Mitarbeiter-Liebling: Digitales Archiv ist das bessere Papier

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Viele Unternehmen stehen derzeit vor Aufgaben wie: Digitalisierung vorantreiben, Technik auf den neuesten Stand bringen, Informationsflut meistern, Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams fördern.

Die digitale Archivierung bringt am Puls der Zeit zahlreiche Vorteile mit sich – worüber Sie und Ihre Mitarbeiter sich garantiert freuen.

Digitale Archivierung ist das bessere Papier

Wo früher viele Papiere und Belege in die passenden Ordner einsortiert werden mussten, wandern heutzutage digitale Dokumente automatisiert ins digitale Archiv. Mitarbeiter müssen weder stapelweise Papiere auf dem Schreibtisch ordnen und suchen, noch umständlich mit Aktenordnern arbeiten. Das spart erheblich viel Zeit und mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit motiviert Mitarbeiter.

„Einfach. Schnell. Produktiv.“ – das sind die Schlagworte, die sich auf jedes Unternehmen, jede Abteilung und jeden Standort übertragen lassen.

  • Fristen und Abläufe werden zuverlässig eingehalten, weil elektronische Dokumente in Workflows eingebunden und somit sogar vollautomatisch durchs Unternehmen wandern.
  • Aufgaben wie das Erfassen von Dokumenten, die Verteilung der Post oder die Rechnungsprüfung können automatisiert und damit entscheidend beschleunigt werden.
  • Mehr Übersicht und weniger Suchzeit: Ist ein Dokument im digitalen Archiv erfasst, wird es jederzeit sofort – in Sekundenschnelle – wiedergefunden.
  • In elektronischen Akten liegen alle Informationen zentral an einem Ort und stehen somit für das ganze Unternehmen zur Verfügung. Die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

Was erwarten die Mitarbeiter von einem modernen, digitalen Archivierungssystem?

Welche Eigenschaften muss ein digitales Archivierungssystem haben, dass alle Mitarbeiter gerne damit arbeiten?

  • Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sind das A und O
  • Keine langen und komplizierten Schulungen
  • Klare und übersichtliche Oberflächen
  • Gewünschte Suchergebnisse in Sekundenschnelle
  • Transparenz motiviert Mitarbeiter
  • Der konkrete Nutzen für jeden Mitarbeiter muss klar kommuniziert werden
  • Spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Schaffen Sie ein „Wir-Gefühl“ im Unternehmen und motivieren Sie dadurch Ihre Mitarbeiter. Die lange Suche hat ein Ende und Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit funktionieren reibungslos. Die Reduzierung der monotonen Ablage- und Suchtätigkeiten sorgen für ein besseres Betriebsklima und mehr Spaß bei und vor allem an der Arbeit. Auch die Kommunikation innerhalb des Teams und der Abteilungen ist besser, daraus resultieren produktivere Arbeitsergebnisse. Anmerkungen und Notizen liegen nicht querbeet auf den Schreibtischen herum, sondern unterstützen alle Mitarbeiter digital und gezielt bei der Auftragsabwicklung oder Kundenakquise.

Möchten Sie einfach mal sehen, was ein modernes digitales Archivierungssystem alles kann? Erleben Sie dies in einer unverbindlichen Online-Präsentation – gerne senden wir Ihnen auch weitere Informationen.

 

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