Keine Angst vorm Einführungsprozess – So gelingt die Software-Einführung 2021

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Nie gab es so viele Gründe, eine Agentursoftware einzuführen, wie jetzt.

Viele Agenturen haben im Jahr 2020 die Erfahrung gemacht, dass Excel-Tabellen und
App-Chaos, vor allem im Homeoffice, schnell undurchsichtig und unkontrollierbar werden. Mit
sich stetig verändernden Prozessen und neuen Teamstrukturen, nicht zuletzt aufgrund der
Corona-Pandemie, wird die richtige technische Infrastruktur wichtiger denn je.
Eins ist sicher: Die Strukturen, die jetzt entstehen, bleiben auch weiterhin bestehen. Deshalb
sollten Agenturen jetzt die Chancen der voranschreitenden Digitalisierung ergreifen und den
Tool-Zoo durch eine moderne Agentursoftware ersetzen, die den kompletten Geschäftsprozess
übersichtlich abbildet.

Auch wenn die Vorteile auf der Hand liegen, scheuen sich viele Agenturen vor dem recht
komplexen Einführungsprozess. Oftmals ist dieser jedoch unkomplizierter als gedacht – wenn
die üblichen Stolperfallen und Erfolgsfaktoren der Agentursoftware- Einführung bekannt sind.

Wie läuft eine Agentursoftware-Einführung typischerweise ab?
Im Regelfall wird die Einführung durch den Softwareanbieter begleitet. Diese kann vor Ort oder
per Screenshare stattfinden, das Homeoffice muss also kein Grund sein muss, die
Software-Einführung zu verschieben.

Schritt 1: Die Prozessabstimmung
Zu Beginn der Einführung geht ein Software-Experte gemeinsam mit den beteiligten Personen
den gesamten Agenturprozess durch – vom ersten Kundenkontakt zur Abrechnung. Dieser
Vorgang dient dazu, sämtliche Prozesse zu verstehen und gegebenenfalls zu optimieren. Auf
dieser Grundlage wird die Software anschließend konfiguriert und optimal auf die Agentur
angepasst.

Schritt 2: Der Datenimport
Kaum ein Team startet noch komplett ohne bestehende IT-Strukturen. Es gibt also mehr oder
weniger historische Daten, die im Rahmen des Einführung in die Agentursoftware übernommen
werden müssen. Damit der Datenimport problemlos verläuft, wird an dieser Stelle oftmals durch
den Softwareanbieter unterstützt.

Schritt 3: Der Praxistest
Nachdem die Konfiguration und der Datenimport abgeschlossen sind, folgt der Praxistest.
Oftmals wird ein sogenannter Prozess-Review durchgeführt, wobei geprüft wird, ob die erfolgten
Einstellungen zu den individuellen Arbeitsabläufen der Agentur passen. Bei Abweichungen
werden dann entsprechende Nach-Konfigurationen vorgenommen.

Schritt 4: Die User-Schulungen
Im letzten Schritt werden die zukünftigen User so geschult, dass sie eigenständig mit der
Agentursoftware arbeiten können. Es ist sinnvoll, mindestens einen Admin zu etablieren, der
intern als Ansprechpartner dient. Auf das, während den ersten Einführungsphasen, Erlernte
kann mit einer kurzen Intensivschulung durch den Softwareanbieter aufgebaut werden, damit
die Admins auch wirklich zu internen Experten werden. Im Anschluss können sie dann die
übrigen User schulen. Dieses “Train-the-Trainer” Konzept ist besonders nachhaltig, da das
notwendige Wissen so im Haus verfügbar ist und nicht immer wieder auf Externe
zurückgegriffen werden muss.

Wie wird die Agentursoftware-Einführung zum Erfolg?
Bei der Agentursoftware-Einführung kommt es nicht zuerst auf technische Details an, sondern
in erster Linie auf die weichen Faktoren. Überzeugte Mitarbeiter und eine reibungslose
Kommunikation entscheiden mitunter über Erfolg oder Misserfolg des
Implementierungsprozesses.

Erfolgsfaktor 1: Persönlicher Service von Software-Experten
Gerade wenn es auf eine schnelle Einführung ankommt, ist es sinnvoll, sich professionelle
Unterstützung zu sichern. Die meisten Softwareanbieter bieten individuell anpassbare
Einführungsdienstleistungen an. Zu dem verfügen die Ansprechpartner oft über jahrelange
Erfahrung und können direkt beurteilen, ob die Prozesse des Unternehmens überhaupt
abgebildet werden können.

Erfolgsfaktor 2: Das „ Gesicht der neuen Agentursoftware” bestimmen
Trotz externer Hilfe sollte auch ein interner fester Ansprechpartner in puncto Agentursoftware
festgelegt werden. Diese Person fungiert intern und extern als erste Instanz bei Rückfragen und
ist verantwortlich, den Nutzen der Software intern zu verdeutlichen. Daher ist es wichtig, dass er
oder sie eine gewisse Kompetenz und Autorität besitzt.

Erfolgsfaktor 3: Unterschiedliche Blickwinkel berücksichtigen
Für eine erfolgreiche Einführung ist es ratsam, die wichtigsten zukünftigen User zu beteiligen,
die später auch die Administration der Software übernehmen sollen. Während der Konfiguration
sollten Meinungen aus mehreren Abteilungen oder Teams zusammenfließen, um
unterschiedliche Blickwinkel als wertvolles Know-How in die Softwarekonfiguration einfließen zu
lassen.

Erfolgsfaktor 4: Ein Bewusstsein für das „ Tal der Tränen” schaffen
Die Implementierung einer neuen Software wird den Arbeitsalltag grundlegend ändern und die
Eingewöhnung dauert ihre Zeit. Darauf sollte das gesamte Team vorbereitet werden. Ein
Bewusstsein für die manchmal holprige Anfangszeit, in der meist auch Nach-Konfigurationen
notwendig sind, ist der Grundstein für eine erfolgreiche Einarbeitung.

Erfolgsfaktor 5: In kleinen Schritten zum Erfolg
Die Einführung einer Agentursoftware ist ein Prozess, bei dem gerade in der Anfangszeit
zwingend jede Menge Fragen, Probleme und unbedachte Prozesse aufkommen. Um die
Motivation trotz dessen hoch zu halten, sollte man sich zunächst auf Dinge konzentrieren, die
bereits gut funktionieren oder schnell realisiert werden können. Nachdem eine gewisse Zeit mit
der Plattform gearbeitet wurde, werden dann schrittweise weitere Anpassungen vorgenommen.
Mit diesem Vorgehen werden erste Erfolgserlebnisse geschaffen und das Team kann
schrittweise mit der Agentursoftware wachsen.

Fazit
Die Zukunft gehört der Agentursoftware aus der Cloud, bedarfsgerecht konfiguriert und leicht zu
nutzen. Sie bildet den kompletten Projektprozess ab: Vom ersten Kundenkontakt über
Projektplanung und Zeiterfassung bis hin zur Abrechnung.

Eine all-in-one-Agentursoftware, wie das HQ , betreibt nicht nur effizientes Projektmanagement,
sondern ermöglicht es auch, sämtliche Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Agenturen
sollten sich gerade jetzt mit der passenden Software aktiv auf die Herausforderungen des
kommenden Jahres und die Zukunft der Agenturbranche vorbereiten.

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