Dynamische Prozesse im Wandel erfassen

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"Alles ist in ständiger Bewegung, alles fließt" – Was der antike Philosoph Heraklit vor zweieinhalb Tausend Jahren formulierte, ist inzwischen zum Erkennungszeichen für erfolgreiche Unternehmen avanciert. Wer die Unternehmensprozesse nicht ständig weiterentwickelt und dynamisch dem globalen Wandel anpasst, verliert schnell seine Wettbewerbsfähigkeit. POLIPOL hat in dieser Hinsicht alles richtig gemacht. Als einer der führenden Polstermöbelhersteller in Europa führte POLIPOL ein BDE-System vollintegriert in SAP ein, das nicht nur diese Dynamik auffangen kann, sondern auch in der Lage ist, sich dem ständigen Prozesswandel anzupassen. Das war die Geburtsstunde eines bemerkensweten IT-Projekts. www.membrain-it.com Die Ausgangssituation: BDE als Subsystem Die Polipol Polstermöbel GmbH & Co. KG beschäftigt ca. 5.500 Mitarbeiter in Deutschland, Polen und Rumänien an insgesamt sieben Standorten. An jedem dieser Standorte war ein BDE-System als Subsystem lokal installiert – wohlgemerkt: eine siebenfache Datenhaltung, die manuell an die Zentrale in Diepenau übermittelt wurde! Die BDE hatte hierbei drei Funktionsbereiche:

a) Personalzeiterfassung: eine sogenannte Kommt-Geht-Meldung,
b) Auftragsdatenerfassung (Welcher Mitarbeiter, hat zu welchem Zeitpunkt, an welchem Auftrag gearbeitet). Hieraus lassen sich logistische und leistungslohnrelevante Rückmeldungen ableiten und
c) Leistungslohnabrechnung: Sie wurde aus den erfassten Daten erstellt und von jedem Standort aus manuell ans SAP HR für die tatsächliche Abrechnung übertragen.

Unzeitgemäße Architektur

Dass solch eine Architektur schnell an ihre Grenzen kommt, ist nicht weiter verwunderlich. Durch die siebenfache Datenhaltung entstanden Redundanzen und an Fehlerhandling geschweige denn Schnittstellenmonitoring war nicht zu denken. "Wir sind in den letzten Jahren so schnell gewachsen", so der IT- und Logistikleiter Peter Jürgens, "dass solch eine Architektur einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Wir haben eine extreme Dynamik in unseren Prozessen und verfügen über viel Know-how in der Optimierung von Entwicklungsprozessen. Zudem waren wir immer vom damaligen Softwarepartner abhängig."

Darüber hinaus waren Auswertungen, die über die bestehenden Prozesse hinausgingen (Statistiken etc.) besonders kompliziert. Themen wie Archivierung von Aufträgen und Langzeitdatenhaltung für Langzeitauswertungen waren nahezu unmöglich. Eine neue Lösung musste her. Eine Lösung, die mehr Flexibilität ermöglichte und das gesamte SAP Know-how wieder ins Haus zurückholte.

Die (Ab-)Lösung: Vollintegrierte BDE in SAP

Vollständige SAP Integration und eine minimale Abbildung der bestehenden Prozesse waren die Hauptanforderungen an das neue System. Die Betriebsdaten sollten nicht siebenfach erfasst werden, sondern direkt vom BDE-Terminal oder vom mobile Device ins zentrale SAP landen. Die mobile und die stationäre Lösung sollten aus einem Guss ein.

"Der technologische Ansatz von MembrainSFC BDE", so Peter Jürgens, "hat uns von Anfang an überzeugt. Mit Membrain haben wir einen Partner gefunden, der unsere komplexen Anforderungen kompetent umsetzen kann."

Die Vorteile von MembrainSFC BDE und weitere Features

Mit MembrainSFC BDE lassen sich deutlich mehr Funktionen in den jeweiligen Bereichen abbilden als zuvor:

a) Die Personalzeit wird nun automatisch berechnet – auch die Ab- und Anwesenheitsarten (bspw. die Urlaubskonten).
b) Auftragsdatenerfassung: Über die Erfassung der einzelnen Fertigungsaufträge lassen sich allgemeine logistische Rückmeldungen ableiten. Auftragsstati werden automatisiert gesetzt und daraus lassen sich die leistungslohnrelevanten Daten ermitteln. Dies gilt insbesondere auch für die "Nebentätigkeiten". Wenn ein Akkordler bspw. zum Schneeschnippen geschickt wird oder eine Inventur im Lager durchführt. Mit dem alten System mussten solche Nebentätigkeiten manuell kalkuliert werden.
c) Leistungslohnabrechnung: Sie bereitet die HR-Abrechnung vor. "Dadurch, dass wir mit MembrainSFC BDE die Leistungslohnabrechnung von der HR abgekapselt haben", so Peter Jürgens, "sind wir viel flexibler und können unsere dynamischen Prozesse auch weiterhin verbessern".

Für die in der BDE erfassten Daten hat POLIPOL umfangreiche Transaktionen zur Kontrolle und ggf. Korrektur entwickelt. Dies stellt die hohe Anforderung an die Datenqualität bei der Übergabe der Leistungslohndaten in SAP HR sicher.

Akzeptanz und Ausblick

"Mit MembrainSFC BDE sind wir sehr zufrieden", so Peter Jürgens. "Mit dem alten System waren wir am Ende des Machbaren. Wir haben nun qualitativ hochwertige Daten, die wir für das Kurzzeit- und Langzeitcontrolling nutzen können. Die neue Lösung schafft viel Potential uns auch weiterhin zu verbessern."    

http://www.membrain-it.com/home/

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