Der GoBD-Schnellcheck: Kennen Sie sich aus?

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Ende letzten Jahres legte das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ vor. Sie kamen als schlichtes Schreiben – aber sie haben es in sich.

Sind Ihre Archivierungsprozesse bereits auf die neuen GoBD angepasst? Wissen Sie was Sie alles beachten müssen? Machen Sie den Schnellcheck.

1. Eine Lieferantenrechnung kommt mit PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang im Unternehmen an. Wie gehen Sie damit um?

Richtig! Sie buchen die Rechnung und legen die E-Mail mit Dokumentenanhang im digitalen Archiv ab.

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Wichtige Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken und Versicherungen, Auftragsbestätigungen u. v. m. werden per E-Mail versendet. Diese Dokumente müssen natürlich auch archiviert werden – inkl. Anhang.

2. Trotz digitalem Zeitalter treffen auch noch genug steuerlich relevante Dokumente per Post ein. Wie archivieren Sie diese Papiere?

Richtig! Sie scannen diese Dokumente, buchen Rechnungen und archivieren diese dann in einem digitalen Archiv.

Die meisten Unternehmen bewahren die Originale nach dem Scannen auf, da sie unsicher sind, ob und wie sie damit ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können. Doch die GoBD erlauben es ausdrücklich: Papierbelege dürfen durch gescannte Dokumente ersetzt werden (Ersetzendes Scannen).

3. Sie setzen unterschiedliche IT-Systeme im Unternehmen ein. Was meinen Sie, für welche elektronischen Daten interessiert sich das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?

Richtig! Es sind alle steuerlich relevanten elektronischen Daten und Dokumente bereitzustellen.

Alle Dokumente, die für das Finanzamt erforderlich sind, akzeptieren Prüfer in elektronischer Form. Mit den GoBD 2015 besteht sogar die Pflicht alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können. Wichtig: Die Dokumente müssen nach den vorgegebenen Regeln gescannt und archiviert werden.

4. In vielen Unternehmen dominiert das Tagesgeschäft und die Papierberge werden immer größer. Wie lange dürfen Sie Belege liegen lassen?

Richtig! Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht stattfinden: Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.

Wird nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.

5. Bei der Rechnungsstellung hat sich ein Fehler eingeschlichen. Die bereits gebuchte Rechnung wird korrigiert. Was ist dabei mit Blick auf die elektronische Archivierung zu beachten?

Richtig! Es genügt, wenn die korrigierte Rechnung im Archiv gespeichert wird. Denn im digitalen Archiv bleibt die ältere Version dennoch erhalten. Eine Veränderungs-Historie wird hinterlegt.

6. Sie sind auf der Suche nach einem passenden Archivsystem. Auf was müssen Sie bei der Auswahl achten?

Richtig! Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente. Funktionsweise und Prozesse der digitalen Archivierungen haben den aktuellen steuerrechtlichen Vorschriften zu entsprechen. Zusätzlich gelten Kontroll- und Dokumentationsvorschriften.

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