DSGVO Online Schulung: Zeitgemäß Datenschutz-Risiken vorbeugen und Wissen vermitteln

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In Bezug auf die Themen DSGVO und Datenschutz hat der Gesetzgeber allen Unternehmen die Pflicht zur Schulung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter*innen auferlegt (Art. 32, Abs. 4 DSGVO). Falls dieser Verpflichtung nicht nachgekommen wird, drohen hohe Bußgeldstrafen. Die gute Nachricht: Die Aus- und Weiterbildung ist auch als DSGVO Online Schulung zu absolvieren. Das ist zeitsparend und weniger kostenintensiv. Diese besondere Art der Aus- und Weiterbildung erkennen die Datenschutzbehörden als Schulungsnachweis an.

Welche Mitarbeiter*innen sind in das Schulungsprogramm aufzunehmen?

Betroffen sind alle, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben oder bei denen die Möglichkeit eines Zugangs zu solchen Daten besteht. Mit diesen Schulungsmaßnahmen ist auch eine Sensibilisierung  in Bezug auf den Datenschutz im Allgemeinen verbunden.

Die Formulierung, mit der der Gesetzgeber die Schulung vorschreibt, lässt einen weiten Definitionsrahmen zu. Zum Beispiel fällt unter Umständen auch das Reinigungspersonal in den definierten Personenkreis. Bei solcherart Beschäftigten besteht die Möglichkeit, dass sie datenschutzrechtlich betroffen sind, wenn sie bspw.  Dokumente entsorgen / vernichten, die personenbezogene Daten enthalten. Dies leitet sich aus der Formulierung der Bestimmung im Gesetz ab, die eine verpflichtende Schulung bereits dann vorschreibt, wenn ein Zugriff auf personenbezogene Daten im Bereich des Möglichen liegt.

Welche Vorteile sind mit einer DSGVO Online Schulung verbunden?

Es hängt stark vom Unternehmen und dessen Struktur ab. Aber im Wesentlichen sind es die folgenden Punkte:

  • Die Schulungszeiten und -inhalte sind genau mit den Anforderungen des Unternehmens abzustimmen.
  • Zeit, Kosten, Termine: alles Punkte, die bei Online-Schulungen weniger zu Buche schlagen. Z.B. entfallen ev. Dienstreisen, Nächtigungs- und Aufenthaltskosten.
  • Der übliche und normale Tages- und Arbeitsablauf erfährt kaum eine Störung, da Präsenzunterricht, immer verbunden mit einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz entfällt.
  • Abhängig vom System ist die Schulung 24/7 möglich. Die Entscheidung über Beginn, Ende und Lernfortschritt liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters.
  • Im Regelfall endet auch die Online-Schulung mit einer Prüfung und einem rechtsgültigen Zertifikat, welches die Weiterbildung bestätigt und damit von den Datenschutzbehörden anerkannt wird.

Welche Lernziele sind mit Online-Schulungen abzudecken?

Ob Online- oder Präsenzschulung: Der Gesetzgeber schreibt die Inhalte vor, schließt jedoch keine Form der Wissensvermittlung explizit aus. Ziel aller Schulungen ist, dass Mitarbeiter*innen erkennen, welchen Beitrag sie am Schutz personenbezogener Daten haben und welche Folgen eine Verletzung mit sich bringen kann. Der optimale Datenschutz sind bestens geschulte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Wie sind die technischen Parameter von Online-Schulungssystemen?

Der Corona Pandemie ist es zuzuschreiben, dass Online-Schulungen in den Fokus der Verantwortlichen gerückt sind. In Zeiten, in denen die Arbeit vorwiegend in den eigenen 4 Wänden zu erledigen ist, spricht wenig dagegen, dieses Prinzip auch auf Aus- und Weiterbildung anzuwenden.

In den letzten Jahren hat man Lern-Management-Systeme (LMS) entwickelt, die die Lernprozesse steuern und die Lerninhalte bereitstellen. Zusätzlich sind in LMS didaktische Ansätze zu integrieren. Sie können multimediale Inhalte haben, mit Übungen und Zwischenprüfungen den Lernstatus belegen, den Präsenzunterricht mit Selbstlerneinheiten untermauern.

Das alles ermöglicht den Lernenden eine zeitlich und örtlich unabhängige Konsumation der Schulung. Ebenso sind viele unterschiedliche Endgeräte möglich, da die Technik in aller Regel webbasierend ist: Mit Computer, Laptop, Tablet und Smartphone ist Lernen und Studieren jederzeit und ortsungebunden möglich.

Unterschied zwischen E-Learning und Webinar

Beide Begriffe sind durch Corona viel stärker in den Fokus gerückt als bisher. Die Technik ist nicht neu und die Experimentalphase seit rund 10 Jahren abgeschlossen. Dank kostengünstiger Bandbreiten und breiter Verfügung des Internets, auch drahtungebunden (Luftschnittstelle), hat sich die Bereitschaft zum Onlinelernen merklich gebessert. Das sind die konkreten Unterschiede:

  • Webinare: Sind in aller Regel termingebunden. In Form einer Live-Veranstaltung treffen sich Trainer und Lernende in einem virtuellen Klassenraum. Der Vorteil liegt in der höheren Interaktivität und der Möglichkeit von sofortigen Rückfragen oder gemeinsamen Diskussionen.
  • E-Learning: Ist in aller Regel weder an Zeit noch an Ort gebunden, auch hinsichtlich der Endgeräte gibt es kaum Einschränkungen. Damit werden Lerninhalte „konsumiert“, es wird zugehört, gelesen, zugesehen. Es sind wenig Möglichkeiten zur Interaktivität, dem Austausch mit anderen Studierenden oder den Trainern vorgesehen. Die Lernenden sind für ihren Lernerfolg weitgehend selbst verantwortlich.

Geschulte Mitarbeiter sind der beste Datenschutz

Ihre technischen Maßnahmen zum Datenschutz können noch so gut sein – wenn Ihre Mitarbeiter nicht entsprechend geschult sind, sind Datenpannen schwer vermeidbar.

Setzen Sie deswegen auf eine praktische und effektive Online-Datenschutzschulung für Ihre Mitarbeiter. So schaffen Sie ein besseres Bewusstsein für den Umgang mit schützenswerten Daten und tragen maßgeblich zu Ihrer DSGVO-Compliance bei!

Ein solches System für die DSGVO Online Schulung findet man auf Juraforum.de.

Ihre Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Fazit und Zusammenfassung DSGVO Online Schulung

Unternehmer und Führungskräfte tragen eine Mitschuld, wenn es zu einer Datenschutzverletzung aufgrund mangelnder Unterweisung / Schulung kommt. Wenn dieser gesetzlich vorgeschriebene Bildungsauftrag vernachlässigt wird, dann drohen hohe Bußgelder. Es sollte allen bewusst sein, dass Aus- und Weiterbildung zu Datenschutzthemen Teil des betrieblichen Risikomanagements ist. Die Technik macht es möglich alle Themen zeit- und ortsungebunden zu erlernen. Ob im Home-Office oder am Arbeitsplatz, im Rahmen einer Dienstreise oder einer Fahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln: Mit E-Learning sind Themen zu wiederholen, die Erreichung von Zwischenschritten zu dokumentieren, rechtsgültige Zertifikate zu erlangen.

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