NSi AutoStore und Geräte von Konica Minolta in der Praxis

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Die Software der Firma Notable Solutions setzt neue Maßstäbe für Verwaltungsabläufe mittelständischer Unternehmen. Das technisch ausgefeilte Konzept in Zusammenarbeit mit den Geräten von Konica Minolta ermöglicht Mitarbeitern der Verwaltung sowie anderer Unternehmensabteilungen einen schnellen und sicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten und Unterlagen in Papierform. Die Software führt somit zur Freisetzung von Arbeitsressourcen, die im mittelständischen Unternehmen anderweitig eingesetzt werden können.

Einer der täglichen Geschäftsprozesse besteht darin ein- und ausgehende Papier- oder elektronische Post zu sortieren, zu bearbeiten und abzulegen. Diese Prozesse erfolgen bei einem mittelständischen Unternehmen in der Regel in mehreren Abteilungen. Zeitaufwand und das fehlerhafte Zuordnen von Unterlagen sind einzurechnende Folgen.

Über ein komfortables Scanverfahren, auch von Barcodes, und eine einfache Softwareroutine bietet die Software die Möglichkeit ein- und ausgehende Post sowie Dokumente umgehend zu sortieren und korrekt zu archivieren. Die Ablage ist je nach Zuständigkeitsbereich für die jeweiligen Abteilungen des Unternehmens einsehbar. Transparenz und einfache Handhabung verhelfen den Mitarbeitern und der Führungsebene zu einer schnellen Verfügbarkeit aktueller und archivierter Dokumente. Papierdokumente können direkt gescannt und in gängige Dateiformate gespeichert werden. Während des Scans werden Ausbesserungen, wie die Behebung der Lochung oder Begradigung eines schräg eingelegten Blattes, vorgenommen.

Zu den wesentlichen Vorteilen der NSi AutoStore Software gehört, dass die einfache Bedienoberfläche eine Einweisung sehr kurz hält. Stauraum für Aktenorder und das umständliche Suchen und Archivieren werden reduziert. Der Workflow der Software konzentriert sich auf die Annahme oder das Einscannen des Dokuments und der sich anschließenden Optimierung der Dateiqualität. Die Vergabe von Schlagworten stellt einen weiteren effizienzsteigernden Aspekt im Finden des jeweiligen Dokuments dar. Eine Einzelstellung erzielt die Software mit der Möglichkeit mit mehr als 500 Peripheriegeräten zu kommunizieren, darunter befinden sich auch Geräte der Firma Konica Minolta.

Die Software ist vor allem für mittelständische Unternehmen zu empfehlen, die eine Wichtigkeit auf eine direkte und transparente Einsicht in aktuelle Dateien und Archivdateien legen. Vor allem in der Kundenbetreuung und der Pflege von Geschäftskontakten stellt die Software eine ergiebige Informationsquelle dar. Innerhalb der Software können gescannte Dateien umgehend editiert werden.

Der AutoStore Workflow kann für unterschiedliche Systeme eingesetzt werden und ist in jede gängige IT-Infrastruktur und Peripheriegruppe, wie unter anderem der Firma Konica Minolta, eines mittelständischen Unternehmens integrierbar. Mehr Informationen dazu finden Sie auf dieser Webseite. Mit dem Einsatz der Software werden Informationen schneller verarbeitet und stehen mehreren Abteilungen zeitgleich zur Verfügung.

Bildrechte: Konica Minolta

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