Modernes Arbeiten in der Cloud: Was Unternehmen und Behörden bei der Auslagerung ihrer Daten auf externe Rechenzentren beachten sollten

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Cloud-Computing ist derzeit einer der großen Trends innerhalb der Unternehmens-IT. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter der Bezeichnung und welche Aspekte müssen Unternehmen beachten, wenn sie die Cloud in ihre Arbeitsprozesse integrieren wollen?

Was die einen längst als bedeutsame Innovation verstehen, ist für die anderen noch ein Mysterium am IT-Himmel: Cloud-Computing. Gemeint ist die webbasierte Auslagerung firmeninterner Daten auf den externen Server eines Rechenzentrums. Dabei entscheidet das Unternehmen zuvor, ob es a) lediglich die Hardware der Cloud mietet und die eigentliche Administration über die eigene IT-Abteilung läuft (‚Infrastructure as a Service‘ und ‚Platform as a Service’) oder b) die Software vollständig extern verwaltet wird (‚Software as a Service’). Beide Modelle ermöglichen, über den Webbrowser personen-, orts- und zeitunabhängig auf gespeicherte Dokumente oder Akten zugreifen zu können, um Geschäftsprozesse ressourcenorientiert zu optimieren.

Bereits ab einer Unternehmensgröße von fünf Mitarbeitern kann eine Cloud-Lösung sinnvoll sein. Gerade bei dokumentintensiven oder dokumentrelevanten Prozessen wird so die vorhandene IT-Struktur aufgebrochen für einen dynamischeren Ablauf. Kleine und mittelständische Unternehmen sowie Behörden, die sich derzeit noch mit den Vor- und Nachteilen des Arbeitens in der Cloud auseinandersetzen, sollten sich ausführlich mit den Nutzungsanforderungen, dem Thema Datensicherheit sowie der Skalierbarkeit von Kosten und Zeit auseinandersetzen.

1. Die Cloud effektiv in vorhandene Unternehmensprozesse integrieren

Um die internen Prozesse effektiv und langfristig über die Cloud laufen zu lassen, muss diese auf die spezifischen Nutzungsanforderungen des Unternehmens ausgerichtet sein. Konkret: Es bedarf einer idealen Implementierung des Systems in die täglichen Workflows der Anwender, um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Neben dem bereits vorhandenen Netzwerk gibt es die Möglichkeit, Daten auf dem externen Server eines Rechenzentrums auszulagern oder eine hybride Lösung zu nutzen, die beide Serverleistungen kombiniert. Welche Form der Cloud für ein Unternehmen geeignet ist, ist allerdings immer individuell zu bewerten. Dabei müssen auch zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen kalkuliert werden. Eine genaue Bedarfsplanung ist somit Voraussetzung.

Neben der eigentlichen Anwendung sollten bei einem persönlichen Beratungsgespräch auch die Faktoren Datensicherheit, Wartung und Nutzen-Kosten-Relation geklärt werden. Wichtig: Beraten werden heißt nicht, sich überreden zu lassen! Die digitale Verwaltung der Unternehmensdaten in die Hände eines Cloud-Anbieters zu legen, erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Daher sollte man sich für erfahrene Spezialisten entscheiden.

2. Hohe Sicherheitsstandards beim gesamten Datentransfer

Beim Arbeiten in der Cloud spielt das Thema Datensicherheit eine sehr wichtige Rolle. Gerade wenn man – z. B. bei Behörden, Versicherungen oder Anwälten – mit personenbezogenen, sensiblen Daten arbeitet. Cloud-Provider bzw. die zugehörigen Rechenzentren können neben der Datenspeicherung auch das -monitoring sowie Sicherheitsbackups und die Wartung der Hardware nach neusten Erkenntnissen und mit der aktuellsten Technologie übernehmen. Dabei müssen sie hohe Sicherheitsauflagen und Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist es ratsam, einen Cloud-Provider in Deutschland zu nutzen, der z. B. TÜV-zertifiziert ist und die offiziellen Standardzertifizierungen für IT-Sicherheit ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) nachweisen kann.

Doch auch Unternehmen selbst können für die Sicherheit ihrer Daten sorgen: Innerhalb eines so genannten „Virtual Private Network“ werden sowohl die Daten als auch die Verbindung zum Server während des gesamten Transfers vollständig verschlüsselt. So entsteht ein sicherer VPN-Tunnel, in dem nur autorisierte Benutzer auf die gespeicherten Daten zugreifen und diese bearbeiten können.

3. Die Skalierbarkeit von Kosten, Datenvolumen und Mitarbeitern

Ob Betrieb und Wartung von leistungsfähiger Hardware, Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen oder regelmäßige Back-ups – die Betreuung einer eigenen IT ist immer mit organisatorischem, zeitlichem und finanziellem Aufwand verbunden. Gerade kleineren Unternehmen fehlen die nötigen Ressourcen allerdings häufig. Um Personal und Kosten zu sparen, ist ‚Software as a Service’ eine wirtschaftliche Lösung, wenn es darum geht, wachsende Datenvolumen im Unternehmen effektiv zu handhaben. Dabei werden Software und IT-Infrastruktur nicht vor Ort, sondern extern in einem Rechenzentrum betrieben und vom Cloud-Provider webbasiert zur Verfügung gestellt. Anwender können sie dann einfach und bequem über das Internet nutzen und erhalten einen Rundum-Support – eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis. Und Mitarbeiter fokussieren sich wieder stärker auf das eigentliche Kerngeschäft.

Um anfallende Kosten noch stärker an den tatsächlichen Bedarf anpassen zu können, werden Speicherkapazitäten und Leistungen von Rechenzentren dynamisch vermietet. Der Vorteil: Unternehmen können die externen IT-Ressourcen nach Bedarf variabel erweitern oder reduzieren. Die Mietkosten sind somit eindeutig skalierbar.

Zudem ist – neben dem stetig wachsenden Datenvolumen – auch die zunehmende Mobilität von Arbeitsplätzen eine Herausforderung. Sind Abteilungen darauf angewiesen, dass Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf firmeneigene Dokumente und Akten in ihrer aktuellen Form zugreifen, ist die Cloud ein flexibel nutzbarer Raum, in dem Kollegen online zusammenarbeiten können. So lässt sich dem vermehrten Einsatz mobiler Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets bestens Rechnung tragen. Cloud-Computing ist also auch ein wesentlicher Baustein, mit dem Unternehmen auf die Veränderungen vorhandener Arbeitsstrukturen reagieren können.

Fazit

Cloud-Computing ist ein sicherer, skalierbarer und dynamischer Service, um firmeninterne Dokumente, Akten und Daten auf den Servern eines externen Rechenzentrums auszulagern. Es ermöglicht den personen-, zeit- und ortunabhängigen Datenaustausch, wobei der Aspekt der Datensicherheit eine große Rolle spielt.

Jedes Unternehmen muss für sich herausfinden, in welcher Form es Cloud-Computing zur Optimierung der internen Arbeitsprozesse realisiert. Lösungen können sehr einfach und schnell zu implementieren oder komplex und umfangreich in der Umsetzung sein. Für eine erfolgreiche Umstellung sollten Unternehmen darum nicht auf ausführliche Beratung verzichten und auf zertifizierte Cloud-Anbieter setzen, denen sie vertrauen.

Bild: Rob Soree, Manager Cloud Computing & Operations bei BCT

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