Heizung- und Sanitär-Spezialist Lipinski optimiert Verwaltung mit Handwerkersoftware PDS abacus

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Seit 2009 setzt die Lipinski GmbH aus dem niedersächsischen Dorfmark die neue Softwaregeneration der PDS erfolgreich ein. Zunächst reorganisierte das Unternehmen mit der Handwerkersoftware die Verwaltung und den mobilen Service für den Kundendienst. Seit Oktober 2011 ist zusätzlich die PDS abacus Finanzbuchhaltung als kostengünstige Cloud-Lösung im Einsatz. Seitdem werden sämtliche Geschäftsprozesse einfach, durchgängig und zentral in nur einem System abgebildet.

Stetiges Wachstum machte Wechsel der Handwerkersoftware notwendig
Bereits 1996 stellte das Unternehmen die Schreibmaschine beiseite und setzte früh auf die Optimierung von Prozessen mittels einer Windows-basierten SHK-Software. Die über 13 Jahre eingesetzte Lösung, die vor allem für die Erstellung der Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen zum Einsatz kam, konnte jedoch den wachsenden Anforderungen des Heizung- und Sanitär-Spezialisten im Laufe der Jahre immer weniger gerecht werden.

Nachdem die Geschäftsleitung erstmals auf die neueste Handwerker-Software PDS abacus aufmerksam wurde und sich im Rahmen einer Software-Präsentation ein genaueres Bild über Lösungsanbieter, Bedienoberfläche, Funktionsumfang sowie Prozessabwicklung machen konnte, entschied man sich kurzerhand für die Ablösung des Altsystems durch PDS abacus: „Die Lösung hat uns die Defizite unserer bisherigen Lösung eindrucksvoll aufgezeigt. Diverse Abläufe, die wir bislang zeitaufwändig in manueller Art und Weise abgewickelt haben, lassen sich in abacus bequem automatisieren und in nur einem System abbilden. Strukturen hinterlegen, eine effektive Verwaltung unserer Objekte, die Pflege zusätzlicher Kundendaten, all dies war mit unserem bisherigen System bislang nicht oder nur umständlich möglich“, erinnert sich Geschäftsführerin Anja Lipinski. „Wir konnten viele Funktionen, die wir bislang in unserer alten Lösung verwendet haben, in PDS abacus auf Anhieb wiederfinden. Dies hat die Umstellung maßgeblich erleichtert, da wir uns nicht erst aufwändig mit der Bedienung auseinandersetzen mussten.“

Anwender der ersten Stunde
Die neue Lösung kommt bei der Lipinski GmbH mit den Modulen Branche und mobiler Service für den Kundendienst nunmehr seit Ende 2009 zum Einsatz. Seitdem konnte der Betrieb, der als Anwender der ersten Stunde nach der erstmaligen Marktfreigabe 2009 die Lösung bereits auf Herz und Nieren prüfen konnte, die Arbeitsabläufe rund um die Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und die Buchhaltung spürbar straffen.

„Mit der speziell für mittelständische Handwerks-Betriebe und das SHK-Gewerbe (Sanitär, Heizung, Klima) entwickelten Unternehmenslösung PDS abacus haben wir alle erforderlichen Informationen in einem zentralen System. Wo wir damals systemintern oder mit Hilfe von externen Insellösungen nach benötigten Kunden-, Artikel- oder Objektdaten „graben“ mussten, so haben wir heute alle Informationen direkt verfügbar und nur einen Knopfdruck entfernt“, so Anja Lipinski, die vor allem die partnerschaftliche Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“ zu schätzen gelernt hat: „Wenn sich doch mal zu einzelnen Abläufen Fragen ergeben, hat PDS immer ein offenes Ohr für uns und gibt mit pragmatischen Tipps und Lösungsansätzen schnelle Hilfestellung – auch wenn mal aufgrund einiger Besonderheiten in unserem Betrieb individuelle Anpassungen notwendig werden.“

Einführung der PDS abacus Finanzbuchhaltung
Seit Oktober 2011 wird zusätzlich zum Handwerkerprogramm die neue Finanzbuchhaltung der PDS eingesetzt. Mit diesem Schritt vervollständigt die Lipinski GmbH Ihre Organisation durch eine einheitliche EDV aus dem Hause PDS. „Zwar war die unterjährige Umstellung der Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb mit gut 20 Mitarbeitern für uns zunächst eine Herausforderung, die wir – nicht zuletzt dank des guten Supports seitens der PDS und zweier Doppelbuchungen – gut gemeistert haben“, so Anja Lipinski. Durch die Integration der verschiedenen Programmteile wird eine bessere Transparenz und leichteres, schnelleres Arbeiten gewährleistet. Mit der Einführung der Finanzbuchhaltung hat das Unternehmen ebenfalls den Weg in die Cloud beschritten, da die komplette Software der PDS im Rechenzentrum über das Internet betrieben wird. So entlastet Lipinski nicht nur die eigene Serverhardware, sondern profitiert auch von automatischen Datensicherungen und den aktuellsten Online-Updates.

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