High-End-DMS als Open Source

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Das Unternehmen „bitfarm Informationssysteme GmbH“, das mit seinem Produkt „bitfarm-Archiv Enterprise Edition 3.5.4“ bei dem diesjährigen INNOVATIONSPREIS-IT 2014 in der Kategorie „DMS“ als Gewinner hervor ging, setzt auf hochwertiges Dokumentenmanagement gepaart mit modernem Zeitgeist. Denn das Produkt vereint nicht nur die Funktionalitäten aus dem eigentlichen Dokumentenmanagement mit dem Enterprise-Content-Management, der Verwaltung von Unternehmensinhalten, sondern stellt die Bausteine der Systeme zur Weiterverwendung und Entwicklung frei als Open Source zu Verfügung.

Herr Schneider, Ihr Produkt ist Sieger beim INNOVATIONSPREIS-IT 2014.

Was ist aus Ihrer Sicht das Innovative an Ihrer IT-Lösung?

Das innovative an bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist sicherlich die Kombination aus kompletter DMS- und ECM-Funktionalität, benutzerfreundlicher und intuitiver Oberfläche, weitreichende Automatisierungs- und Anpassungsmöglichkeiten, leistungsstarker Texterkennung und Schnittstellen zu den meisten ERP- und Warenwirtschats-, Office und E-Mail Programmen. Das ganze komplett als Open-Source Software unter der GPLv2 Lizenz verfügbar zu machen, ist einzigartig. Wichtig dabei war aber von Anfang an, dass die Qualität der Software trotz oder gerade durch den gewählten Open-Source Ansatz nicht schlechter sein darf, als bei proprietären Systemen. Das ist uns wohl ganz gut gelungen, wie unsere namhaften Referenzen bestätigen für die wir meist schon viele Jahre tätig sind.

Welche Vorteile bietet Ihre Lösung mittelständischen Unternehmen?

Mit bitfarm-Archiv DMS können mittelständische Unternehmen die tägliche Dokumenten- und Informationsflut in den Griff bekommen. Unsere DMS-Lösung dient nicht nur der Archivierung von Papierbelegen, E-Mails, Office-Dokumenten, Zeichnungen und PDFs, die Dokumente werden auch vollständig und automatisch indiziert, so dass der spätere Zugriff in sekundenschnelle funktioniert. Damit wird nicht nur der Platz für die herkömmliche Aktenablage eingespart, auch der Dokumentenzugriff beschleunigt sich unternehmensweit dramatisch. Durch Methoden wie „frühes Erfassen“ von Belegen verringert sich die Möglichkeit eines Dokumentenverlusts auf nahe gegen Null, was weiter Kosten reduziert. Auch sind Belege bereits während der Bearbeitung von anderen Benutzern im DMS auffindbar, was bei klassischem, papiergebundenen Workflow immer wieder ein Problem darstellt.

Das besondere an bitfarm-Archiv im Vergleich zu anderen Anbietern ist der Open-Source Gedanke. Das DMS ist komplett unter der GPLv2 verfügbar, so dass der Kunde neben der Software auch den Sourcecode erhält und so in der Lage ist, Anpassungen am System sogar selbst vorzunehmen. Durch das Fehlen von Lizenzkosten sinkt die Gesamtinvestition auf ein – auch für kleine Mittelständler – vertretbares Maß.

Können Sie uns die Lösung etwas näher beschreiben? Was kann diese leisten?

Unsere Software implementiert die Kernthemen des elektronischen Dokumentenmanagements – Erfassung, Ablage, Archivierung, Versionierung, Workflow, DLM. Haupteinsatzgebiet sind Verwaltungen mittelständischer Unternehmen im deutschen und englischen Sprachraum. Am häufigsten wird bitfarm-Archiv verwendet für

– Erfassung, Indizierung und Verteilung von Papierdokumenten (Posteingang)
-Rechnungsworkflow / Automatisierung von sonstigen Dokumentenprozessen
-Einkaufs- und Bestellwesen
-Revisionssichere Archivierung von ERP-Dokumenten
-E-Mail Archivierung gemäß der gesetzlichen Vorgaben
-Qualitätsmanagement, Prüfbelege und Materialzeugnisse
-Vertragsverwaltung / Vertragsworkflow
-Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Durchsetzung des 4-Augen Prinzips
-Digitale Personalakte

Wie wichtig ist die Teilnahme an Wettbewerben wie dem INNOVATIONSPREIS-IT für den Mittelstand?

Wettbewerbe wie der Innovationspreis-IT bieten eine gute Möglichkeit, die interessierte Öffentlichkeit auf eigene, besonders innovative Lösungen aufmerksam zu machen. Wichtig finden wir vor allem, auf diesem Wege ein unabhängiges Feedback für die eigene Arbeit zu bekommen. Das ist eine andere Qualität, als z.B. klassische Kundenumfragen.

Was bedeutet ein solcher Preis für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit? Wie setzen Sie die erfolgreiche Teilnahme ein?

Das bitfarm-Team freut sich sehr über den Preis und sieht ihn als Bestätigung, auf dem richtigen Weg zu sein.

Diesen Weg wollen wir in Zukunft gemeinsam mit unseren Kunden weitergehen und dabei weiter innovativ bleiben. Es gibt noch viele gute Ideen in unserer Entwicklungspipeline.
Selbstverständlich ist die Auszeichnung auch für unsere Kundenkommunikation hilfreich, um die besondere Eignung von bitfarm-Archiv DMS für den Mittelstand zu unterstreichen.

Welche Rolle spielt das Thema „Innovation“ für den Mittelstand?

Innovation ist in der globalisierten Welt für den deutschen Mittelstand überlebenswichtig und sollte neben ausgezeichneter Qualität das Markenzeichen für Produkte „Made in Germany“ sein.

Weitere Interviews finden Sie unter http://www.imittelstand.de/themen/interviewreihe.html

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