Ja, ich will durch die Digitalisierung Zeit sparen!

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„Mein Dokument ist weg, mein Computer hängt und mein Drucker streikt!“ Aus einer aktuellen Studie, zitiert von der Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ), wird klar, dass Büroangestellte täglich ca. 22 Minuten damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen und darauf zu warten, dass technische Geräte hochladen, sich aufwärmen oder drucken. Das geht auch anders!

Morgens früh in Deutschland…

Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und wissen genau, was Sie als nächstes machen wollen: Die eine Dokumentation, den einen Text, die bestimmte Information, die Sie gestern in der Besprechung gelesen haben. Wo ist sie nochmal abgespeichert? Ist das Gesuchte endlich gefunden, will der Drucker es nicht ausspucken. Wie viel Zeit ist dafür verloren gegangen?

Laut einer aktuellen Studie sind es im Jahr durchschnittlich fast 20 Arbeitstage, die Büroangestellte dadurch verlieren, dass sie sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinandersetzen müssen. So das Ergebnis einer repräsentativen Befragung von 1015 Büro-Arbeitskräften in Deutschland, die der Büro-Ausstatter Sharp Business Solutions in Auftrag gegeben hat und die FAZ.NET vorab vorliegt.

Deutschland bewegt sich in der Studie im Mittelfeld. Noch mehr Stunden verschwenden Büroangestellte in Italien, Frankreich und Großbritannien. In Schweden geht mit rund 15 Arbeitstagen am wenigsten Zeit verloren und Italien ist mit mehr als 23 Stunden im Jahr Spitzeneiter.

Zeitersparnis durch bessere Digitalisierung

1. Einführung der digitalen Archivierung

Die Mehrzahl der Dokumente, die Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Mit dem digitalen Archiv StarFinder® schaffen Sie ein zentrales, strukturiertes Wissensmanagement im Unternehmen. Alle Dokumente und Daten finden durch einfache Wege ins elektronische Archiv und können dort über die intelligente Suche in Sekundenschnelle abgerufen werden. Zudem halten Sie die gesetzlichen Archivierungspflichten ein.

2. Benutzerfreundlichkeit ist ein Muss

Einfach. Benutzerfreundlich. Für die Bedienung vom StarFinder® Digital Archiv bedarf es keiner Schulung. StarFinder® orientiert sich eng an den Bedürfnissen der Benutzer. Eine deutliche Arbeitserleichterung ist zu spüren, denn jeder Mitarbeiter bekommt genau die Informationen, Funktionen und Oberflächen, die er für seine Arbeit benötigt.

3. Verknüpfte Anwendungen für schnellere Informationsbeschaffung

Binden Sie Ihr digitales Archiv direkt an Ihre Systeme z. B. Ihre Buchhaltungssoftware an. Alle Abteilungen und Mitarbeiter greifen somit auf die gleichen Informationen zu. Definierte Kategorien stellen die übersichtliche Struktur dar. Die einzelnen Kategorien werden zentral und nur mit entsprechender Rechtevergabe verwaltet, sodass die Mitarbeiter nicht in Versuchung kommen, sich ihr eigenes Ablagesystem zu erstellen.

Richtig eingesetzt, spart die Digitalisierung Zeit

Mit der passenden Technik-Ausstattung (Computer, Drucker, Scanner mit Vorlageneinzug) und einem digitalen Archivierungssystem sparen Sie erheblich viel Zeit ein. Unser Tipp: Passend zum StarFinder® DIGITAL ARCHIV gibt es den optimalen Scanner Plustek PS456U!

Alle Ihre Dokumente verwalten Sie in einem digitalen Archiv aber nicht zum reinen Eigennutz. Sie sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente korrekt zu archivieren und jeder Zeit verfügbar zu machen. Spätestens, wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht.

Es lohnt sich immer zu identifizieren, warum genau irgendwo Zeit verloren geht. Liegt es an der Technik? Oder daran, dass sie falsch genutzt wird?

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