Schluss mit dem Kamel im Nadelöhr: Ein automatisiertes Mahnwesen erhöht die Liquidität im Mittelstand

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Florian Kappert

Florian Kappert

Säumige Kunden abzumahnen ist und bleibt für viele Mittelständler das berühmte Kamel im Nadelöhr bei der Verwaltung offener Posten. Ein systematisches Mahnwesen hilft dabei, die Liquidität zu erhöhen, und es verbessert die Kommunikation mit den Kunden. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, wenn Mittelständler den Mahnprozess auslagern und zum Beispiel auf eine cloud-basierte automatisierte Softwarelösung umsteigen. Florian Kappert, Mitgründer der Online-Mahnungsplattform Bilendo, erklärt, welche Probleme ein automatisiertes Mahnwesen lösen kann und wie man einen seriösen Anbieter findet.

Vor welchen Problemen stehen Mittelständler wenn es um das Forderungsmanagement geht?

In mittelständischen Betrieben summieren sich Zahlungsrückstände von Kunden und Geschäftspartnern schnell und können zu finanziellen Engpässen führen. Die Folge: Die Liquidität des Unternehmens sinkt und es entstehen unternehmerische Risiken. Im schlimmsten Fall droht die Zahlungsunfähigkeit. Eine mögliche Stellschraube ist das Forderungsmanagement. Aber nicht nur bei kleinen Firmen sind Mahnprozesse unstrukturiert, auch viele größere führen die Prozesse nicht mit der nötigen Regelmäßigkeit durch.

Ein automatisches Mahnwesen muss nicht unpersönlich sein: Der Bearbeiter kann die Kommunikation mit dem Kunden auf Wunsch individuell gestalten

Ein automatisches Mahnwesen muss nicht unpersönlich sein: Der Bearbeiter kann die Kommunikation mit dem Kunden auf Wunsch individuell gestalten

Was genau ist mit automatisiertem Mahnwesen gemeint?

Automatisiert bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, eine Buchhaltungssoftware einzusetzen, manuell oder halbautomatisch hunderte Posten abzugleichen und Mahnungsschreiben in Word-Textvorlagen auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zur Post zu bringen oder einzeln per E-Mail zu verschicken. Bei diesem weit verbreiteten Vorgehen ist der Aufwand hoch und Fehler sind vorprogrammiert. Ein automatisiertes Mahnwesen wickelt den gesamten Prozess vollautomatisch ab. Die überwachende Funktion bleibt aber dennoch ein wesentlicher Bestandteil: Der verantwortliche Mitarbeiter hat den vollständigen Überblick über alle Posten und Vorgänge und kann zu jedem Zeitpunkt an jeder Stelle des Prozesses eingreifen. Er kann zum Beispiel den Versandzeitpunkt verändern oder Anschreiben individuell an die eigenen Belange anpassen. Dies garantiert eine sensible Kommunikation mit säumigen Kunden.

Welche Vorteile hat ein automatisiertes Mahnwesen noch?

Ein automatisiertes Mahnwesen garantiert den Überblick und gleichzeitig die individuelle Kommunikation mit jedem Kunden. Erreicht eine Zahlungsaufforderung einen langjährigen Bestandskunden zum falschen Zeitpunkt, kann dies die Kundenbeziehung ernsthaft gefährden. Im schlimmsten Fall mahnt man Kunden an, die schon gezahlt haben. Ein systematischer Mahnprozess, der stets alle Zahlungsstände und Posten im Blick hat, beugt hier vor. Automatisiert heißt hier auch, dass sich die Software um alle Fristen und Mahnstufen kümmert.

Ein automatisiertes Mahnwesen übersieht nichts und garantiert einen jederzeit aktuellen Überblick

Ein automatisiertes Mahnwesen übersieht nichts und garantiert einen jederzeit aktuellen Überblick

Was muss ich beachten, um einen seriösen Anbieter für automatisiertes Mahnwesen zu finden?

Ein Blick ins Impressum verrät, wer hinter dem Angebot steckt. Empfehlenswert ist ein deutsches Unternehmen. Der Datenschutz ist nur dann nach den strengen deutschen Richtlinien gewährleistet, wenn sämtliche Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert sind. Unternehmen sind übrigens verpflichtet, Auskunft darüber zu geben, wo sie die Daten ihrer Kunden speichern. Bei der Auswahl des Anbieters hilft auch ein Blick auf klassische Referenzen, Informationen über Kooperationspartner sowie Kundenstimmen. So lässt sich leicht erkennen, wer sich bereits mit seinem Namen für den Anbieter verbürgt. Genau hinschauen müssen die Unternehmen, die viele Kunden im Ausland haben. Die gängigen Softwarelösungen sind beim Einsatz von Mehrsprachigkeit oft noch nicht überzeugend. Unternehmen sollten daher genau prüfen, ob die Sprachen, die sie für ihre Kundenkommunikation benötigen, unterstützt werden.

www.bilendo.de

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