Digitale Archivierung: So wählen Sie die richtige Taktik

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Früher oder später erwischt sie jeden: die Nachweispflicht. Dokumente digital und papierlos zu archivieren ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert. Auch für kleine und mittelständische Betriebe wird die digitale Archivierung immer wichtiger.

Allerdings müssen Unternehmen hierbei einige Spielregeln beachten. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) “ definieren genau, welche gesetzlichen Vorgaben gelten.

Welche Taktik ist die richtige?

Wie gehe ich bei der digitalen Archivierung am besten vor? Welche Taktik ist die Richtige? Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet ein digitales Archiv für alle elektronischen Rechnungen, Belege, E-Mails etc. zu führen. Äußerst sinnvoll ist es, das Papierarchiv und das elektronische Archiv zusammenzuführen, das spart jede Menge Zeit, Arbeit und Kosten.

Scannen, digital archivieren und Originale wegwerfen

Bereits in zahlreichen Unternehmen und Behörden wandern Dokumente nicht mehr in Aktenschränke oder auf den Schreibtisch, sondern direkt vom Scanner ins digitale Archiv.

Ersetzendes Scannen“ spart Zeit, Platz und damit viel Geld. Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ gilt seit Anfang 2015: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen.

Dabei müssen Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen berücksichtigt werden.

Was das digitale Archiv können muss

Das elektronische Archivierungssystem sollte das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht mehr geändert und gelöscht werden kann. Die Erstellung von Protokollen zeigt hier an, was wann und von wem gescannt worden ist. Diese Protokolle lassen sich archivieren und ermöglichen den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde.

Das nennt man revisionssichere Archivierung. Es ist nachträglich feststellbar, dass der Prozess und die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört auch die sog. Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizieren und des Speicherns beschrieben ist.

Hier sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten.

Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

  1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die richtige Taktik mit StarFinder®

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Steuern Sie den Zugriff auf alle relevanten Informationen durch klare Zugriffs- und Berechtigungsregelungen. Das digitale Archivierungssystem ist intuitiv bedienbar, den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich GoBD entsprechend und TÜV-zertifiziert.

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