„MiLoG“ fördert Generationswechsel bei der Zeiterfassung

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Seit Januar 2015 ist das neue Mindestlohngesetz (MiLoG) der Bundesregierung in Kraft. Um den Mindestlohn von 8,50€ pro Stunde flächendeckend umzusetzen, obliegen dem Arbeitgeber seither zusätzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, deren Verletzung neben anfallenden Nachzahlungen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 30.000 Euro geahndet wird. „Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung in Teilen noch mit Excel oder Stift und Papier umsetzen, ergibt sich dadurch ein erheblicher zeitlicher Mehraufwand in der Verwaltung“, weiß Hans-Jürgen Fockel, Geschäftsführer des IT-Systemhauses und DATEV-Spezialisten LANOS. „Denn auch Überstunden, Sonderzuschläge, Pausenzeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, Bundeslandeigene Feiertage, Urlaubsansprüche oder Krankheitstage müssen in die Berechnung mit einfließen, was die Compliance-Überwachung zu einem sehr komplexen Unterfangen im Mittelstand macht.“

„Werden Subunternehmen zur Auftragserfüllung herangezogen, haftet auch der Auftraggeber für Mindestlohnverstöße des Subunternehmens“, warnt   LANOS Geschäftsführer Hans-Jürgen Fockel

„Werden Subunternehmen zur Auftragserfüllung herangezogen, haftet auch der Auftraggeber für Mindestlohnverstöße des Subunternehmens“, warnt LANOS Geschäftsführer Hans-Jürgen Fockel

Bestand die Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten bislang nur für ausgewählte Branchen gemäß Arbeitnehmerentsendegesetz und Zeitarbeitsfirmen, so greift diese mit der Einführung der Lohnuntergrenze für sämtliche Unternehmen mit geringfügig und kurzfristig Beschäftigten oder Betriebe mit Sofortmeldepflicht. So müssen künftig nicht nur die Arbeitszeiten präzise erfasst, sondern auch über einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren zur Überprüfung archiviert werden. Um die neuen Regelungen des MiLoG flächendeckend umzusetzen, wird der Zoll künftig mit 1.600 zusätzlichen Prüfern die Arbeitszeitdokumentationen der Arbeitnehmer ganz genau unter die Lupe nehmen. „Fehlt der Mindestlohn-Nachweis oder fördert die Prüfung unzulässige Verrechnungen und die Unterlaufung des Mindestlohns zutage, besteht nicht nur eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit, sondern der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch auf Zahlung des Mindestlohnes auch arbeitsrechtlich durchsetzen“, betont Hans-Jürgen Fockel. „Was viele Unternehmen dabei nicht wissen: Das MiLoG sieht ebenfalls eine verschuldensunabhängige Arbeitgeberhaftung bzw. Durchgriffshaftung vor. Werden beispielsweise Subunternehmen zur Auftragserfüllung herangezogen, haftet der Auftraggeber ebenfalls für Mindestlohnverstöße des Subunternehmens.“

Mobile Zeiterfassung z.B. über die timeCard-App von REINER SCT

Mobile Zeiterfassung z.B. über die timeCard-App von REINER SCT

Zeiterfassung mit Excel noch weit verbreitet

Insbesondere für die Projektarbeit und Zeiterfassung kommt im Mittelstand noch häufig Excel zum Einsatz. Da die Zeiten hier manuell eingetragen werden, besteht gerade bei komplexeren Anforderungen wie durch das neue Mindestlohngesetz oder unterschiedliche Einsatz- und Arbeitsorte ein erhöhtes Fehler- und Missbrauchspotenzial. Aktuellen Trendentwicklungen hin zu flexibleren Arbeitszeiten, mehr Mobilität und Arbeit im Home-Office kann damit nicht effektiv Rechnung getragen werden – zumal die Dokumentationen auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung vorgehalten werden müssen. Einträge werden oft nicht zeitnah vorgenommen oder können im Nachhinein nicht mehr zuverlässig zugeordnet oder nachvollzogen werden. Dies macht nicht nur die Kontrolle der Stundenzettel und die Compliance-Prüfung unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Urlaub, Krankheit, Feiertagen, Zuschlägen und Überstunden sehr zeitaufwändig. Auch werden dadurch Analysen zu Planungs- und Controlling-Zwecken auf Mitarbeiterebene erschwert und Ersatzregelungen zum Überstundenausgleich nur mit erhöhtem Verwaltungsaufwand möglich. Das Eigeninteresse der Unternehmen dürfte hier schwerer wiegen: Denn die Grundlage für modernes Personalmanagement und –Controlling bildet nicht nur die Dokumentation der Anwesenheit von Mitarbeitern, sondern vor allem die Auswertung von aufgaben- und projektbezogenen Arbeitszeiten als Basis für die Abrechnung, Kalkulation und Planung der Ressourcen.

Dokumentationspflichten begünstigen Durchdringung moderner Zeiterfassungssysteme

Die Einführung der Mindestlohnregelung und die erweiterten Dokumentationspflichten haben bereits viele mittelständische Unternehmen zum Anlass genommen, ihre Zeiterfassung zu professionalisieren und mit elektronischen Erfassungssystemen auszustatten. „Der verwaltungstechnische Mehraufwand durch das neue Mindestlohngesetz verkürzt die Amortisierungszeiten für moderne Zeiterfassungssysteme je nach bestehender Infrastruktur zum Teil erheblich. Die Unterstützung heutiger Schlüsseltechnologien wie Online-Erfassung oder Smartphone-Apps macht das Handling, die Auswertung und Gestaltung von Arbeitszeiten zum wichtigen Steuerungsinstrument für viele kleine und mittelständische Unternehmen, bei denen die Personalkosten gar bis zu 70% der gesamten Betriebskosten ausmachen“, gibt Hans-Jürgen Fockel zu bedenken. Dank flexibel gestaltbarer Arbeitszeiten könne die Arbeitsproduktivität übergreifend gesteigert und gleichzeitig die Anzahl von Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten nachhaltig reduziert werden.

Dank der heutigen Mobiltechnologien ist die Erfassung der Arbeitszeiten nicht mehr auf etwa Terminals im Büro beschränkt, sondern kann ebenfalls direkt und kostengünstig über den Web-Browser auf dem Tablet oder Smartphone, etwa auf dem Bau oder unterwegs im Außendienst, erfolgen. Aber nicht nur die automatisierte Erfassung und Dokumentation bringt Zeit- und Kostenvorteile mit sich, auch bei der Weiterverwendung der Daten können Unternehmen den Aufwand reduzieren. Über verschiedene Schnittstellen lassen sich beispielsweise aus der timeCard heraus die Buchungsdaten automatisiert an den Steuerberater oder das Lohnprogramm übermitteln, so dass doppelte Erfassungen, Fehlkalkulationen oder Fehleingaben in der Entgeltabrechnung vermieden werden und zeitintensive Abstimmungsprozesse mit der Lohnbuchhaltung entfallen.

timeCard Zeiterfassungsmaske (Quelle: REINER SCT)

timeCard Zeiterfassungsmaske (Quelle: REINER SCT)

Elektronische Zeiterfassung Online: Kostenfreier 30-Tage Test

Um die Potenziale der elektronischen Zeiterfassung für das eigene Unternehmen zu bewerten und die Funktionen rund um die Erfassung, Planung, Auswertung, Abrechnung und das Controlling zu testen, bietet LANOS den Unternehmen eine 30-tägige, kostenfreie Online-Demo mit allen Funktionen der Zeiterfassungs-Software timeCard von REINER SCT an. „Damit kann das Management, der Personalverantwortliche oder auch der Außendienstmitarbeiter sich ein genaues Bild über Handling, Usability und Mehrwert machen und vor einem etwaigen Investment abwägen, wie man sich in puncto Zeiterfassung künftig aufstellen möchte. Denn vielfach mangelt es trotz des noch vermeintlich hohen Nutzungsgrades von Excel-Anwendungen bei verantwortlichen Entscheidern an transparenten und pragmatischen Lösungsangeboten, um die eigenen Anforderungen zu adressieren und den Generationswechsel in die elektronische Zeiterfassung voranzutreiben“, so Hans-Jürgen Fockel.

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