Lohnabrechnung in Eigenregie

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Wofür Konzerne eigene Abteilungen unterhalten, sind in kleinen Unternehmen meist die Chefs allein zuständig: Mitarbeiter abrechnen, die Bilanz erstellen, Urlaube verwalten und elektronisch alle wichtigen Daten an Ämter und Krankenkassen übermitteln. Insbesondere die Lohnabrechnung gehört jeden Monat zum Pflichtprogramm eines Kleinunternehmers. Wer sie selbst macht, muss dabei einiges beachten. Wer auf Nummer sicher gehen will, greift zu einer etablierten Software wie Sage One Lohn & Gehalt.

Online-Dienste wie Sage One Lohn & Gehalt helfen Unternehmern dabei, ihre Mitarbeiter ohne Lohn-Know-how und in wenigen Minuten abzurechnen. Falls sie auf diese kostengünstigen Software-Helfer verzichten, sollten Unternehmer aber über einige Punkte Bescheid wissen.

1. Exakte Informationen erfassen

Bevor es mit dem Erstellen der Lohnabrechnung losgeht, benötigt der Chef sowohl die Firmen- als auch die Mitarbeiterstammdaten (s. Infobox) wie etwa Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer, um nur einige zu nennen.

Firmenstammdaten

Firmenname, Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Steuernummer, Lohnsteueranmeldungszeitpunkt (monatlich, quartalsweise, jährlich), zuständiges Finanzamt, Sofortmeldepflicht

Mitarbeiterstammdaten

Name, Anschrift, Geburtstag, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Gefahrentarif der Berufsgenossenschaft, Tätigkeitsschlüssel, Art der Beschäftigung (Minijobber, Arbeiter, Angestellter, etc.) und sämtliche Daten der Lohnsteuerkarte (Steuer-ID-Nummer, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession), Informationen über Kinder

2. Meldungen digital übermitteln

Papier und Zeit spart, dass nahezu alle Meldungen heute elektronisch versendet werden können und zum Teil müssen. Dazu zählen die Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt, die Beiträge an die Krankenkassen oder auch die jährliche Berufsgenossenschaftsmeldung. Über SV.net können die Meldungen an die Krankenkassen erstellt und versendet werden, die Lohnsteueranmeldung über elster.de.

Doch es gibt noch weitere relevante Meldungen, die elektronisch und zu unterschiedlichen Stichtagen übermittelt werden müssen. Der Beitragsnachweis sollte zum Beispiel spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages der Einzugsstelle vorliegen und die Beiträge selbst spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats überwiesen sein. Um den Überblick zu behalten, helfen Übersichten im Netz – zu finden beispielsweise unter http://gehaltsabrechnung.de/kalender.php.

Mit der Übermittlung der Meldungen allein ist es jedoch noch nicht getan. Jedem Mitarbeiter muss zudem ein Lohnschein, auch Entgeltbescheinigung genannt, ausgestellt werden. Wer kein Software-Tool nutzt, kann dies in Word erledigen. Wichtig ist es allerdings die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Alle Informationen dazu gibt es beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

 3. Häufige Fehler

Grundsätzlich ist es möglich, die Lohnabrechnung komplett allein zu erledigen. Jedoch birgt der Alleingang Risiken. Wer auf professionelle Software-Lösungen verzichtet, sollte folgende häufige Fehler vermeiden:

  • Meldungen werden nicht rechtzeitig abgeben und Beiträge verspätet überwiesen (wird vom Gesetzgeber mit Geldstrafen geahndet).
  • Die Entgeltbescheinigungen sind nicht gesetzeskonform.
  • Mitarbeiterstammdaten sind falsch.
  • Minijobber werden steuerlich falsch behandelt.
  • Zuschläge (z.B. Abfindung, Fahrtgeld etc.) oder Abzüge (Lohnvorschuss etc.) werden steuerlich falsch bewertet.

Solche Fehler passieren auch deshalb, weil die Lohnabrechnung hierzulande sehr komplex ist. Mittlerweile gibt es jedoch einige Softwarelösungen am Markt, die Unternehmen unterstützen, ihre Abrechnungen rechtskonform, einfach und schnell zu erledigen. Verspätete Meldungen oder falsche Lohnscheine sind mit Lösungen wie Sage One Lohn & Gehalt nicht mehr möglich. Mit der Online-Lösung können Unternehmer zudem jederzeit und von überall her ihre Lohnabrechnungen erledigen. Genau dann, wenn es ihnen gerade passt.

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