IT-Organisation – Inhouse vs. Outsourcing

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Immer wieder werden deutsche Unternehmen oder spezifische Fachbereiche vor die Herausforderung gestellt, die eigene Ablauforganisation auf Einsparpotenziale, Prozesseffizienz oder Ressourcenauslastung hin zu überprüfen. Die „Make or Buy“ – Entscheidung, z.B. ob ein Prozess oder ein Unternehmensbereich wie etwa die Lohnbuchhaltung, der Technische Kundendienst oder die IT-Administration inhouse oder durch externe Dienstleister abgewickelt wird, ist oftmals komplex und von vielen Faktoren abhängig: Umfang und Regelmäßigkeit des Bedarfs, (Fix-) Kostenvergleich intern/ extern, Ressourcenausstattung, Kapitalbindung, eigener Flexibilisierungsgrad, Kapazitätsauslastung, Wertschöpfungsanteil und weiteren. Waren Fremdbezugsentscheidungen früher vornehmlich auf die Fertigungsvorgänge beschränkt, erstrecken sie sich heute auf sämtliche direkten und indirekten Bereiche der betrieblichen Wertschöpfung.

Insbesondere in der IT-Administration greifen in Zeiten der Cloud, wachsender Komplexität der Anwendungslandschaft und des sich verschärfenden IT-Fachkräftemangels immer mehr Betriebe auf spezialisierte IT-Dienstleister zurück, die ihre Leistungen an dem tatsächlichen Bedarf, den Kundenanforderungen und der vorhandenen Infrastruktur ausrichten. „Dabei spielt es heute grundsätzlich für die Abwicklung der Administrations- und Wartungsabläufe keine Rolle mehr, ob die Systeme inhouse auf eigenen oder gemieteten Servern laufen oder im externen Rechenzentrum gehostet werden“, weiß Hans-Jürgen Fockel, langjähriger Sourcing-Experte und Geschäftsführer des IT-Systemhauses LANOS im ostwestfälischen Schloss Holte-Stukenbrock.

Hochverfügbarkeit zum Festpreis

„Im Prinzip kann heute ad-hoc jeder einzelne Prozess in der IT, von der von der Fernwartung und dem IT-Support bis zur kompletten Administration und dem Management der IT-Anlage, ausgelagert werden. Um mal ein Beispiel zu nennen: So ist es heute möglich, dass der Betrieb lediglich die Räumlichkeiten für die IT zur Verfügung stellt. Die benötigte und stets aktualisierte Hardware kann dabei ohne jegliche Kapitalbindung gemietet werden. Je nach Anforderungen bzw. den definierten Service Level Agreements (SLA´s) werden die eigentlichen Administrationstätigkeiten wie etwa Pflege und Wartung von Hard- und Software, Einspielung von Programmupdates, Installationen und Konfigurationen, Monitoring und Systemüberwachung, Datensicherung oder Customizing der Systeme per Remotezugriff bzw. Fernsteuerungsleitstand vom Dienstleister vorgenommen. Über einen IT-Helpdesk können Anwender darüber hinaus Betriebssystem- oder Anwendungsspezifischen Support zertifizierter und entsprechend geschulter Servicetechniker in Anspruch nehmen – z.B. für individuelle Problemstellungen mit dem DATEV Lösungsportfolio, dem Warenwirtschaftssystem, dem Office-Paket oder sonstigen Anwendungen. So behält das Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über die IT, die Verantwortung über die Betriebsbereitschaft der IT und Anwendungen aber liegt beim Dienstleister. Zudem behält der Betrieb die volle Kostenkontrolle, denn sämtliche Leistungen können unabhängig des tatsächlichen Support- bzw. Störungsaufkommens zu einem monatlichen Festpreis abgerechnet werden“, erläutert Fockel.

Vorteile des IT-Outsourcings überwiegen in vielen Fällen

Der Vorteil des IT-Outsourcings liegen auf der Hand: Durch die Auslagerung von Teilen der internen IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister können Unternehmen nicht nur Kosten einsparen, die IT-Dienstleister bieten in der Regel eine deutlich bessere, bedarfsorientierte Skalierbarkeit anhand flexibel definierbarer Service Level Agreements (SLA´s) und nicht zuletzt mehr Sicherheit und Hochverfügbarkeit. Wachstumsorientierte Unternehmen profitieren vom IT-Outsourcing aufgrund sich dynamisch ändernder Bedarfe und Abläufe überproportional. Betriebswirtschaftliche Risiken, z.B. durch Knowhow-Verlust beim Mitarbeiterwechsel, Abhängigkeiten von einzelnen Personen, zeitaufwändigen Anwerbungs- und Einarbeitungsprozessen oder geschäftskritische Auswirkungen von Systemausfällen aufgrund mangelnder Desaster Recovery Konzepte, können damit ebenfalls wirksam vermieden werden. Unternehmen erhöhen mit der Auslagerung der IT nicht nur die IT-Sicherheit und Systemverfügbarkeit bei gleichzeitiger Entlastung der eigenen Kapazitäten, sondern sind auch in der Lage, relevante Daten mit ihren Partnern, Kunden oder Lieferanten in der Cloud effizient und komfortabel zu teilen. Die Konzentration auf strategische Kernkompetenzen erlaubt den Unternehmen darüber hinaus eine gesteigerte Innovationskraft und schnellere Innovationszyklen, um den Vorsprung vor dem Wettbewerb auszubauen, während Nebenleistungen kostenoptimal eingekauft und der bisweilen hohe Fixkostendruck oder kritische Kapazitätsauslastungsgrenzen nachhaltig reduziert werden.

Auf Zertifizierungen des Outsourcing-Dienstleisters achten

„Damit das Outsourcing-Projekt für das Anwenderunternehmen über kurz oder lang aber nicht zum Reinfall wird, sollte bei der Auswahl des Outsourcing-Dienstleisters besonderes Augenmerk auf Erfahrungen und anwendungsspezifische Zertifizierungen gelegt werden. Unternehmen ziehen daher den Generalisten eher spezialisierte IT-Dienstleister vor, die sowohl Branche und Prozesse als auch deren spezifische Anforderungen gut kennen. Denn nur wer Systeme und Abläufe beherrscht, ist in der Lage, eine prozessorientierte, effektive und bedarfsgerechte IT-Infrastruktur zu konzeptionieren“, gibt Fockel zu bedenken. „Für viele Unternehmen ist die Auslagerung der IT-Prozesse, die ja ein Stück weit den Kern der eigenen Betriebsbereitschaft und Geschäftstätigkeit bilden, nur dann zuverlässig umsetzbar und von strategischem Vorteil, wenn auch der externe IT-Spezialist die eingesetzten Systeme und Abläufe beim Kunden genauestens kennt. Entsprechende Zertifizierungen z.B. für DATEV-Lösungen, die Microsoft Produktfamilie oder sonstige ERP-, Warenwirtschafts- oder Rechnungswesen-Systeme sind dabei ein wichtiger Gradmesser, da diese regelmäßige Schulungen und fundiertes Produkt-Knowhow erfordern. So ist der Dienstleister dann nicht nur in der Lage, das Hosting, die Überwachung, Administration und Systempflege effektiv zu gewährleisten, sondern sorgt bei Bedarf auch für gezielte Anwenderschulungen von kompetenten Technikern und Consultants mit kaufmännischem Hintergrund“, so Fockel.“

Bild: LANOS Geschäftsführer Hans-Jürgen Fockel

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