Heutige Führungskräfte müssen trotz hoher Komplexität schnell und situativ richtig entscheiden. Daher gibt es wohl kaum einen Manager, der sich nicht eine Methode wünscht, die ihm Antworten auf folgende Fragen gibt: Was ist wirklich wichtig? Wo setze ich die Ressourcen bestmöglich, also mit größtmöglichem Nutzen ein?
Selbst wenn ausreichend Zeit für eine Auswertung vorhanden ist, steht der Entscheider vor einem Dilemma: Er verfügt nur über vergangenheitsbezogene Daten und die sind wenig hilfreich, da Entscheidungen immer auf die Zukunft ausgerichtet sind. Deshalb bleibt ihm meist nichts anderes übrig, als sich auf seine Kenntnisse und das Bauchgefühl zu verlassen.
Wie die Studie Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung von Prof. Manfred Gröger belegt, führen subjektive Einschätzungen zu Projektitis und enormen Verlusten. In Interviews mit 962 Führungskräften stellte er fest, dass nur 43% aller Projekte strategisch sinnvoll waren und dass den deutschen Unternehmen hierdurch jährlich knapp 100 Milliarden EURO verloren gehen.
Um dieses Problem zu lösen wurde die Erfolgsfokussierte Priorisierung – eine Weiterentwicklung des legendären Eisenhower-Prinzips entwickelt. Bei dieser Methode handelt es sich jedoch nicht um eine neue Theorie, sondern um eine bewährte und äußerst erfolgreiche Methode, mit der der Wirkungsgrad im Maßnahmen- und Projektmanagement drastisch gesteigert wird.
Die Gründe für ihre außerordentlichen Erfolge der Methode sind:
- Einfache Anwendung
Die Erfolgsfokussierte Priorisierung eine verblüffend einfach anzuwendende Managementmethode, die sich mit geringem Aufwand einführen lässt. In nur einer Minute bestimmt der Anwender die EPZ und erkennt Handlungsbedarf.
Aufgrund der objektiven Bewertungskriterien und der einheitlichen Methode kommt jeder Anwender zu einer unternehmerisch richtig Priorisierung. - universell einsetzbar
Mit der Erfolgsfokussierten Priorisierung können alle operativen oder strategischen Probleme, Ereignisse und Potenziale bewertet werden, egal ob es sich um Chancen, Risiken, Reklamationen, Verbesserungs- und Einsparpotenziale, interne Fehler, Produktideen, Audit- und Budgetabweichungen, Fehlverhalten oder Mitarbeiterdefizite, Unfälle, Gesundheits- und Umweltschäden oder -gefährdungen handelt. - objektive Bewertungen
Die Erfolgsfokussierte Priorisierung werden alle Vorgänge anhand objektiver Kriterien bewertet und ein Wert für die Priorität ermittelt wird.
Im ersten Schritt stuft der Entscheider den Vorgang mit Hilfe der skalierten Tabellen ein. Er schafft ein solides Fundament für seine Priorisierung, indem er zu jedem Kriterium die zutreffende Stufe auswählt.
Nun weiß er wie wichtig und wie dringend er Vorgang ist und wie stark er sich auf das Unternehmen auswirkt. Um den Handlungsbedarf zu ermitteln, werden die Einzelwerte miteinander multipliziert.
6 x 5 x 4 = 120 (EPZ)
Im Ergebnis erhält der Entscheider immer einen Wert zwischen 1 und 1.000 – die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Je höher die EPZ ist, desto höher ist der Handlungsbedarf und umso höher ist der Nutzen einer Maßnahme. - Fokussierung auf den Nutzen
Die Erfolgsfokussierte Priorisierung wird auch als Erfolgstreiber bezeichnet, das mit ihr alle Entscheidungen, Maßnahmen und Projekte wie mit einem Laser auf den Erfolg des Unternehmens fokussiert werden.
Die EPZ macht die Bedeutung eines Vorgangs für das Unternehmen vergleichbar, wie die Kalorie den Nährwert von Lebensmitteln. Durch sie wird der Vorgang mit dem höchsten Handlungsbedarf eindeutig identifiziert. Deshalb ist die EPZ ideal zur Priorisierung geeignet. - Leistungssteigernd
Wie das folgende Beispiel zeigt, ist die EPZ besonders an Engpässen von enormem Nutzen, denn ein verbesserter Wirkungsgrad am Engpass wirkt sich direkt positiv auf Leistung und Erfolg des Unternehmens aus.
Bei einem Kunden lag der Engpass in der Produktentwicklung. Obwohl die Konstrukteure hart arbeiteten, konnten sie es niemandem Recht machen. Der Vertrieb, die Technik und der Entwicklungsleiter machten Druck, um ihre Änderungswünsche und Produktideen schnellstmöglich durchzudrücken.
Schon kurz nach Einführung der Erfolgsfokussierten Priorisierung entspannte sich die Situation. Wichtige und weniger wichtige Projekte waren auf einen Blick unterscheidbar, die Reihenfolge der Entwicklungsprojekte wurde nicht ständig verändert und die Anzahl der angefangenen und dann unterbrochenen Projekte nahm dramatisch ab.
Das führte dazu, dass Terminzusagen eingehalten und die nervigen und zeitraubenden Terminnachfragen überflüssig wurden. Zudem konnten die Konstrukteure endlich ungestört arbeiten und die Zahl der Fehler und Krankmeldungen sank. Das Klima in der Konstruktion entspannte sich zusehends und die Zahl der innovativen Ideen stieg ebenso, wie der Durchsatz an erfolgreichen Produktentwicklungen. - einfache Kommunikation
Mit der EPZ wird Priorität wieder zu einer eindeutigen Aussage mit der alle Aktivitäten im Unternehmen konzertiert gesteuert werden. Die EPZ wird somit zum Bindeglied zwischen der Entscheidung und dem Handeln.
Durch ihre Eindeutigkeit können Entscheider darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter auch die Wichtigkeit neuer Aufgaben sofort richtig einstufen – auch ohne zusätzliche Hinweise. Das ist besonders hilfreich, wenn die bestehende Planung durch irgendwelche Ereignisse wie z.B. eine Reklamation oder einen Fehler über den Haufen geworfen wird. - ganzheitlicher Ansatz
Nicht erst seit Anton Schlecker ist bekannt, dass die alleinige Fokussierung auf den finanziellen Aspekt nicht ausreicht, um auf Dauer erfolgreich zu sein. Ein schlechtes Image kann ebenso zum Misserfolg beitragen, wie unzufriedene Kunden, unmotivierte Mitarbeiter oder ineffiziente Prozesse.
Deshalb fließen bei der Erfolgsfokussierten Priorisierung auch Aspekte, wie z.B. Image, Effizienz, Motivation oder Übereinstimmung mit dem Zielfokus ein.
Seit kurzem gibt es auch ein Excel-basiertes Tool mit der treffenden Bezeichnung ErfolgsKompass®. Mit ihm wird der geringe Aufwand nochmals minimiert. In nur einer Minute stuft der Entscheider den Vorgang ein und erhält die EPZ. Zudem erhält er konkrete Empfehlungen dazu, wer zu informieren ist und welche Maßnahmen angemessen und zielführend sind.
Mit diesem praktischen Tool entfällt die lästige Berechnung der EPZ und der Vorgang wird nachvollziehbar dokumentiert. So wird nicht nur die Qualität der Entscheidungen verbessert, sondern auch die gesetzlich und normativ geforderten Nachweise erstellt.
Bei einem Vergleich, den die Universität Dresden durchführen ließ, belegte der ErfolgsKompass® den Spitzenplatz unter den praktischen Performance-Management-Instrumenten.
Außerdem wurde er als beste Innovation Finalist beim Strategiepreis 2012. Denn der auf der Erfolgsfokussierte Priorisierung basierende ErfolgsKompass setzt den Hebel dort an, wo der größte Nutzen mit geringstem Aufwand erzielbar ist: im Moment der Entscheidung.
Denn die Qualität der vielen kleinen und großen Entscheidungen ist es, die darüber bestimmt, ob das Unternehmen scheitert, halbwegs erfolgreich ist oder zum Marktführer wird und es auch bleibt.
Weitere Informationen zur Erfolgsfokussierten Priorisierung :
- Verbesserungsvorschläge schnell und gerecht bewerten
- Umweltrisiken zielführend bewerten und kommunizieren
- Gesundheitsrisiken zielführend bewerten und kommunizieren
- Fehlerrisiken zielführend bewerten und kommunizieren
- Verbesserungspotenziale zielführend bewerten und entwickeln
- Kundenanfragen zielführend bewerten und kommunizieren
- Produktchancen zielführend bewerten und entwickeln
- Mitarbeiterpotenziale zielführend bewerten und entwickeln
- Mitarbeiter gerecht und effizient führen
- Unternehmen auf das Entscheidende fokussieren
Über den Autor
Gregor Stausberg wird 1958 im Rheinland geboren und lebt seit Jahren in der Schweiz.
Ab 1979 arbeitet er in einem namhaften Familienunternehmen der Papierverarbeitung und übernimmt bald Führungsverantwortung in Vertrieb, technischem Support und für das Management-System.
Seit 1995 unterstützt er als Unternehmensberater zahlreiche Firmen auf ihrem Weg zum Erfolg. Seine Schwerpunkte sind Strategie- und Organisationsberatung.
Bereits Ende der 1980er setzt er die damals noch weitgehend unbekannten QM-Methoden wegen ihres betriebswirtschaftlichen Nutzens in der Unternehmensführung um.
Die Lösungsansätze dieser Zeit genügen nicht seinen Anforderungen an Effektivität und Effizienz. So beschäftigt er sich intensiv mit den Prinzipien für Erfolg. In seine Problemlösungen fließen Erkenntnisse aus Führungs- und Strategielehre, Bionik und Kybernetik ein.
Zahlreiche Referenzen belegen den erfolgreichen Einsatz seiner Führungsinstrumente in der betrieblichen Praxis. 2007 erhält er ehrenhalber den Qualitätspreis NRW und beim Strategiepreis 2012 wurde er Finalist in der Kategorie beste Innovation.
Seit 2002 veröffentlichte er zahlreiche Fachbeiträgen für ein Nachschlagewerk des Forum-Verlag. 2012 veröffentlichte er den ersten von drei Bänden.
PRIORISIERUNG – Unternehmen effektiv führen erschien vor wenigen Wochen, PERFORMANCE – Unternehmen messbar beschleunigen wird im ersten Quartal und BALANCE – Marktführer werden und bleiben im zweiten Quartal 2013 erwartet.
Kontakt zum Autor: gs1@convek.com
Quellen/links
- Studie Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung, Prof. Gröger
- Vergleich praktische Performance-Management-Systeme Universität
- Buch Priorisierung – Unternehmen effektiv führen, Gregor Stausberg
- Blog www.igel-prinzip.de
- Artikelbild © iQoncept-fotolia.com
- Tabelle © ErfolgsKompass
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