Einführung einer zweiten Kalkulationsmethode

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Nach über 20 Jahren intensiver Beschäftigung mit der Angebots-Kalkulationsthematik erarbeitete ich ein komplett neues Konzept aus. Darin werden für die Gemeinkostenverrechnung Minuten-Verrechnungssätze gebildet, an Hand derer die Belastung auf das Produkt geschieht, natürlich neben den Werten aus Stückliste und Arbeitsplan.

Diese Methode spricht vor allem die Betriebe an, die die Zuschlagskalkulation mit ihren er- wiesenermaßen großen Nachteilen im Einsatz haben, und das sind fast 2/3 aller Betriebe.

Als Pilotunternehmen fungierte ein spanisches Zulieferwerk eines großen deutschen Antriebsherstellers. Der Jahresumsatz beträgt ca. 12 Mio. € bei einer Stammbelegschaft von 115 Leuten. Produziert wird an zwei Standorten. Folgende Aufgabenstellung lag vor:

– Ermittlung der Artikel-Angebotspreise nach dem neuen Schema
– Herausarbeiten der Unterschiede zum bestehenden System
– Analyse und Maßnahmenbeschluss aus den Erkenntnissen

Neuer Kalkulationsansatz

Im Folgenden möchte ich den neuen Ansatz und die damit verbundenen Vorteile kurz skizzieren:

Die aktuell existierenden Strukturkosten/Gemeinkosten fließen über die Verrechnungssätze in die Kalkulation ein – Keine Verwendung von intransparenten Zuschlagssätzen.

Es existieren Sätze für Fertigungslohn, Produktionshandling, Maschinen und Rest-Gemeinkosten, lediglich für die Materialgemeinkosten existiert ein Zuschlagssatz.

Der Faktor „Zeit“ eines Artikels korreliert mit der Höhe von Einzelkosten, die üblicher- weise als Basis für die Zuschlagssätze herhalten müssen und ist daher als gültige Basisgröße genauso verwendbar bzw. richtig oder falsch.

Veränderungen in der Betriebsstruktur sind sofort in den Kalkulationsergebnissen sichtbar und zwar in Form direkter Herkunft und nicht in einem Zuschlagssatz verschleiert, während in der Praxis bei Verwendung der Zuschlagskalkulation bei Kostenveränderungen die Sätze entweder überhaupt nicht oder nur völlig unzureichend angepaßt werden, was wiederum zu falschen Kalkulationswerten führt.

Eine leichte Kopierbarkeit der erhobenen Daten läßt Simulationen in äußerst transparenter Form zu, z. B. auch bei anstehenden Umstrukturierungen, die ihren Schwerpunkt im Strukturbereich haben.

Ein Nachkalkulationscharakter ist aufgrund der aktuell verwendbaren Istdaten z. B. gegenüber Plandaten zusätzlich gegeben.

Last but not least die Tatsache, daß alle Kalkulationswerte in einem System hinterlegt sind, und es daher nicht nötig ist, aus vorgelagerten Systemen Daten abzurufen oder abzugleichen.

Schaltflächen mit Mausklicksystem in VBA-Programmierung

Schaltflächen mit MausklicksystemÜber ein übersichtliches Mausklicksystem sind alle relevanten Bereiche der Kalkulation ansteuerbar. Alle in der Kalkulation verwendeten Daten sind integriert, Veränderungen hierin finden sofort nachweisbar in den Kalkulationswerten ihren Eingang.

Ecxurs zum Thema VBA-Programmierung

Daten aus anderen Systemen in Excel weiter zu verarbeiten, liegt im Trend, und alle großen Softwarehersteller stellen Excel-Schnittstellen zur Verfügung. Oft liegen die Rohdaten aber nicht so geordnet vor, wie es die Weiterverarbeitung erfordert. Excel bietet weitreichende Möglichkeiten, dem beizukommen. Bei Wiederholungsarbeiten – und dies ist ein großer Teil der Arbeit – gilt es, die Abläufe zu automatisieren. Dann kann Excel einen wirksamen Beitrag zur Eindämmung ausufernder EDV-Kosten leisten.

Der Vorteil von Excel ist, neben der Flexibilität für individuell zu gestaltende Lösungen – daß es bereits ein fertiges Rechenprogramm mit integriertem Automatisierungswerkzeug ist.

Deshalb müssen für die Automatisierung nur noch die Formeln aufgestellt und die Ablaufbefehle eingerichtet werden. Excel selbst kann unverändert bleiben.

Die Automatisierung beginnt mit der Einrichtung einer eigenen Bedieneroberfläche mit bunten, freihändig beschrifteten Schaltflächen, denen Makros zugewiesen sind. Die Makros erledigen all das, was normalerweise mit den vielen Excel-Werkzeugen in offener Tabellenarbeit durchgeführt wird. Lassen Sie Excel arbeiten, anstatt mit Excel zu arbeiten!

Sobald größere Datenmengen aufzubereiten sind – und dies ist in der Regel auch in kleineren unternehmen der Fall – geht es darum, aus der Vielzahl der Möglichkeiten die schnellsten auszuwählen. Meistens gibt es mehrere Lösungswege, und nicht alles, was Excel bietet, ist in jedem Fall die beste Wahl.

Unrationelle Excel-Lösungen sind daran zu erkennen, daß Tabellen großflächig mit Formeln bestückt und gespeichert werden. Dies ist unpraktisch, da am Ende nur die Resultate interessieren. Formeln sind speicherintensiv. Deshalb hinterlegen wir diese in einem Depot, aus dem sie makrogesteuert in die Tabellen kommen und in Werte umgesetzt werden. Die pfad- unabhängige Lauffähigkeit und automatisierte zeitliche Fortschreibung sind weitere Elemente der rationellen Excel-Anwendung. Ein weiterer Schritt zur Beschleunigung sind die Input- Outout-Trennung. Im Umgang mit größeren Datenmengen spielt die rationelle Aufteilung eine entscheidende Rolle. Vielfach werden in den Auswertungen nur blanke Daten benötigt, während zuvor diverse Formeln und Formate eingesetzt sind. Dann speichern wir die Transferdaten in Zwischendateien. Diese werden von der Inputseite im Überschreibmpdus er- neuert und für die Auswertung lediglich gezogen. Damit erreichen wir eine enorme Beschleunigung.

Der Ablauf

Beim notwendigen Aufenthalt vor Ort wurden die Daten erhoben. Begonnen wurde mit der systematischen Darstellung der Produktionsstruktur. Fertigungs-Kostenstellen mit den dazugehörigen Fertigungsmitarbeitern, den gefahrenen Schichten, einer evt. Leistungsvorgabe sowie den im Prozess stehenden Maschinen werden erfaßt.

Je Kostenstelle wird dann ein Durschnittsstundensatz sowie Durchschnitte für evt. vorhandene Prämien oder Zuschläge gebildet. Des weiteren werden dann wieder je Kostenstelle der Jahresverdienst eines durchschnittlichen Mitarbeiters sowie die Jahres-Leistungsstunden berechnet.

Diese Daten fließen dann in die Fertigungs-Kostenstellensatzbildung ein. Daneben werden die indirekten Personalkosten der Fertigung sowie Sachkosten (ohne Maschinenkosten) und die direkt der Kostenstelle zuordenbaren Fertigungs-Hilfsstellen mit Personal- und Sach- kosten ermittelt. Divisor zur Ermittlung des Verr. Satzes sind dabei die Leistungsstunden je Fertigungskostenstelle.

Ein eigenes Kapitel stellt dann die Berechnung der Maschinenstundensätze dar incl. vorgelagerter Leistungsgradermittlung nach dem OEE-Schema. Alle nicht auf Fertigungs-Kosten- stellen umgelegten Kosten werden in einem Restgemeinkostensatz zusammengefaßt. Der Verrechnungssatz ergibt sich dabei aus der Division durch die Summe der Fertigungs-Leistungsstunden. Lediglich der Material-Gemeinkostensatz wird nach dem bekannten Zuschlagssatzschema gebildet. Damit ist die Erfassung der Strukturkosten abgeschlossen.

Eine Liste aller zu kalkulierenden Artikel sowie die notwendigen Materialstammdaten bilden eine wichtige Grundlage für die Einzelkosten. Daneben ist auch die Möglichkeit vorhanden, Sondereinzelkosten zu berechnen.

Aus Arbeitsplan und Stückliste werden die Daten in das Kalkulationsschema übernommen.

Dabei ist im Strukturbereich transparent zu ersehen, wie sich der Kalkulationswert zusammensetzt. Neben der Kostenstelle sind auch die Arbeitsplanzeiten sowie der Verrechnungssatz ersichtlich. Des weiteren gibt der ausgewiesene Deckungsbeitrag pro Artikel Auskunft über die absolute Preisuntergrenze. Eine Zusammenfassung aller kalkulierten Artikel ergibt bei Eingabe von Jahresverkaufsmengen sogar einen prognostizierten Jahresumsatz. Die auf diese Art und Weise gewonnenen Daten können individuell vorliegenden Kundendaten gegenübergestellt werden.

Eine Maschinen- und Arbeitskapazitätsplanung sowie eine Materialmengenbedarfsplanung vervollständigen die Datenerhebung. Daneben werden, sollte die verfügbare Kapazität nicht benötigt werden, auch die sogenannten Leerkosten ausgewiesen, mit Hilfe derer die Kosten ungenutzter Kapazität dargestellt werden.

Die Praxis

In gut einer Woche waren die Vorarbeiten vor Ort abgeschlossen, in einer weiteren Woche die Daten im System verarbeitet. Selbstverständlich müssen alle erforderlichen Infos zugänglich sein und alle notwendigen Auskünfte gegeben werden. Das Ausmaß von Artikel- und Materialstammdaten ist zusätzlich mitentscheidend für den anzusetzenden Zeitrahmen.

Zur Datenerhebung für ein mittelständisches Unternehmen mit durchschnittlichem Portfolio benötigt man maximal drei Wochen, um das Wertegerüst aufbereitet zu haben.

Bei dem Projekt kam es zum wesentlichen Ergebnis, daß die vorhandenen Strukturkosten des Werkes nicht in vollem Umfang in den Kalkulationswerten vorhanden waren. Es konnten einzelne Bereiche ausfindig gemacht werden, die tendenziell nicht die erforderliche Kostenhöhe in der Kalkulation aufwiesen. Insgesamt lagen die Kalkulationswerte ca. 15% über den existierenden Kalkulationsdaten.

Des weiteren konnten die erforderlichen Maschinenkapazitäten abgeglichen werden. Hier stellte sich heraus, daß es durchaus Optimierungsmöglichkeiten in der Produktions-Schichtengestaltung gab. Die Installation eines neuen Schichtsystems war die Folge.

Alles in allem wurde in kurzer Zeit nachgewiesen, welche Schwachstellen im vorliegen- den Kalkulationssystem vorliegen und wie darauf reagiert werden muß/sollte. Mit einem bestechenden Kosten-Nutzenverhältnis konnte das Projekt zur Zufriedenheit aller abgeschlossen werden. Die Fähigkeit, die wesentlichen Stellschrauben in einer Kalkulation heraus- zuarbeiten, mit bestehenden Werten zu vergleichen und betriebswirtschaftliche Schlüsse daraus zu ziehen geht meilenweit vor 100%-iger theoretischer Scheingenauigkeit aufgeblasener IT-Systeme, die immense manpower- und Finanzresourcen verschlingen. Der Beweis, daß dies möglich ist, wurde hiermit deutlich erbracht.

Werner Jungnickl – Dipl. Betriebswirt (FH) / Controller (RKW) leitet die Unternehmensberatung „Controlling auf Zeit“ in Bad Wörishofen
E-Mail: w.jungnickl@coaz.de

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