Neue Funktionen in HQ Simplified Business

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HQLabs erweitert die Unternehmssoftware HQ Simplified Business umfangreich um neue Module, Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten. Neben zahlreichen neuen Auswertungsmodulen, die Möglichkeit zur Nutzung von Tablets für die projektbezogene Zeiterfassung und die einfache und effektive Planung von Schichten, stellt das neue integrierte Belegwesen die Kernneuerung dar.

Neuerung in das integrierte Belegwesen bietet größtmögliche Transparenz über die Projektlage

Das Erstellen, Verwalten und Versenden von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen sind Bestandteil des ab sofort verfügbaren Funktions-Updates. Der Fokus der Entwicklung lag in der optimalen Integration in den CRM- und Projektprozess, so dass der Arbeitsaufwand für die Erstellung und Versendung von Belegen minimiert und eine größtmögliche Transparenz über die Projektlage und die Kundenakte gewährleistet wird.

Das Belegwesen umfasst den automatischen Versand via E-Mail und sogar den klassischen Postweg, der direkt in HQ Simplified Business ausgelöst werden kann. Hierfür werden die Belege digital an die Deutsche Post übermittelt, die dann Druck und Versand übernimmt. Dadurch ermöglicht HQ Simplified Business Rechnungen schneller an Auftraggeber zu übermitteln und ausstehende Forderung früher zu erhalten.

Trotz der standardisierten Plattform, ist HQ Simplified Business eine individuelle SaaS-Lösung (Software as a Service). Durch Konfiguration lässt sich das System auf die jeweiligen Anforderungen zurechtschneiden. Im Belegwesen wird das über einen gelungenen Vorlageneditor zur Erstellung individueller Belegvorlagen für die unterschiedlichen Belegarten (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung, Erinnerung, Gutschrift und Storno) realisiert. Ist eine Vorlage initial angelegt, wird sie für alle im System erstellten Belege des Typs verwendet. So kann jedes System seine ganz persönliche Briefvorlage übernehmen oder neu gestalten, inklusive der Verwendung von unternehmenseigenem Briefpapier.

Die Integration des gesamten Belegwesens erfährt man bereits bei der Erstellung eines neuen Angebots im Leads-Modul, in dem die gesamte Verwaltung der Verkaufschancen erfolgt. Angebotssummen werden direkt für Umsatz-Forecasts verwendet, angenommen Angebote führen zum Abschluss des Leads und es erfolgt eine automatische Generierung der Auftragsbestätigung. Wurde daraufhin ein Projekt erzeugt, können beim Rechnungsstellen direkt alle offenen Projektabrechnungen und gearbeiteten Zeiten sowie auch die Angebotspositionen abgerechnet werden.

Zahlreiche neue Controlling-Module mit tiefgehenden Auswertungsmöglichkeiten

Das Funktions-Update ermöglicht in erster Linie die Kontrolle und Steuerung von Vertrieb, Personal und der Projektarbeit. In verschiedenen Systembereichen (Zeiterfassung, CRM, Projekte, etc.) wurden zahlreiche, anpassbare Pivot-Tabellen mit der Möglichkeit der grafischen Auswertung ergänzt. Die große Flexibilität über die einzelnen Analysen und die gute Weiterverarbeitbarkeit der Daten, wie zum Beispiel in Microsoft Excel, machen die Pivot-Auswertungen zu nützlichen und einfach bedienbaren Helfern. Ein erstellter Bericht kann immer als individuelle Vorlage abgespeichert werden, um wiederkehrende Berichte schnell einsehen zu können. Einfache und komplexe Auswertungen lassen sich so selbst von Laien im Handumdrehen erzeugen. Das können beispielsweise Auswertungen über die Auslastung der Mitarbeiter, oder Kundenabschlüsse pro Vertriebsmitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum sein.

Auf Tablets Projekt- und Personalarbeitszeiten buchen

Neben den bisher verfügbaren Industrie-PCs für die RFID-basierte Zeiterfassung kommen nun auch schlanke und moderne Tablet-PCs zum Einsatz. Gerade in Bürogebäuden sind die Geräte die günstige und optisch hochwertigere Alternative. Über die Geräte lassen sich die normale Arbeitszeit (Kommen und Gehen) sowie projektbezogene Zeiten erfassen. Zur Zeiterfassung gibt es neben dem Hardware-Einsatz auch die Möglichkeit direkt vom Desktop über einen Mac oder PC die Zeiten mit einer eigenen App zu erfassen. Gerade für Agenturen ist das ein großes Plus für eine schnelle und saubere Projektabrechnung.

Schichtdienst planen ist neu in HQ Simplified Business

Bisher waren die Arbeitszeiten der Mitarbeiter fest im System hinterlegt. Mit der neuen Schichtplanung ist es möglich, individuelle Schichten zu definieren, die Schichtsequenz festzulegen und sauber die Schichtzuteilung zu verwalten. Die optisch ansprechende und einfache Plantafel macht die Schichtverwaltung zu einer übersichtlichen Alternative zu den häufig eingesetzten Excel-Tabellen.

Der erweiterte Funktionskanon ist automatisch in jedem Kundensystem verfügbar. Bestandskunden können die neuen Funktionen in bereits gebuchten Modulen sofort nutzen und neue Module bei Bedarf hinzubuchen.

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