Die 5 größten Mythen über automatisches Projektmanagement

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Verteilte Teams, Agilität und Freelancer-Kollaborationen – diese und viele weitere Dinge führen dazu, dass Projekte immer komplexer werden. Modernes Arbeiten stellt auch zunehmend Anforderungen an das Projektmanagement selbst: Projekte sollten möglichst stringent verwaltet und betreut werden, was wiederum viele administrative Tätigkeiten und wiederkehrende Aufgaben mit sich bringt. Im Endeffekt verbringen viele Projektmanager einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben, z.B. dem Überprüfen von Projektfortschritten, Deadlines und Budgets. So bleibt wenig Zeit für strategische oder kreative To-Dos.

Automatisches Projektmanagement kann Abhilfe schaffen, indem genau diese Routineaufgaben rationalisiert und standardisiert werden. Gerade jetzt wo sich viele Unternehmen (nicht zuletzt aufgrund der Corona-Krise) mit der Digitalisierung von Projektmanagement-Prozessen auseinandersetzen, ist die Automatisierung dieser Abläufe der nächste logische Schritt. Jedoch trifft automatisches Projektmanagement in vielen Unternehmen noch auf wenig Beliebtheit. Woran liegt das? Wir nehmen einige der mit Automatisierung verbundene Vorurteile unter die Lupe und klären auf:

Mythos 1: Automatisierung ist unnötig.

Warum Automatisieren, wenn Projekte bislang auch so völlig problemlos abliefen? Die Notwendigkeit zur Prozessautomatisierung ist vielen Unternehmen nicht direkt ersichtlich, denn Zeiten werden oft nicht tätigkeitsspezifisch erfasst. So bleibt unentdeckt, dass im Projektmanagement ein Großteil der wertvollen Zeit für Routineaufgaben verschwendet wird, die problemlos von Maschinen oder passender Software übernommen werden könnten. Das Potenzial von automatisierten Projekt-Prozessen sollte nicht unterschätzt werden.

Mythos 2: Automatisierung ist aufwendig und kompliziert.

Initial kann Projektmanagement-Automatisierung eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Um die automatisierbaren Aufgaben zu identifizieren, müssen zunächst die bestehenden Abläufe überprüft werden. Im Zuge dessen können unnötige Arbeitsschritte identifiziert und unlogische Prozesse optimiert werden – die investierte Zeit lohnt sich also. Langfristig führt automatisches Projektmanagement zu einer erheblichen Zeitersparnis. Entgegen der verbreiteten Auffassung sind zum Konfigurieren von Projekt-Automatisierungen keinerlei Programmierkenntnisse nötig. Tools wie awork bieten simpel aufgebaute Funktionen, mit denen selbst komplexe Projektmanagement-Prozesse in wenigen Schritten automatisiert werden können.

Mythos 3: Automatisierung nimmt Projektmanagern die Arbeit weg.

Automatisiertes Projektmanagement zielt keineswegs darauf ab, Projektmanager durch Algorithmen zu ersetzen. Das wäre auch nicht möglich, denn Automatisierung funktioniert nur bei regelbasierten Aktivitäten. Der Gesamtprozess des Projektmanagements erfüllt diese Anforderung nicht. Im Gegenteil: Projekte werden immer heterogener. Automatisierungen stellen vor allem für Projektmanager, die viele Projekte parallel managen, eine große Erleichterung dar, indem sie Zeit und Ressourcen für wertvolle Arbeit freisetzen. Projektleiter sollten den Einsatz von Automatisierungen daher vielmehr als Unterstützung, anstatt als Misstrauen gegenüber ihren Fähigkeiten wahrnehmen.

Mythos 4: Automatisierung führt zu Kontrollverlust.

Wenn die Verantwortung für bestimmte To-Dos an eine Software abgegeben wird, kann das zu einer Wahrnehmung von Kontrollverlust führen. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Prozessautomatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit und führt zu einem Maß an Planungssicherheit, dass manuell oft nicht erreicht wird. Vor allem bei komplexen Projekten mit teamübergreifender Zusammenarbeit können überschrittene Deadlines oder ausgereizte Budgets unbemerkt bleiben. Eine automatisierte Überwachung von Projekten sorgt nicht nur für mehr Präzision und Konsistenz in den Prozessen, sondern auch dafür, dass Projektmanager sofort benachrichtigt werden, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Mythos 5: Automatisierung lohnt sich nur für große Teams.

Fälschlicherweise besteht oft die Annahme, dass automatisches Projektmanagement erst ab einer bestimmten Teamgröße notwendig ist. In kleinen Teams stehen oft weniger Ressourcen zur Verfügung. Daher ist es umso wichtiger, wertvolle Arbeitszeit nicht mit repetitiven und administrativen To-Dos zu verschwenden. Zudem profitieren besonders virtuelle Teams mit ortsunabhängigen Projekten von Automatisierungen, da diese mit einem höheren administrativen Aufwand einhergehen. Kurzum: Unternehmen jeder Größe können durch die Automatisierung von Projektprozessen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit einsparen.

Fazit: Vorurteile aufklären und Automatisierungs-Vorteile nutzen.

Die Automatisierung ist auf dem Vormarsch und wird zunehmend auch im Projektmanagement Einzug halten. Automatisierungen komplettieren den Projektmanagement-Prozess, indem sie Zeit für sinnvolle Arbeit schaffen und die Planungssicherheit erhöhen, ohne dabei die menschliche Komponente zu ersetzen. Projektleiter sollten dies zu ihrem Vorteil nutzen und offen gegenüber automatischem Projektmanagement sein. Ein smartes Tool mit Automatisierungsfunktionen, wie awork, ist unabdingbar, um den Projektmanagement-Anforderungen der neuen Arbeitswelt langfristig gerecht zu werden. Von effizienten, automatisierten Prozessen profitieren nicht nur die Projektmanager, sondern letztendlich das gesamte Team.

Quelle: awork // https://www.awork.io

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