Nach der Steuer ist vor der Steuer: So gewinnen Sie den jährlichen Papierkrieg

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Elektronische Rechnungen haben viele Vorteile. Sie kosten kein Porto, lassen sich direkt archivieren oder an verschiedene Stellen gleichzeitig verteilen und ganz nebenbei sparen sie natürlich Papier. Aufgrund des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind sie zudem auch ohne elektronische Signatur oder EDI-Verfahren gültig. Das bedeutet im Klartext: Eine PDF-Rechnung ist auch steuerrechtlich völlig ausreichend. Zudem ist es ausdrücklich erlaubt, Papierrechnungen einzuscannen und sie danach zu vernichten. Sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Hier drei Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Verwandeln Sie Ihre Unterlagen konsequent schon im laufenden Geschäfts-/Steuerjahr in durchsuchbare PDF-Dateien:

Erfahrungsgemäß erfordert die Suche nach den entsprechenden Nachweisen und Dokumenten die meiste Zeit und Nerven. Laut dem amerikanischen Marktforschungsinstitut Gartner investieren zum Beispiel Büroangestellte täglich durchschnittlich 18 Minuten für die Suche nach einem Papierdokument. Wer konsequent umgehend alle Unterlagen einscannt und archiviert, findet benötigte Dokumente schnell und bequem wieder. Vorausgesetzt alle Dokumente werden beim Scannen in durchsuchbare Dokumente umgewandelt.

2. Seien Sie vorsichtig beim Vernichten von Originaldokumenten:

Zeit bei der Suche und Platz sparen – das ist der Charme des Digitalisierens. Viele Unterlagen können Sie direkt nach dem Einscannen vernichten und so die Ordner und Regale entlasten. Aber seien Sie vorsichtig. Gerade bei Steuerunterlagen müssen Sie einiges im Original vorhalten und digitalisierte Unterlagen revisionssicher archivieren. Vor allem Verträge, Versicherungspolicen, Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente, Bescheide jeder Art (z.B. Steuerbescheide), Zollpapiere, Bilanzen, vorläufige Steuerfestsetzungen und Gerichtsurteile sollten sie keinesfalls vernichten.

3. Achten Sie auf eine gute Qualität der Scans

Beim Einscannen sollten Sie außerdem die Qualität der Scans genau prüfen. Ist die Auflösung ausreichend? Sind alle relevanten Daten und Seiten erfasst? Insbesondere wenn Sie die Unterlagen nach dem Einscannen vernichten, muss die Qualität des Scans so gut sein, dass bei Übermittlung an Dritte alles gut lesbar ist.

Weitere Informationen rund ums Scannen erhalten Sie auf www.scansnapcommunity.de und unter http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/DE/

Bild: Klaus Schulz ist Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions. (Quelle: PFU Imaging Solutions)

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