Moderne Kommunikations­tools bieten Mehrfachnutzen

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Unternehmen wie Mitarbeiter leiden zunehmend unter der Email-Überflutung. Berater Dirk Hellmuth erklärt, warum das Social-Prinzip die beste Antwort darauf ist und was Unternehmen bei der Implementierung entsprechenden Tools beachten sollten.

Die Email-Flut in Unternehmen nimmt stetig zu, mit den allseits bekannten Folgen: Übervolle Postfächer sorgen dafür, dass die Email-Kommunikation nicht mehr verbindlich ist, Informationen verloren gehen und Missverständnisse auftreten. Spätestens, wenn sich Anrufe mit dem Einstiegssatz „Ich habe dir gerade eine Email geschickt…“ häufen, muss gehandelt werden – im Interesse des Unternehmens und der Mitarbeiter, die unter diesem zunehmenden Druck leiden.

Doch wie sehen Lösungen aus? Können öffentlichkeitswirksame „Zero-Email-Strategien“ wie die mancher IT-Dienstleister tatsächlich helfen? Und wie funktioniert der Austausch, wenn keine Emails mehr geschrieben werden können? Ein Lösungsansatz, der heutzutage bei der Frage nach Optimierungen in der Informationsarbeit immer wieder genannt wird, hat die Vorsilbe „Social“. Social Media, Social Intranet, Social Business, Social CRM. Alle Anbieter versprechen, das „Social“ der Weg ist, die bestehenden Abläufe zu verbessern und Probleme zu lösen. Dabei steckt hinter Social das Facebook-Prinzip, in dem jeder mit jedem und immer kommunizieren kann, also noch mehr Information. Wie soll das helfen, wenn bereits jetzt zu viele Informationen via Email verschickt werden?

Fakt ist: Unternehmen müssen mit immer mehr Informationen umgehen. Das Social Web, also Facebook & Co. spielen dabei eine wichtige Rolle, denn schliesslich lässt sich hier einiges über die Kundensicht auf das Unternehmen und seine Leistungen bzw. Produkte erfahren. Gleichzeitig wird es immer wichtiger, effektiv und effizient mit Informationen umzugehen sowie die richtigen Menschen im Unternehmen zu vernetzen. Dies ist Voraussetzung, um Innovationen entstehen zu lassen, die im immer stärker werdenden Wettbewerb Grundlage für dauerhaften Erfolg sind.

Neue Lösungen erforderlich

Informationen sind also immens wichtig, doch wir verarbeiten Sie mit den Werkzeugen der 1990er Jahre, der Email. Während Außendienstler alle drei Jahre ein neues Auto bekommen und von Innovationen wie Navigationssystem und Freisprecheinrichtung profitierten, wird im Informationsaustausch weiter auf die „gute alte“ Email gesetzt.

Eine Email-zentrierte Arbeitsweise skaliert nicht mehr und kann die heutigen Anforderungen an Informationsaustausch nicht mehr adäquat bedienen. Stellen Sie sich vor, die mehrere tausend aktiven Autoren, die in Wikipedia Beiträge erstellen, würden sich die Artikel zur Abstimmung per Email hin und her schicken. Das wäre das reinste Chaos. Niemand hätte einen Überklick, wer gerade woran arbeitet und wer den neuesten Stand hat. Der Aufwand würde dramatisch steigen und die Qualität sinken. Doch genau so wird heute noch in vielen Unternehmen gearbeitet…

Doch Wikipedia funktioniert und ist heute fester, geschätzter Bestandteil unseres Alltags. Und es funktioniert, weil es „social“ organisiert ist. Was steckt hinter dem Begriff „Social“? „Social“-Technologien sind Plattformen, die allen Beteiligten an einer Stelle den Zugriff auf die aktuelle Information ermöglichen. Im Vergleich zur Arbeit mit Email hat das „Social“-Prinzip die Vorteile, dass es

  • die Aufwände für Informationssuche vermindert, da Information an zentraler Stelle gesammelt und bereitgestellt werden
  • Nachfragen und Missverständnisse vermieden werden, da jeder jederzeit den Zugriff auf die selbe, aktuelle Information hat.

Dies macht die Arbeit mit Informationen um ein Vielfaches effizienter und effektiver. Mehr noch: Es fördert die Mitwirkung aus „fremden“ Bereichen, ermöglicht neue Impulse und steigert die Identifikation mit den Aufgaben und dem Unternehmen.

Hoher Nutzen

Damit Unternehmen vom „Social“-Prinzip profitieren können, müssen sie ihre alltäglichen Anwendungsfälle von Email auf Plattformen wie ein Social Intranet mit Wiki’s, Blog usw. umstellen. Ein Beispiel zeigt, wie viel Potenzial darin steckt:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen im Auftrag Ihres Vorgesetzten eine Agenda für ein Meeting mit acht Teilnehmern abstimmen, bei der jeder Teilnehmer Agenda-Punkte melden kann. Das nachfolgende Schaubild zeigt die Schritte Email vs. Social im Vergleich (Annahme: Email schreiben/lesen und Blog/Wiki schreiben lesen je 2 Min je Teilnehmer):

Moderne Kommunikationstools

Das Ergebnis verdeutlicht: Während der klassische Email-Weg 33 Emails und 83 Minuten Zeit benötigt (davon ausgehend, dass niemand ein Email in CC erhält), kommt eine Abstimmung mittels Blog und Wiki mit einem Blog-Post und 28 Minuten Aufwand aus – bei gleichzeitig steigender Informationsqualität.

Das „Social“-Prinzip lässt sich auf sehr viele Anwendungsfälle im Unternehmen adaptieren. Beispielsweise beim Erstellen eines Protokolls. Auch unproduktive Gerüchte werden vermieden, wenn die Unternehmensleitung regelmäßig zur Situation des Unternehmens bloggt und mit den Mitarbeitern für alle sichtbar darüber diskutiert.

Die Umsetzung

Das „Social“-Prinzip funktioniert und kann die Arbeit mit Informationen effizienter und effektiver machen. Doch wie wird sie im Unternehmen implementiert? Eine gute Nachricht vorab: Die Technologien sind oft in der Unternehmens-IT bereits vorhanden, denn die führenden Anbieter von Unternehmenssoftware integrieren diese immer stärker in ihre Standard-Produkte. Microsoft SharePoint, IBM Connections, Salesforce Chatter seien hier als Beispiele genannt. Sollten diese nicht vorhanden sein oder den Anforderungen nicht genügen, können diese alternativ als Cloud-Service einfach integriert werden, etwa Yammer, bitrix24, Microsoft Office365.

Die erfolgreiche Einführung des „Social“-Prinzips berührt neben der IT noch zwei weitere Bereiche im Unternehmen: Zum einen müssen die Anwendungsfälle aus der „alten“ in die „Social“-Welt überführt und Prozesse sukzessive angepasst werden. Zum anderen etabliert das „Social“-Prinzip eine direktere, transparentere Form der Zusammenarbeit im Unternehmen. Plötzlich redet der Azubi im Blog direkt mit dem Geschäftsführer – und das für alle sichtbar! Dies ist sowohl für Mitarbeiter als auch für viele Führungskräfte ungewohnt und kann Ängste wie Widerstand mit sich bringen. Hier gilt es, die Mitarbeiter und Führungskräfte bei dieser Entwicklung mitzunehmen, indem

  • die Vorteile für das Unternehmen als Ganzes erklärt werden
  • die Vorteile für jeden einzelnen erlebbar gemacht werden, zum Beispiel indem Agenda-Abstimmungen vereinfacht werden und die Mitarbeiter weniger Emails haben
  • die neue Form der Zusammenarbeit von der Führung vorgelebt und eingefordert wird.

Die drei Bereiche Technik, Prozesse und Kultur bei der Einführung des „Social“-Prinzips im Unternehmen in gleichem Maße zu beachten, ist ein Schlüssel zum Erfolg. Nach Einführung der Technik und Umstellung von Prozessen ist es umso wichtiger, dass die neuen Arbeitsweisen von der Führung vorgelebt und in der Entwicklung der Mitarbeiter verankert werden. Dabei muss auch nicht alles von jetzt auf gleich gehen. Für die Einführung des „Social“-Prinzips ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen, zum Beispiel in einem Team oder mit einem übergreifenden Anwendungsfall zu beginnen und anschließend sukzessive weiter auszubauen.

Fazit

Von einer übergreifenden, erfolgreichen Einführung des Social-Prinzips in den Unternehmensalltag profitiert das Unternehmen durch schnellere Abläufe (Effizienz), intensivere Nutzung des vorhandenen Wissens, etwa mehr Innovationen, und einer gesteigerten Mitwirkung und Identifikation der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter profitieren davon, dass sie mehr vom Unternehmen wissen und mitwirken können. Und sie erhalten deutlich weniger Emails. „Social“ rettet sie aus der Email-Not.

Autor: Dirk Hellmuth ist Mitinhaber und Geschäftsführer der beyond email GmbH. Er ist überzeugter Vertreter der Idee des Social Enterprise 2.0 und hat diese gemeinsam mit seinem Geschäftspartner Dirk Wippern in verschiedenen Unternehmen bereits umgesetzt und die positiven Wirkungen erlebt.
www.beyondemail.de

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