Ein besseres Dokumentenmanagement mit SMASHDOCs

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Die Initiative Mittelstand im Gespräch mit der smartwork solutions GmbH.

Mit SMASHDOCs funktioniert die Abstimmung und Verhandlung viel einfacher, schneller und sicherer als bisher. Dafür wurde die Lösung mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2015 in der Kategorie DMS ausgezeichnet.

Ihr Produkt ist Sieger beim INNOVATIONSPREIS-IT 2015. Können Sie uns Ihre Lösung in drei prägnanten Sätzen beschreiben?

SMASHDOCs vereinfacht und beschleunigt das inhaltliche Abstimmen und Verhandeln von Dokumenten aller Art. Mit SMASHDOCs gibt es kein Versions- und Änderungschaos mehr. Und permanente Versionsvergleiche und zeitraubendes Korrekturlesen gehören dank SMASHDOCs endlich der Vergangenheit an.

Was ist aus Ihrer Sicht das Innovative an Ihrer IT-Lösung?

SMASHDOCs wurde speziell entwickelt, um den Prozess der inhaltlichen Abstimmung und Verhandlung von Dokumenten deutlich effizienter zu machen als bisher. Klassische Textverarbeitungsprogramme und Webeditoren haben ihren Schwerpunkt beim Schreiben, nicht jedoch beim Prozess der Abstimmung.
Mit SMASHDOCs gibt es kein Änderungs- und Versionschaos mehr, denn SMASHDOCs speichert alle Änderungen in einem einzigen Dokument – und das für jeden Abschnitt getrennt. So kann ein User jederzeit mit nur einem Klick alle Änderungen zu einem Abschnitt nachvollziehen. Das ist, unseres Wissens nach, weltweit einmalig.
Außerdem haben wir eine völlig neue Methode und Technologie entwickelt und zum Patent angemeldet, um Änderungen an Dokumenteninhalten besser verwalten und anzeigen zu können.
Ein SMASHDOC ist ein kein gewöhnliches, statisches Web-Dokument, sondern es „denkt mit“. Ein SMASHDOC weiß z. B. immer ganz genau für jeden User getrennt, welche Änderungen er schon gesehen hat und welche noch nicht und hebt diese dann automatisch farblich für den User hervor. Und das nicht nur für neue Änderungsvorschläge, sondern auch, wenn jemand anderes einen Vorschlag akzeptiert oder abgelehnt hat (was so z. B. in Microsoft Word oder Google Docs nicht erkennbar ist).
Manuelle Versionsvergleiche und zeitraubendes Korrekturlesen sind dank unserer neuen Technologie deshalb ab sofort nicht mehr notwendig.

Warum braucht ein Unternehmen eine Lösung wie Ihre und welche Vorteile bietet sie mittelständischen Unternehmen?

Gerade mittelständische Unternehmen arbeiten sehr kostenbewusst – und das alltägliche Abstimmen von Dokumenteninhalten innerhalb wie auch zwischen Unternehmen war bis zur Entwicklung von SMASHDOCs ein höchst ineffizienter Prozess. Das ändern wir.
Unternehmen, deren Mitarbeiter mit SMASHDOCs arbeiten, sparen jedes Mal, wenn Dokumente abgestimmt oder verhandelt werden müssen, enorm Zeit und Geld.
Ganz gleich, ob es sich beispielsweise um ein zweiseitiges Protokoll von drei Mitarbeitern handelt, eine hundertseitige Anforderungsdokumentation für ein neues IT-System, die von vielen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen erstellt wird, oder eine komplizierte Vertragsverhandlung.
SMASHDOCs sorgt immer dafür, dass die Abstimmung und Verhandlung viel einfacher, schneller und sicherer abläuft als bisher.

Wie lange dauerte die Entwicklung Ihrer innovativen Lösung und planen Sie weitere Optimierungsmaßnahmen?

Die Entwicklung von SMASHDOCs 1.0 dauerte fast zwei Jahre. Aktuell befinden wir uns in einer Public-Beta-Phase. Parallel dazu entwickeln wir SMASHDOCs gemeinsam mit unseren Nutzern und Unternehmenskunden weiter und bereiten unter technischen Aspekten die Integration in Dokumentenmanagement, Social Intranet und File-Sharing-Lösungen vor. In gut sechs Monaten wird dann SMASHDOCs 2.0 erscheinen.
Wir sind ein extrem agiles Unternehmen und werden auch danach in kurzen Abständen die Ideen und Wünsche unserer Nutzer zeitnah Wirklichkeit werden lassen und noch weitere, große Innovationen im Bereich Textverarbeitung und Document Collaboration präsentieren.

Welche fünf Keywords würden Sie mit Ihrer Lösung verbinden?

  • Document Collaboration
  • Textverarbeitung
  • Prozessoptimierung
  • Dokumentenmanagement
  • Social Collaboration

Wie wichtig ist für Sie die Teilnahme an Wettbewerben wie dem INNOVATIONSPREIS-IT und was bedeutet ein solcher Preis für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit?

Wir haben uns ganz bewusst für eine Bewerbung entschieden, weil wir eine extrem innovative, Next-Generation-Technologie entwickeln – und umso mehr haben wir uns gefreut, dass die Jury das enorme Potential unserer Lösung erkannt und gewürdigt hat.
Der Preis erfüllt uns mit Stolz und ist ein gewaltiger Antrieb für uns, SMASHDOCs mit jeder neuen Version noch besser zu machen.
Innovationen zu entwickeln ist nicht immer leicht. Viele meinen, man sei ein „Geisterfahrer“. Und da tut es einfach nur gut, von einer so fachkompetenten Jury die Bestätigung zu erhalten, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Welche Rolle spielt das Thema „Innovation“ Ihrer Meinung nach für den Mittelstand?

Große Unternehmen sind unseres Erachtens oftmals viel zu träge und bürokratisch, um Innovationen zu schaffen oder sie einzuführen.
Genau darin liegt die Chance des Mittelstands. Hier sind die Entscheidungswege traditionell kürzer und das Interesse an Neuem höher, so dass Innovationen schneller entdeckt, eingeführt werden und ihre positive Wirkung entfalten können.
Der Mittelstand ist Innovator in zweierlei Hinsicht. Einmal als Erschaffer von Innovationen. Und einmal als Konsument von Innovationen. ​Das ist ein enormer Vorteil gegenüber den „Großen“ und „ganz Großen“.

Wie schafft es Ihr Unternehmen, dauerhaft innovativ zu bleiben? Wie sieht Ihre Zukunftsplanung aus?

Es ist der Weg, wie wir Lösungen entwickeln.
Wir analysieren stets sehr genau, warum ein Problem wirklich ein Problem ist. Und dann fragen wir nicht, wie wir das Problem mit bestehenden Mitteln lösen können, sondern erarbeiten erst einmal, wie eine optimale Lösung aussehen und funktionieren sollte.
Erst dann versuchen wir, die Lösung mit vorhandenen Methoden und Technologien umzusetzen. Gelingt uns das nicht (und das war beim Thema „Effizientes Abstimmen von Dokumenteninhalten“ genau so), entwickeln wir völlig neue Methoden und Technologien.
Wir haben hier schon einen gewaltigen Schritt gemacht – und sehen noch enormes Potential für die Zukunft, um unsere Positionierung als Innovation Leader im Bereich Document Collaboration nachhaltig zu festigen und unseren Vorsprung auszubauen.
Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt ist, dass wir unseren Kunden immer sehr genau zuhören. Dass wir versuchen, sehr genau zu verstehen, warum ihnen etwas gefällt. Und warum nicht. Wir fragen sie nicht nach Lösungen, sondern lassen sie beschreiben, wie es in einer idealen Welt funktionieren sollte. Diese Visionen und Ideen setzen wir dann in produktive Lösungen um.
Wir werden in etwa sechs Monaten die Version 2.0 von SMASHDOCs veröffentlichen und parallel dazu unseren eigenen Vertrieb massiv verbreitern.
Außerdem werden dann die ersten strategischen Integrationen in andere Produkte abgeschlossen sein, wodurch wir über diese neuen Vertriebskanäle SMASHDOCs gemeinsam mit unseren Partnern weltweit bekannt machen und an Millionen von Kunden unserer Partner vertreiben können.

 

Weitere Informationen zur Lösung finden Sie hier

 

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