Moderne Videokonferenzsysteme aus einer Hand: Host Europe Group verbessert Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools

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Ausgangslage – Meetings von gestern

Weltweit 850 Mitarbeiter in England und Deutschland, etwa sechs Millionen Domains, knapp 1,7 Millionen Kunden – das Geschäft der Host Europe Group (HEG) läuft erfolgreich. Als größter europäischer Hosting-Anbieter kümmert sich das Unternehmen vor allem um die Registrierung von Domains. Ein Erfolgsfaktor für das gesamte Unternehmen ist die enge internationale Zusammenarbeit der Teams. Allerdings war diese bis August 2014 mit hohen Kosten und großem Zeitaufwand verbunden: Für Meetings und Brainstormings waren regelmäßig Reisen notwendig. Um die eigenen Mitarbeiter zu entlasten und die Prozesse zu beschleunigen, suchte die HEG nach einer Videokonferenzlösung, die schnell zu implementieren und unkompliziert zu bedienen ist. Zudem sollte sie Investitionsschutz bieten und weitere Kollaborationstools wie Dokumenten-Sharing.

Umsetzung – Technologien von heute

Für die Umsetzung des Videokonferenz-Projekts wählte die HEG den herstellerunabhängigen Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services. Gründe dafür waren das umfassende Angebot, das von der Beratung über die Installation bis hin zum Support alles aus einer Hand lieferte. Nach der Bedarfsermittlung begann das Team des Unified-Communications-Experten mit der Einführung der neuen Konferenzraumtechnik. Diese besteht aus zwei Teilen: Zum einen aus der Videokonferenzlösung von StarLeaf, die Echtzeitkommunikation über Bild und Ton ermöglicht. Zudem sorgt sie für Investitionsschutz durch ihre hohe Kompatibilität zu anderen gängigen Videokonferenzsystemen. Das zweite Element ist das spezielle Mobiliar von Ashton Bentley, das als Allround-System inklusive Display beliebig erweitert werden kann. Darüber hinaus verarbeitet der britische Anbieter von Designlösungen für Videokonferenz- und Präsentationssysteme LEDs, die sich positiv auf den Stromverbrauch und die Umweltbilanz der HEG auswirken.

Ergebnis – Zusammenarbeit von morgen

Die Konferenzraumtechnik als Sofort-Lösung von GMS ermöglicht der HEG eine schnelle, einfache und zielgerichtete Kommunikation. Diese Form der Zusammenarbeit wäre via Telefon und E-Mail nicht machbar. Absprachen verlaufen wesentlich schneller und ergiebiger. Heute finden sich die Mitarbeiter zu spontanen virtuellen Meetings zusammen, klären wichtige Fragen und arbeiten parallel an Dokumenten. Das steigert die Effizienz und verschafft den Mitarbeitern mehr Freizeit. Gerade Angestellte, die vorher oft auf Geschäftsreise waren, greifen nun auf die neuen Lösungen zurück. Damit trägt die HEG zu einer ausgewogenen Work Life Balance bei.

Bild: Moderne Videokonferenzräume verbinden nicht nur global agierende Teams. Dank integrierter Medientechnik und ansprechendem Konferenzraummobiliar sind sie auch ein Aushängeschild für ein Unternehmen. (Quelle: GMS Global Media Services)

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