Die Zukunft ist mobil. Der erwerbstätige Mensch von heute hält sich immer weniger an seinem Schreibtisch im Büro auf. Er ist unterwegs beim Kunden, in der Zweigniederlassung, im Zug oder Flugzeug und arbeitet immer öfter vom Home Office aus. Die neue Mobilität bringt neue Anforderungen an den Umgang mit Informationen und Dokumenten mit sich. Mobile Mitarbeiter wollen jederzeit und von jedem Ort direkt auf benötigte Unterlagen zugreifen, am liebsten mit ihren Smartphones oder Tablets. Genauso wichtig wie der Zugriff auf Informationen ist die Möglichkeit, Dokumente schnell weiterzuleiten. Dafür müssen sämtliche Informationen in elektronischer Form vorliegen, inklusive Notizen, Ausdrucke oder Papiere, die per Post oder Fax eingehen.
Mobilität auf dem Vormarsch
Nicht nur beim Kunden, auch im Meeting, am Konferenztisch, im Hotel, am Flughafen oder unterwegs im Flugzeug oder Zug sind Mitarbeiter aller Branchen heute auf den schnellen Informationsaustausch angewiesen. Sie müssen auf wichtige Dokumente wie Terminpläne oder Gesprächsnotizen jederzeit zugreifen können – von überall und mit unterschiedlichen Endgeräten. Mit ‚Scan-to-Mobile‘ wird die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht. Der Anwender kann frei wählen, mit welchem Gerät er auf die Informationen zugreifen will. Unternehmen profitieren vom verbesserten Zugriff und der verzögerungsfreien Verteilung der Informationen. Ein weiterer Vorteil: Das direkte Scannen auf Smartphone oder Tablet spart Zeit. Denn was zuvor noch mehrere Arbeitsschritte kostete, lässt sich mit ‚Scan-to-Mobile‘ bequem in wenigen erledigen. ‚Scan-to-Mobile‘ erleichtert zudem den Aktenkoffer. Denn mobiles Arbeiten funktioniert nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter die benötigten Informationen immer vor Ort haben und nicht erst mühsam beschaffen müssen. Und nicht zuletzt erhöht sich die Sicherheit, bleiben doch die Originaldokumente geschützt im Unternehmen.
Was beim Kauf zu beachten ist
Damit das Scannen von unterwegs den Arbeitsalltag der mobilen Mitarbeiter erleichtern kann, sollte die Scan-Lösung gewisse Voraussetzungen erfüllen. Von Vorteil ist es etwa, wenn der Scanner klein und handlich ist, damit er auch problemlos in jeder Notebook-Tasche Platz findet. Da unterwegs nicht immer eine Steckdose zur Verfügung steht, erhöht die Stromversorgung über eine USB-Schnittstelle die Flexibilität deutlich. Ein weiteres Plus bei mobilen Scannern ist es, wenn sie genau wie größere Geräte Dokumente bearbeiten, weiterleiten, klassifizieren und indizieren können, beispielsweise um sie in Anwendungen wie Google Docs, Evernote, Salesforce CRM, Salesforce Chatter oder SugarSync zu integrieren. Dazu muss die Scan-Lösung die Übertragung in Cloud-Anwendungen vorsehen. Eine einfache Bedienbarkeit per Knopfdruck erhöht die Akzeptanz und Einsatzbereitschaft außerdem.
Besondere Effizienz versprechen Lösungen, die alles automatisch anpassen und somit ohne langwierige Scan-Einstellungen auskommen. Das schließt ein, dass sie automatisch mit unterschiedlichen Dokumentengrößen und Papierstärken innerhalb eines Dokumentenstapels klarkommen, leere Rückseiten löschen, Dateien auf ihr tatsächliches Format beschneiden, Helligkeits-, Kontrast- und Farbwerte individuell je Seite anpassen und idealerweise auch DIN-A3-Dokumente in einer DIN-A4-Papierzufuhr verarbeiten können. Hilfreich ist es zudem, wenn der mobile Scanner Papierdokumente zur weiteren Bearbeitung auf Knopfdruck in Word- oder Excel-Dateien umwandeln und so in digitale Geschäftsprozesse integrieren kann.
Zusätzlich sollten Scan-Lösungen alles mitbringen, was für die persönliche Organisation von Dokumenten nötig ist: beispielsweise einen Organizer, die Direktablage in Dateiverzeichnisse, das Erzeugen durchsuchbarer PDF-Dateien sowie das direkte Scannen zu Microsoft Word, Excel, PowerPoint und SharePoint. Praktisch ist auch die Möglichkeit, eingescannte Visitenkarten zur weiteren Bearbeitung in spezielle Software wie CardMinder oder Cloud-Applikationen wie GoogleDocs, Evernote oder Salesforce integrieren zu können.
Dass eine große Auswahl an Funktionen nicht automatisch zu einer komplizierten Menüauswahl führen muss, zeigt die ScanSnap-Produktlinie. Die drei Grundprinzipien lauten hier: digitalisieren und weiterleiten in unterschiedliche Applikationen per Knopfdruck, einfache Bedienung und kein Schulungsaufwand. Dies wird durch die ausgewählte Kombination von genau aufeinander abgestimmten Software- und Hardware-Funktionen erreicht.
Bild: Klaus Schulz ist Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions Europe Ltd. (Quelle: PFU Imaging Solutions Europe Ltd.)
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