Digitalisierungsprojekte angehen, Potenziale heben und staatliche Fördermittel nutzen

KMU Fördermöglichkeiten

Ratgeber vom Digitalisierungsexperten Dr. Andreas Herch, Geschäftsführer der Netz16 GmbH aus Augsburg.

Deutschlands KMU transformieren sich weiterhin ins Digitale und merken dabei: Manche Aufgaben lassen sich besser im Homeoffice, andere dagegen optimaler aus dem Büro heraus erledigen. Doch laut einer aktuellen DEKRA-Studie haben 21 % der Mitarbeiter im Homeoffice noch Probleme mit der IT-Ausstattung und Software. Soll die Arbeit effizient und vor allem sicher vonstattengehen können, braucht es die richtige Infrastruktur. Da die digitale Transformation der Arbeitswelt kein endlicher Prozess ist, benötigen KMUs skalierbare IT-Lösungen, die flexibel genug sind, um parallel zu den Anforderungen mitzuwachsen.

Schöpfen Sie die Möglichkeiten von M365 aus!

Hier kommt Microsoft 365 ins Spiel, da es mit seinen digitalen Tools nicht nur die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich verbessern, sondern auch Prozesse verschlanken und automatisieren kann. Allerdings wird das volle Potenzial von Microsoft 365 nur von den wenigsten Firmen ausgeschöpft.

Im Lieferumfang von Microsoft 365 befinden sich oft von den Anwenderunternehmen unentdeckte Schätze. Ein solches Werkzeug ist Forms, eine Web-App, mit der in Formularform z.B. Kundenumfragen oder Abstimmungen durchgeführt werden können. Mein nächstes Beispiel ist Stream, ein Videodienst, der als „Youtube“ für das Unternehmen eingesetzt werden kann, z.B. für Onboarding Prozesse bei neuen Mitarbeitern. Ein kreatives Tool ist auch Sway, mit dem sich schicke Präsentationen im Web designen und stets aktuell zur Verfügung stellen lassen – eine prima Alternative zum eher statischen Powerpoint. Dann gibt es die Klassiker, die leider aber oft noch nicht ihr volles Potenzial in den Unternehmen entfalten können wie Onenote, das intelligente digitale Notizbuch für Texte, Bilder, Video- und Audiodateien, mit dem eine eigene umfangreiche Wissensdatenbank im Unternehmen aufgebaut werden kann. Mithilfe von Planner bzw. ToDo lassen sich Aufgabenverwaltung im Unternehmen vereinheitlichen und kleine Projekte ohne komplexen Planungsaufwand realisieren. Schließlich lassen sich immer auch die Nutzung von SharePoint/OneDrive und damit das Dokumentenmanagement in der Cloud optimieren und so Abläufe und Organisation vereinfachen.

Daher haben wir unseren Netz16 Helpdesk-Service ins Leben gerufen, der Kunden beim Onboarding-Prozess und der effektiven Nutzung dieser leistungsstarken Plattform berät und gleichzeitig mögliche Probleme minimiert, die in Zukunft auftreten könnten. Ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses ist die von Netz16 entwickelte PowerApp der ProvisionPoint. Die nachhaltige Lösung basiert auf der Microsoft 365 Power Platform und hilft die Governance-Richtlinien des Unternehmens in der Microsoft 365-Welt technisch und organisatorisch umzusetzen, in dem z.B. das Verwalten der Microsoft 365-Gruppen und MS Teams-Räume erheblich vereinfacht werden.

Als Microsoft-Partner mit Gold-Kompetenz sorgen wir von Netz16 für moderne IT-Strukturen, die höchsten Anforderungen entsprechen, um maximale Effizienz und Sicherheit für Unternehmenskunden zu gewährleisten. Als IT-Dienstleister decken wir das gesamte Spektrum an nachhaltigen IT-Beratungs- und Managementleistungen ab. Wir sind stolz darauf, Pioniere der IT und Innovatoren im Herzen zu sein – das ist es, was uns von vielen Konkurrenten unterscheidet.

Geheimtipp: Fördermittel mitnehmen!

Arbeitgeber mussten wegen Corona überall dort Homeoffice ermöglichen, wo es umsetzbar war. Viele bleiben bei dem zwischenzeitlich bewährten Homeoffice-Modell oder steigen um auf hybride Arbeitsmodelle: teils aus dem Homeoffice, teils vom Firmenbüro aus.

Die Einrichtung sicherer Homeoffice-Arbeitsplätze bedeutet – gerade für kleine Unternehmen – einen hohen Aufwand, daher fordere ich stets auf: Nutzen Sie staatliche Fördermittel! Wir helfen gerne, diese zu beantragen! Aktuell gibt es eine Fülle an Fördermöglichkeiten von Bund und Ländern, die Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Welt unterstützen. Diese Pakete haben ein gemeinsames grundlegendes Ziel: Förderung von Projekten im Rahmen der Digitalisierung. Derzeit gibt es drei relevante Programme, die ich heute näher beleuchten möchte:

Der „Klassiker“ unter den Programmen ist der Digitalisierungsbonus Bayern. Damit gefördert werden ausschließlich Unternehmen im Bundesland Bayern bis zu einer Firmenstärke von maximal 50 Mitarbeitern – allerdings keine freien Berufe. Die maximale Fördersumme beträgt im Standard 10.000 Euro bei maximal 50-prozentiger Förderung, d.h. einem Projektvolumen von maximal 20.000 Euro. Förderschwerpunkte dieses Pakets sind die Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen durch IKT-Hardware und/oder IKT-Software und die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit.

Vereinfacht ausgedrückt kann dies alles sein, wodurch ein neues Tool oder ein neuer Prozess eingeführt, oder ein bestehendes beziehungsweise mehrere digital verbessert werden. Im Programmumfang können alle IT-Komponenten gefördert werden: Hardware, Software und Dienstleistung. Allerdings dürfen diese Produkte keine „Standards“ sein, also beispielsweise kann man sich nicht einfach die Anschaffung von PCs oder Notebooks fördern lassen. Positive Beispiele mit Fördermöglichkeit sind beispielsweise die Entwicklung einer neuen Homepage mit Shop-Funktion und individueller Kundenanbindung oder die Erstellung eines neuen IT-Security-Konzeptes mit Einführung der entsprechenden Lizenzen.

Eine bundesweite Fördermöglichkeit nennt sich Go-Digital und fördert Unternehmen in ganz Deutschland bis maximal 100 Mitarbeitern – allerdings auch hier nicht aus freien Berufen – mit maximal 16.500 Euro, bei 50-prozentiger Förderung, also einem Projektvolumen von 33.000 Euro. Das Programm existiert schon seit etwas über drei Jahren, hat sich aber nach zähem Start erst seit einem guten Jahr als praktikabel und umsetzbar erwiesen. Seine Förderschwerpunkte sind in drei klar strukturierte Kategorien aufgeteilt, nämlich Prozessautomation, Geschäftsmodellentwicklung und IT-Security.

Hier muss zunächst die Kategorie festgelegt werden und im Anschluss vom Digitalisierungsberater ein entsprechendes Konzept mit Antrag erstellt werden. Inhaltlich trifft es die gleichen Bereiche wie der Bonus in Bayern, aber: Hier kann nur Dienstleistung gefördert werden. Und analog gilt: Die Dienstleistung muss in Zusammenhang mit einem digitalen Projekt stehen. Beispiele förderwürdiger Projekte sind die Einführung einer DMS-Lösung, Entwicklung einer App oder auch die Erstellung eines neuen IT-Security-Konzepts mit Einführung (allerdings ohne Lizenzen).

Das dritte vorzustellende Förderprogramm namens Digital Jetzt gibt es erst seit September 2020. Nutzen können es alle Unternehmen bundesweit bis zu einer Firmengröße von maximal 499 Mitarbeitenden. Hier sind übrigens auch die freien Berufe eingeschlossen. Gefördert wird bei Digital Jetzt mit maximal 50.000 Euro, bei maximal 50-prozentiger Förderung, entspricht also einem größtmöglichen Projektvolumen von 100.000 Euro. Seine Förderschwerpunkte sind in zwei Kategorien aufgeteilt: Zum einen die Investition in digitale Technologien, zum anderen Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden.

Dieses Programm ist ein Highlight, da es einige Mankos der anderen beiden ausgleicht: Im Prinzip ist laut Definition nahezu jedes digitale Projekt förderbar, mit den Vorteilen, dass Hardware, Software, Dienstleistung und Schulungen förderbar sind.

Mein Fazit: Die finale Zusage einer staatlichen Förderung ist zwar immer abhängig von der Detaillierung des Projektes und dem zur Verfügung stehenden Fördertopf im Antragszeitraum, aber die Chancen stehen gut, als KMU die entsprechende Beratung, Software sowie die Umsetzung durch einen externen Partner für z.B. ein Homeoffice-Projekt fördern zu lassen.

Über den Autor
Dr. Andreas Herch ist kaufmännischer Geschäftsführer der Netz16 GmbH. Seit seinem Studium und der Promotion in Wirtschaftswissenschaften ist der mehrfach ausgezeichnete Digitalisierungsexperte und „Certified Consultant Innovation&Development (SRH)“ bereits seit 30 Jahren erfolgreich in der IT-Branche tätig. Mehr zu ihm und seinem Unternehmen findet sich HIER.