Interaktive prozessorientierte Managementsysteme – Hat Ihr Managementsystem auch 10.000 Zugriffe im Monat?

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Prozessorientierte Managementsysteme leiden in vielen Unternehmen unter großen Akzeptanzproblemen. Ohne realen Nutzen, nur Nachweisbürokratie oder nur etwas für Experten, lautet meist das Urteil. Durch eine innovative Verknüpfung von prozessorientiertem Qualitäts- und Wissensmanagement, angereichert mit Social Media Aspekten, können diese Schwächen mit Erfolg behoben werden. Durch zusätzliche Applikationen und eine konsequente Verknüpfung des Managementsystems mit Produktivsystemen wie ERP- oder CRM wird das Managementsystem zudem zu einem wertvollen Prozessportal, das den Anwender zuverlässig durch die vorhandene IT-Landschaft führt.

Die Methodik Interaktiver Managementsysteme ist eine Entwicklung des WZL der RWTH Aachen und des Fraunhofer IPT. Die Modell Aachen GmbH transferiert diese, durch Beratung und Fachvorträge sowie unter Ausnutzung von Open Source Software, in die Wirtschaft. Die Methodik konnte, Stand heute, schon in über 60 Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden.

Von einem Interaktiven Managementsystem kann gesprochen werden, wenn alle relevanten Beschlüsse und Erfahrungswerte dezentral und zum Zeitpunkt des Entstehens in das Managementsystem eingebracht werden. So ist das Managementsystem ein stets aktuelles Abbild aller Prozesse und Best-Practices Ansätze und damit ein wertvolles, prozessorientiertes Informationsportal sowie ein Führungsinstrument für nachhaltige und wirksame Führung. Jeder Mitarbeiter erhält alle für den Alltag benötigten Informationen, Vorlagen, Hilfestellungen, Erfahrungswerte und Links zu seinen Arbeits-Systemen, sodass er stets den aktuellen Best-Practice umsetzen kann.

Als Voraussetzung für eine Partizipation der Mitarbeiter und Führungskräfte muss ein Interaktives Managementsystem alltäglichen Nutzen entfalten und die Hürde einer Änderung minimal sein. Dazu eignet sich die Wiki-Technologie, die ähnlich Wikipedia – jedoch unternehmensintern, die technische Möglichkeit der Mitgestaltung auf einfachste Weise schafft. Darauf beruht die Software Q.Wiki der Modell Aachen GmbH.

Wie in Abbildung 1 dargestellt, wird die komplette Firmenstruktur in einer Prozesslandkarte dargestellt. Die zugehörigen Prozesse werden bei der jeweiligen Funktion dokumentiert, sodass durch das Einbringen von Wissen und Erfahrungswerten aller Mitarbeiter immer der aktuellste Best Practice abgebildet wird. Des Weiteren können Dateien und Vorlagen an den jeweiligen Prozess angehängt werden, um alle Informationen, die für einen Prozess relevant sind, an einem Ort gebündelt vorzufinden.

Abbildung 1: Prozesslandkarte Q.Wiki

Abbildung 1: Prozesslandkarte Q.Wiki

Springt man in einen Prozess, z.B. den Prozess ‚Investitionsgüter beschaffen‘ (s. Abbildung 2) findet man am Seitenanfang einen Dokumentenkopf mit allen wichtigen Informationen, wie z.B. den Ersteller der Seite, Seitenverantwortlicher, Freigabedatum und Versionsnummer. Prozesse können in Tabellenform und/oder Swimlane-Darstellung dokumentiert werden. Jeder Mitarbeiter kann im Diskussionsstand einfach und intuitiv Änderungen vornehmen, die erst dezentral (vom fachlich verantwortlichen) und dann zentral (z.B. der QM-Abteilung) freigegeben werden müssen. Durch diesen 2-fachen-Freigabeworkflow wird garantiert, dass alle Informationen verlässlich sind.

Abbildung 2: Beispielprozess modelliert im Q.Wiki

Abbildung 2: Beispielprozess modelliert im Q.Wiki

Durch die intuitive Handhabung der Software, ist das Q.Wiki das akzeptierteste Managementsystem der Welt mit mehreren Tausend Zugriffen im Monat. Die Umsetzung des Konzeptes führt zu einer selbstoptimierenden, lernenden Organisation mit Effizienzsteigerungen aller administrativen Mitarbeiter von über 5% pro Jahr.

Weitere Informationen finden Sie unter www.modell-aachen.de

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