutschland zu genügen. Einige Tipps zur erfolgreichen, sicheren und gesetzeskonformen Datensicherung sollen hier nachfolgend gegeben werden.

Was der Gesetzgeber vorschreibt

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung, sowie den „Grundsätzen ordnungsgemäßer, datenverarbeitungsgestützter Buchhaltung“ muss die Aufbewahrung von elektronischen Daten vor allem revisionssicher sein – das heißt unveränderlich. Alles muss sicher gelagert sein, jederzeit wiederauffindbar, nur von den jeweils berechtigten Benutzern einsehbar, und es muss jedes einzelne Dokument so früh wie möglich und vollständig archiviert werden.

Backup-Systeme bereiten im Allgemeinen die Datenstruktur bereits vor

In der Regel lässt sich ein Backup-System natürlich auch zur Archivierung verwenden – die Backups brauchen dafür nur eben lang genug aufbewahrt zu werden. Die Frage nach den Speichermedien ist dabei bis heute eine viel diskutierte, auf die es keine eindeutige Antwort gibt – eine große Zahl von Nutzern, auch aus dem gewerblichen Bereich sieht billige Festplatten als die eindeutig beste Lösung für die Datenarchivierung an, während andere da einige Gegenargumente ins Feld führen. Tatsache ist aber auf jeden Fall, dass billige Festplatten ganz sicher eine günstige Möglichkeit darstellen für die eigene Datenarchivierung – umso mehr als man auf Seiten wie Mein Deal beispielsweise sehr billige Festplatten in hoher Qualität erhält (zur Webseite) – und eine ausreichend sichere Lösung für Datenarchivierung darstellen. Für die Lagerung der Festplatten mit den Datenarchiven sollte man jedoch tunlichst noch einige Richtlinien beachten, um Datenverluste aus den Backups auch wirklich zu vermeiden.

Was Festplatten gar nicht mögen

Das Schlimmste, was Festplatten passieren kann, sind Stürze – sie sollten also immer so gelagert werden, dass sie möglichst keinesfalls herunter fallen können – ansonsten droht sehr schnell Datenverlust. Gleich das zweitschlimmste Übel, das einer Festplatte widerfahren kann, sind elektromagnetische Ströme. Dabei reichen bereits große Lautsprecher oder aufgerollte Kabel, um ein entsprechend starkes magnetisches Feld zu erzeugen. Temperaturschwankungen kommen gleich danach, vor allem Temperaturen über 40°C, wie sie im Sommer oft einmal in abgeschlossenen Lagerräumen entstehen können, sind Gift für Festplatten. Auf eine entsprechende Lagerung in staubfreien, gut geschützten Räumen mit möglichst konstanter Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollte man bei Datenarchiven auf Festplatte also in jedem Fall sorgen – dann sind sie allerdings auch eine der günstigsten und praktischsten Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Daten. Weitere Ratschläge zum richtigen Datenaufbewahrung finden Sie hier.

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