Die häufigsten Fragen zu und von Austrittsgesprächen

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Es liegt im Interesse des Unternehmens, beim Arbeitnehmer den Eindruck eines kritikfähigen und offenen Arbeitgebers zu hinterlassen, der an seiner Meinung interessiert ist. Wichtig ist und oft unterschätzt wird: Auch ein austretender Mitarbeiter ist und bleibt ein Botschafter des Unternehmens. Dieser Beitrag kann auch als Checkliste für Austrittsgespräche genutzt bzw. gekürzt werden.

Auch für Mitarbeiter sind solche Gespräche (auch Austritts- oder Exitinterviews genannt) gut, um ihre Gründe näher zu erläutern, Sachverhalte klarzustellen und Verständnis für ihre Situation zu bekommen (Chancen der Weiterentwicklung, Abschluss einer Weiterbildung, persönliche Gründe usw.). Sie können im positiven Fall auch die Möglichkeit einer allfälligen späteren Rückkehr offen halten oder Einfluss auf Referenzen nehmen. Der nachfolgende Beitrag wird auch im Buch "Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen" aus dem PRAIXUM-Verlag thematisiert.


Die Bedeutung von Austrittsgesprächen

Werden Austrittsgespräche systematisch und kontinuierlich geführt, ausgewertet und dann Erkenntnisse auch effektiv in Maßnahmen umgesetzt, haben sie einen hohen Stellenwert. Austrittsgespräche bieten eine oft einmalige Chance, die leider nur wenige Unternehmen wahrnehmen: Sie gestatten das Eruieren von Schwachpunkten oder gar Missständen im Unternehmen und bilden eine gute und authentische Grundlage für Maßnahmen insbesondere im Bereich der Senkung von Fluktuationsquoten und der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

Diese können als Folge die Mitarbeiterbindung verstärken, die Fluktuation reduzieren, durch ein verbessertes Arbeitsklima die Produktivität und ebenso die Arbeitgeber-Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt erhöhen. Doch auch positive von austretendem Mitarbeiter besonders geschätzte Arbeitgeber-Stärken können verbessert und ausgebaut oder in der Kommunikation gegen innen und außen häufiger und überzeugender verwendet werden.

Austrittsgespräche führen mit den richtigen Fragen

Für die Unternehmen machen Austrittsgespräche übrigens nur Sinn, wenn z.B. kritisches Feedback analysiert und dann in Maßnahmen umgesetzt wird, d.h. Mängel behoben werden. Ein Beispiel: Geht aus Austrittsgesprächen hervor, dass immer wieder eine Führungskraft zum Beispiel wegen eines zu autoritären Führungsstils im Zentrum der Kritik steht oder sehr oft zu wenig flexible Arbeitszeiten bemängelt werden, muss ein Unternehmen nach einer sorgfältigen Analyse handeln und Gegenmaßnahmen ergreifen. Werden Austrittsgespräche als Alibiübungen gehandhabt und haben keine Veränderungen zur Folge, kann man ebenso gut auf sie verzichten.

Mitarbeitende sind Imageträger

Mitarbeitende sind immer auch Imageträger und beeinflussen das Employer Branding stärker als angenommen. Jede austretende Person trägt ein Image, ein Bild, eine Meinung über das Unternehmen nach außen und empfiehlt oder rät zuweilen gar davon ab. Auch Einträge in Arbeitgeber-Bewertungsplattformen werden immer häufiger gemacht. Dies betrifft Mitarbeitende, welche kündigen, Pensionierte in den Ruhestand tretende, befristet Angestellte, Personen in Ausbildung und Trainees und aber auch Mitarbeiter, die ein Unternehmen bereits nach der Probezeit wieder verlassen. Ein Arbeitgeber sollte bestrebt sein und größtes Interesse haben, zu erfahren, was diese verschiedenen Mitarbeiter über seine Institution denken.

Austrittsgespräche führen: Worauf es ankommt

Wichtig sind das Aufzeigen des Gesprächsziels und der behandelten Themen, das Vorgehen und insbesondere auch die Diskretionszusicherung. Das Gespräch sollte dem Austretenden auch ermöglichen, in seinem Interesse die Erfahrungen zu reflektieren und sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu werden – was dann auch ihn zu einem Austrittsgespräch motiviert. Ebenso dient ein Austrittsgespräch auch der Optimierung der Referenzauskünfte – und liegt dann auch im Interesse des Austretenden. Einige konkrete Beispiele interessanter und sinnvoller Fragen an austretende Mitarbeiter sind:

  • Was hat Sie damals dazu bewogen, bei uns zu arbeiten?
  • Welches ist der Hauptgrund für Ihren Weggang?
  • Gibt es noch andere – vielleicht sehr heikle oder versteckte Gründe?
  • Wir möchten aus Ihrer Kündigung lernen. Wo können wir uns wie verbessern?
  • Welche positiven Erinnerungen werden Sie an unser Unternehmen behalten?
  • Welches wird Ihre positivste, welches die negativste Erinnerung sein?
  • Wie würden Sie unser Unternehmen in einigen wenigen Sätzen charakterisieren?
  • Unter welchen Umständen wären Sie bereit gewesen, bei uns zu bleiben?
  • Gibt es Dinge, die bei Ihrem neuen Arbeitgeber wesentlich besser sind als bei uns?

Geeignete Themen für Austrittsgespräche

Lohnattraktivität, die Beurteilung der Entwicklungs –und Weiterbildungsmöglichkeiten, das Vorgesetztenverhältnis und der Führungsstil, die Arbeitsbedingungen, das Arbeitsklima, Dienstleistungen der HR-Abteilung und die Freiräume sind einige wichtige Themen. Sie sind abhängig von den Schwerpunkten der Personalpolitik eines Unternehmens und von dessen Unternehmenskultur. Bei Führungskräften sind es dann wiederum mehr und andere Themen als bei Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung.

Fragebogen oder ein persönliches Gespräch?

Oft ist eine Kombination sinnvoll. Ein Formular soll strukturierte Informationen mit vergleichbaren Daten bzw. Auswertungen ermöglichen und das persönliche Gespräch dazu dienen, wichtigen Dingen näher auf den Grund zu gehen, relevante Kritik differenziert erfahren zu können und den Mitarbeiter entspannter und lockerer zur Offenheit und Kritik zu ermuntern. Personalleute gehen oft professioneller vor und sind für austretende Mitarbeiter auch neutralere Gesprächspartner, denen gegenüber sie sich eher öffnen.

Den tatsächlichen Kündigungsgrund erfahren

Oft haben Mitarbeitende Bedenken, den wahren Kündigungsgrund zu nennen – zum Beispiel aus Angst, ein schlechtes Arbeitszeugnis zu erhalten, oder sich damit eine spätere Rückkehr in den Betrieb zu verbauen. Entweder ist (und war) eine Vertrauensbasis eben vorhanden – oder nicht. Im Zweifelsfall kann der Grund lediglich angetönt werden oder im Kontext mit auch positiven Aspekten geschildert werden.

Nur, es ist zu bedenken: Unternehmen, die die Vorteile von Austrittsgesprächen sehen und diese führen, sind in der Regel aber auch jene, die an Kritik interessiert sind und möglichen Missständen auf den Grund gehen. Fordert der Gesprächsführer auch glaubhaft Diskretion zu und fordert zur Kritik auf – und wurde diese Offenheit für den Mitarbeiter auch vorher gelebt, kann dies helfen.

Das Buch zum Thema


Das Buch "Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen" enthält ein von A-Z ausformuliertes Austrittsgespräch, einen Fragebogen mit zahlreichen Fragen und viele weitere kommentierte Mitarbeiter-Mustergespräche zu vielen Themen und Anlässen. Weitere Vorzüge des Buches sind:

  • Viele Formulierungsideen – auch für deutliche, klare, harte, unmissverständliche Standpunkte
  • Aktuelle Themen wie Projektgratulation, Internetmissbrauch, Burnout usw.
  • Heikle Konfliktgespräche wie Vorgesetztenprobleme, sexuelle Belästigung, Alkoholismus und mehr
  • Gesprächstipps mit Beispielen: Die besten Fragen, gehemmte Mitarbeiter aktivieren, Vielredner stoppen
  • Neueste auch psychologische Erkenntnisse zu Konfliktgesprächen
  • Hilfe zu Gesprächsaufbau und Argumentation bei heiklen Situationen
  • Gesprächsblöcke für schwierige Situationen zum Nachschlagen und sofortigen Anwenden 

Marco De Micheli
Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen
Viele von A-Z ausformulierte Mitarbeitergespräche
Erschienen im PRAXIUM-Verlag, Zürich
5. erweiterte Auflage 2015
Mit downloadbaren Arbeitshilfen, Vorlagen und Beispielen
Umfang: 343 Seiten
ISBN 978-3952271254

Mehr zum Buch hier bei Amazon mit vielen positiven Leserbewertungen.

 

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