Interview mit Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG
1. Wie sehen Sie die Zukunft der Enterprise Mobility?
Was von den Digital Natives im Privaten schon längst in Perfektion gelebt wird, ist auch im Geschäftsalltag ein weiterhin anhaltender Trend: der schnelle und vor allem ortsunabhängige Zugriff auf entscheidungsrelevante Informationen. Heute arbeitet jeder zweite Mitarbeiter zumindest teilweise von unterwegs und Smart Devices sind aus dem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken. Das hat im letzten Jahr eine Umfrage von IDC bestätigt. Die Frage dreht sich beim Thema Enterprise Mobility daher immer weniger um das ‘Ob‘ als um das ‘Wann und Wie‘. Irgendwann wird jedes Unternehmen nicht mehr daran vorbei kommen, sich zu mindestens Gedanken über eine mobile Strategie zu machen.
2. Welche Faktoren sind für diese Entwicklung ausschlaggebend?
Die Welt dreht sich schneller und damit wollen auch Entscheidungen schneller gefällt werden. Um aber handeln zu können, benötigen die Mitarbeiter, die unterwegs sind, Einblick in die entsprechenden Daten, Dokumente und Vorgänge. Ich gehe noch einen Schritt weiter, denn wenn nötig, müssen sie diese auch bearbeiten und weiterleiten können. Mit einem nennen wir es mobilen Miniaturbüro beispielsweise in Form eines Tablets ist der Mitarbeiter egal wo er sich befindet auskunfts- und handlungsfähig. Die Arbeitsvorgänge geraten an keiner Stelle ins Stocken, nichts bleibt im Büro liegen. Das spart Zeit und letztlich Geld.
Aber auch das Thema Mitarbeitermotivation ist ein nennenswerter Treiber für mobile Strategien. Der Mitarbeiter hat die Freiheit und Flexibilität zu entscheiden, wann und wo er seine Aufgaben erledigen möchte. Das kann im Ringen um Arbeitskräfte ein Plus für den Arbeitgeber sein.
3. Welche Infrastruktur steht hinter mobilen Geschäftsprozessen?
Die mobilen Endgeräte wie Tablets oder Smartphones müssen beispielsweise an ein Dokumentenmanagement-System angebunden werden. Dort werden die Dokumente und Daten aus den Fachbereichen wie Einkauf, Vertrieb oder Recht verwaltet. Anbieter mobiler Lösungen liefern diese Systeme in unterschiedlichem Funktionsumfang mit, wenn sie nicht bereits im Unternehmen vorhanden sind.
Was die Geräte selbst betrifft, so sind sie für den Unternehmenseinsatz technisch ausgereift. Was derzeit noch an Funktionen hinzukommt ist Nice-to-have. Das mag sich wandeln, aber 2014 rückt die mobile Arbeitsumgebung statt des Geräts in den Vordergrund. Das heißt, die Anwendungen müssen sehr smart und benutzerfreundlich sein. Dem Tablet und insbesondere dem iPad, das laut Verkaufszahlen immer noch deutlich auf Platz eins liegt, kommt in diesem Zusammenhang natürlich eine besondere Rolle zu. Tablets sind einfach größer und damit für das Ansehen, Weiterleiten und vor allem Bearbeiten von Dokumenten schlichtweg besser geeignet.
4. In welchen Unternehmensbereichen halten Sie mobile Lösungen für besonders empfehlenswert?
Letztlich sind viele Einsatzszenarien denkbar. Am Anfang sollte die Frage stehen, wo eine mobile Lösung sinnvoll ist. Die Einsparungen durch mobiles Arbeiten dürfen die IT-Ausgaben für Implementierung, Management und Support nicht übersteigen.
Aus meiner Sicht sehr interessant sind mobile Lösungen für Mitarbeiter im Einkauf oder Vertrieb, die viel im Außendienst tätig sind, für Servicetechniker, die beim Kunden vor Ort sind, aber auch für Juristen, die ihre Dokumente beziehungsweise Akten im Gerichtssaal benötigen – um nur ein paar Beispiele zu nennen. Alle drei haben unterwegs Zugriff auf sämtliche Informationen rund um Kunden, Lieferanten oder Mandanten. Bei spontanen Fragen sind sie so in einer guten und vorteilhaften Position, zu verhandeln und zu argumentieren.
5. Wie sieht es mit dem Datenschutz und der Sicherheit aus?
Beides gehört zu den größten Herausforderungen. Denken wir nur an einen Vertriebsmitarbeiter, der mobil Zugriff auf sämtliche Kundendaten im SAP oder SAP-basierten Dokumentenmanagement-System hat. Da darf nichts schief gehen. So ist die Authentifizierung der Geräte im Unternehmensnetzwerk mittels digitaler Zertifikate auf der Hardware wichtig. Ebenso die sichere Authentifizierung des Nutzers. Sämtlicher Datenaustausch muss verschlüsselt erfolgen und der Zugang zur mobilen Lösung selbst durch ein Passwort geschützt sein. Mit Hilfe eines detaillierten Berechtigungskonzeptes muss festgelegt werden, wer auf welche Informationen Zugriff hat und welche Aktionen ausführen darf.
Bekommt der User die Möglichkeit, Dokumente in Form einer Offline-Akte auf das mobile Endgerät herunterzuladen, müssen diese durch einen wie ich es nenne ‘Secured Container‘ mit Hochsicherheitsverschlüsselung besonders geschützt sein. Die Offline-Variante gehört zu den neuesten Entwicklungen und ist aufgrund der Sicherheit eine besondere Herausforderung für die Softwareanbieter. Der Vorteil liegt aus meiner Sicht aber klar auf der Hand: Mitarbeiter können bequem Akten mit Dokumenten auf ihrem Tablet ‘transportieren‘ und einsehen und das ohne jeglichen Online-Zugang.
Bis auf die Offline-Variante, die meist auch nur einem bestimmten Kreis an befugten Usern vorbehalten ist, sollten natürlich keine Informationen aus dem Dokumentenmanagement-System auf dem mobilen Endgerät gespeichert werden.
6. Was ist mit mobilen Lösungen für das Dokumentenmanagement möglich und auf was sollten Unternehmen achten?
Es gibt sehr gute Lösungen am Markt, um Dokumente anzusehen und den Workflow zu unterstützen. Das heißt die Mitarbeiter können mobil Genehmigungsprozesse anstoßen, Freigaben erteilen, Aufgaben terminieren, Fristen überwachen, KPI-Reports erstellen und vieles mehr.
Die Unternehmen sollten auf die Echtzeitkommunikation achten. Das heißt jeder Bearbeitungsschritt auf dem mobilen Gerät muss in Echtzeit im Dokumentenmanagement-System sichtbar sein und umgekehrt. Nur so liegen alle Informationen ohne Verzögerungen jedem Benutzer des Systems immer aktuell vor – sei es auf dem Mobile Device oder am Desktop.
Empfehlenswert ist auch, dass die Inhalte aus dem Dokumentenmanagement-System auf allen Endgeräten einheitlich, im gleichen Look and Feel dargestellt sind. Wir sind Gewohnheitstiere und so muss sich der Mitarbeiter beim Wechsel von PC auf mobil nicht jedes Mal auf eine neue Oberfläche einstellen.
7. Wo sehen Sie als Anbieter Ihre Stärken?
Die SAP-Integration, das Sicherheitskonzept und die Google-ähnlichen Suchfunktionen für das schnelle und einfache Auffinden von Dokumenten und Daten. Auch beim Bearbeiten und Weiterleiten von Dokumenten können wir einiges bieten. Dazu auch die Möglichkeit, Word- und PDF-Dokumenten auf dem iPad zu vergleichen und PDF-Dokumente dort in Word zu konvertieren. Die vollständige SAP-Integration unseres Dokumentenmanagement-Systems und der zugehörigen mobilen Lösung ist deshalb so entscheidend, da in vielen Unternehmen und Fachabteilungen die Daten und Dokumente in SAP gemanagt werden. Wir setzten mit unserer Lösung nahtlos darauf auf und sind hierfür auch von SAP-zertifiziert. Es gibt also keine Integrationsprobleme.
Bild: Michael Grötsch, Vorstand Circle Unlimited AG
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