Rudern Sie auch in Ihren Projekten?

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Projekte scheitern. Manche Projekte werden “nur” zu spät fertig gestellt, kosten “nur” zu viel Geld oder liefern Ergebnisse, die selten genutzt werden. Dabei sind die Mitarbeiter motiviert und die weltbesten Tools für Anforderungsmanagement, Projektmanagement oder Bugtracking stehen zur Verfügung. Kennen Sie solche Situationen? Die Voraussetzungen sind gut, dennoch funktionieren Abläufe im Projekt nicht wie gewünscht und die Kommunikation gestaltet sich schwierig. Es fühlt sich an, als würden Sie rudern und rudern und doch das Ziel nicht erreichen.

Das Problem mit den Inseln

Stellen Sie sich ein “normales” Projekt vor: mehrere Kollegen, verschiedene Rollen, einige vorhandene Tools für die Spezialisten zur Planung des Projekts, zur Erfassung und Verwaltung von Anforderungen, für das Testing oder die Zeiterfassung. Darüber noch das Management, das gerne Statusmeldungen zu den Meilensteinen haben möchte.

Sie beginnen das Projekt zu planen. Welche Anforderungen gilt es noch gleich zu realisieren? Sie fragen den verantwortlichen Kollegen – der schickt Ihnen die Informationen oder setzt sich mit Ihnen gemeinsam vor den Rechner und zeigt Ihnen diese. Haben wir eigentlich schon erste Änderungen vom Kunden erhalten? Und wollten wir nicht ab einem vereinbarten Projektvolumen eine Risikoanalyse erstellen? Ach, wo liegt eigentlich der Projektantrag? Sie beginnen zu suchen, zu fragen, zu koordinieren und Daten zusammenzutragen.

Wechseln wir das Bild. Für jeden gerade genannten Bereich nutzen Sie eine gute Software. Für das Projektmanagement. Das Anforderungsmanagement und das Änderungsmanagement. Für das Reporting und die Zeiterfassung. Und für das Risikomanagement. Stellen Sie sich vor jedes Tool sei eine Insel. Sie rudern von der Insel Projektmanagement zur Insel Anforderungsmanagement. Auf dem Weg zurück kommen Sie noch an der Insel Änderungsmanagement vorbei. Hatten Sie genau so geplant. Halt, es eine neue Information auf der Insel Qualitätsmanagement. Klingt anstrengend, oder? Und jetzt stellen Sie sich vor, dass es sehr viele Boote gibt …

Der kostspielige Ansatz

Natürlich ist eine Infrastruktur aus verschiedenen Tools möglich und auch nicht ungewöhnlich. Nüchtern betrachtet müssten Sie sich lediglich fragen, wie denn die Daten von einem System in das andere System gelangen. Beim Thema Schnittstellen wäre dann zu beachten, wer diese denn pflegen würde. Bei unterschiedlichen Herstellern gibt es keine Abstimmung bei einer Freigabe einer neuen Software-Version. Und selbst wenn Sie mehrere Tools von einem Hersteller nutzen, gibt es keinerlei Garantie bzgl. Schnittstellen. Also müssten Sie darauf achten, dass nach einem Update Ihrer Prozessmanagement-Software die Schnittstelle zu Ihrer Projektmanagement-Software noch genauso funktioniert wie vor dem Update. Wenn Sie jetzt an Ihre Anwender denken, wie bringen Sie Ihnen eigentlich die verschiedenen Bedienkonzepte bei so vielen Tools bei? Ach, der Tester nutzt ja nur ein Tool. Stimmt. Und zu den Testergebnissen rudern Sie dann wieder?

Setzen Sie verschiedene Tools für verschiedene Spezialthemen ein, müssen Sie dies bezahlen. Individuell für die jeweilige Software. Für die Pflege der Schnittstellen. Und für den Aufwand den Sie betreiben, um die Informationen zum Status Quo und zum Plan so akkurat wie möglich aus den verschiedenen Systemen zusammenzutragen. An diesen Aufwänden kommen Sie leider nicht vorbei.

Wege aus dem Ruderboot

Welche Wege gibt es nun, um das Problem mit den Inseln zu lösen oder zumindest zu reduzieren?

1. Sie nutzen Prozesse, um Abläufe zu vereinheitlichen. Sie rudern also nicht mehr kreuz und quer, sondern auf definierten Wegen. Die Wege sind immer noch lang, aber immerhin reduzieren Sie Ihren Aufwand und erleichtern so die Kommunikation.

2. Sie versuchen nach und nach Ihre Spezial-Lösungen zu reduzieren und durch eine gemeinsame, integrierte Projektinfrastruktur zu ersetzen. Wenn Sie ein solches Tool finden und dadurch zumindest eine Integration von Anforderungen, Änderungen, Testing und Projektplanung realisieren, sparen Sie sich viele Schnittstellen. Und Mühe und Aufwand. Ihr Ruderboot benötigen Sie dann nicht mehr.

Projekte scheitern. Vermutlich wird dies auch zukünftig immer wieder passieren. Umso wichtiger wird es, die Aspekte zu verbessern, die originär nicht im Fokus der Projekte stehen, aber dennoch sehr viel zum Gelingen beitragen: eine integrierte Infrastruktur für alle Beteiligten und Prozesse, die den einzelnen Mitarbeiter bei seinen Tätigkeiten an seinem Arbeitsplatz konkret unterstützen.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.microtool.de.

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