Rechnungsstellung im Unternehmen – darum ist sie wichtig

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Im täglichen Geschäft eines Unternehmens gibt es zahlreiche Aufgaben. Eine der wichtigsten, auch wenn sie gelegentlich als lästig empfunden wird, ist das Erstellen von Rechnungen. Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder den Verkauf von Waren stellten nicht nur sicher, dass ausstehende Beträge beglichen werden, sie sind auch für die Buchführung von Rechnungssteller wie für Rechnungsempfänger von einem außerordentlich großen Interesse.

Damit Rechnungen die Erwartungen der Buchführung auf beiden Seiten erfüllen und gegebenenfalls steuerlich geltend gemacht werden können, müssen sie diverse Voraussetzungen erfüllen.

  • Auflistungen der korrekt angegebenen Daten des Rechnungsstellers sowie des Empfängers
  • Auflistung der erbrachten Leistung bei fortlaufender Nummerierung unter Angabe von Netto- und Brutto-Preis
  • Fortlaufende Nummerierung der Rechnung
  • Zahlungsziel / Zahlungsfrist
  • Angabe der Bankverbindung
  • Separater Ausweise der gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern sie für die die Rechnung von Bedeutung ist
  • Ausweis von Skonto oder anderen Nachlässen, sofern vereinbart

Gute Rechnung hilft Aufwand zu minimieren

Das Erstellen einer möglichst detaillierten Rechnung ist nicht nur deshalb sinnvoll, weil sie für die Buchhaltung des Geschäftspartners wichtig ist. Je umfassender sie alle Fragen beantwortet, desto eher wird vermieden, dass Nachfragen gestellt werden. Eine korrekte Rechnung ist aber auch für die eigene Buchhaltung immens wichtig. Zum einen ist sie für die Kontierung und den Jahresabschluss wichtig. Zum anderen ist so aber auch für die Buchhaltung die schnelle und perfekte Zuordnung des jeweiligen Betrages möglich.

Wichtiger Bestandteil der Warenwirtschaft

Gerade Unternehmen, ob das kleine Architekturbüro oder der mittelständische Hersteller von Modeartikeln, sind auf eine perfekte Warenwirtschaft angewiesen. Diese beinhaltet auch eine Rechnungslegung, die möglichst automatisiert erfolgt und zugleich sicherstellt, dass Zahlungseingänge schnell und unkompliziert zugeordnet werden können. (Hier ein Vergleich verschiedener Möglichkeiten der Rechnungslegung)

Wer sicher gehen möchte, dass er die Voraussetzungen an eine korrekte Rechnungslegung erfüllt, nutzt deshalb inzwischen eine entsprechende Software. Diese stellt sicher, dass jede Rechnung jedem Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann. Außerdem werden Zahlungseingang oder ein möglicher Zahlungsverzug registriert und die entsprechenden Maßnahmen eingeleitet. In Kombination mit speziell zu hinterlegenden Angaben wie Rabattstaffeln können so Arbeitsabläufe weiter optimiert und Kosten in einem Unternehmen nachhaltig reduziert werden.

Sinnvoll bei regelmäßiger Rechnungserstellung

Wer als Unternehmen regelmäßig Rechnungen zu erstellen hat und einen sicheren und möglichst automatisierten Zahlungsverkehr wünscht, für den lohnt sich eine entsprechende Software. Da sie in der Regel mit anderen Programmen in einem Unternehmen gekoppelt werden kann, ist sie ideal, um Arbeitsabläufe auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren. Angesichts geringer Kosten bietet sich eine Software für Unternehmen auch von kleiner Größe an.

Bild: © Rainer Sturm / pixelio.de

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