Rund 250 Bewerbungen gehen bei der Personalberatung Kornherr Associates GmbH Tag für Tag ein, bis zu 100.000 im Jahr. Damit die 20 Mitarbeiter dieses Volumen stemmen können, bedarf es effizienter Prozesse, die dennoch den hohen Anforderungen gerecht werden. Denn selbstverständlich darf bei den vertraulichen Unterlagen das Thema Datenschutz nicht zu kurz kommen. Und schließlich gilt es, die strengen Vorgaben des Gesetzgebers zu berücksichtigen. Um die Bewerbungsunterlagen zu digitalisieren, hat sich Kornherr Associates Arbeitsplatzscanner ins Haus geholt.
Auch wenn heute ein Großteil der Bewerbungen in elektronischer Form eingeht, machen die klassischen Bewerbungsmappen immer noch etwa zehn Prozent aus. Lothar Kornherr, einer der drei Geschäftsführer der Kornherr Associates GmbH, schildert die Situation: „Bei einem Volumen von 100.000 Bewerbungen pro Jahr erreichen uns im Schnitt noch immer mehr als 25 pro Tag auf dem Postweg. Wir müssen diese Unterlagen dann so bearbeiten, dass wir sie für unsere Kunden in unserem Recruiting-Chain-Management-System, dem so genannten RCM-System, zur Verfügung stellen können.“ Hier kommen die Fujitsu-Scanner ins Spiel.
So kommt das Papier ins RCM-System
Zwar geht der Trend klar in Richtung elektronische Bewerbung. Doch das papierlose Büro wird es für Personaldienstleister auch in Zukunft nicht geben. Denn rechtsverbindliche Dokumente wie etwa Arbeitsverträge oder Kündigungen müssen nach wie vor auf dem Postweg zugestellt werden. Zudem gibt es gewisse Bewerbergruppen, die tendenziell die traditionelle Bewerbungsmappe bevorzugen. Dazu gehören beispielweise Auszubildende oder Kandidaten für die Top-Ebene.
Damit die HR-Spezialisten den Kunden dennoch eine vollständige Übersicht im RCM-System garantieren können, müssen sie in der Lage sein, Papierdokumente in die Kollaborationsplattform zu integrieren. Aus diesem Grund brauchte der Personaldienstleister eine zuverlässige Scan-Lösung. Zwar arbeitete das Unternehmen in der Vergangenheit bereits mit einem zentralen Flachbett-Scanner. Dieser konnte jedoch den Ansprüchen an Effizienz und Qualität nicht gerecht werden. Daher hatte man sich bei Kornherr Associates vor einigen Jahren entschieden, die einzelnen Arbeitsplätze mit Fujitsu ScanSnap fi-5110EOX-Modellen auszustatten, Geräte, die heute noch im Einsatz sind. ”Sie sind nicht totzukriegen”, erklärt Kornherr. Er selbst und die beiden anderen Geschäftsführer nutzen für ihre tägliche Arbeit den MacOS-kompatiblen Scanner ScanSnap S1500M.
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Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions GmbH (Quelle: PFU Imaging Solutions GmbH)[/caption] Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions GmbH, erläutert, warum das aktuelle Modell wie auch seine Vorgänger als Arbeitsplatzscanner besonders geeignet ist: ”Der Scanner wandelt gleichzeitig Vorder-und Rückseite von Papierdokumenten automatisch und auf Knopfdruck in PDF-Dateien um, die sich leicht weiterleiten, verwalten und sichern lassen.“ Seine Bedienung ist einfach, schnell und effizient. Die Standfläche des kompakten Einzugsscannern ist nicht größer als ein DIN-A4-Blatt und passt auf jeden Schreibtisch. So ist er stets im direkten Zugriff des Benutzers.
Die drei Geschäftsführer arbeiten mit dem Apple Macbook Pro. Mit dem Fujitsu ScanSnap S1500M können sie nun vertrauliche Schriftstücke direkt selbst einscannen.[/caption] Der Personalberatung ist es gelungen, eine durchgängige Prozesskette ohne Systembrüche zu schaffen. Kornherr zieht Bilanz: „Der dezentrale Einsatz der Fujitsu Scanner vereinfacht unseren Arbeitsablauf deutlich. Vor allem die integrierte PDF-Umwandlung ist optimal für unsere RCM-Lösung.“
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