SHK-Spezialist haase & ruther führt pds Software Finanzwesen mit Kosten-rechnung sowie Lohn und Gehalt ein: Digitale Geschäftsprozesse für den Weg in das papierlose Zeitalter

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SHK-Spezialist haase & ruther setzt mit pds Software auf digitale Prozesse in allen Geschäftsbereichen

Um flexibler und vor allem wirtschaftlicher auf Kundenanforderungen einzugehen und gleichzeitig die eigenen Prozesse möglichst durchgängig zu digitalisieren, vollzog die Hamburger haase & ruther GmbH mit pds Software bereits Ende 2012 den Umstieg auf eine neue, zukunftsfähige Handwerkersoftware-Generation. Zum Jahresbeginn 2016 stellte der Spezialist für Sanitärtechnik, Bäder, Heizungsanlagen und Trinkwasserhygiene nun auch seine Finanz- und Lohnbuchhaltung auf pds Software um. Damit hat haase & ruther nicht nur den Weg zu einem langfristig papierlosen Büro geebnet, sondern kann dank vollständig digitaler Belege sämtliche Vorgänge und Projekte jederzeit nachvollziehbar visualisieren – ganz ohne Suchprozesse oder Medienbrüche in der Software.

Veraltete Finanz- und Lohnbuchhaltung machte Workarounds notwendig

Zwar hat das gut strukturierte und zuverlässig arbeitende Finanzbuchhaltungs- und Lohnprogramm der C-Software das haase & ruther Team jahrelang erfolgreich durch das Tagesgeschäft begleitet, doch neue Anforderungen und Prozesse ließen sich damit kaum mehr adäquat abbilden. „Da wir als kundenorientierter Handwerkswerkbetrieb sehr flexibel auf die Wünsche unserer Kunden eingehen, müssen wir zuweilen auch Anpassungen an Prozessen und unseren IT-Systemen vornehmen – und dies schnell und unkompliziert. Wenn ein Kunde beispielsweise die Auftragsnummer auf einem Beleg im Sinne einer schnelleren Zuordnung und einer reibungslosen Digitalisierung an anderer Stelle wünscht, dann sind wir damit schon an die Grenzen des wirtschaftlich Machbaren gestoßen“, erläutert Geschäftsführer Michael Bohlmann. „Zudem sind wir aus der Windowswelt heute gewohnt, Daten und Medien etwa per „Drag & Drop“ auszutauschen oder Formulare und Masken so anzuordnen, wie es die eigene Arbeitsweise am besten unterstützt. Diesen Anspruch stellen wir auch an unsere Unternehmenssoftware. Mit unserer alten Finanz- und Lohn-Software hatten wir hier einfach im Hinblick auf die Datenerfassung, Maskenübersicht und die Art und Weise, wie Prozesse darin abgebildet werden, einen ergonomischen Medienbruch zur Windows-Welt, der weder zeitgemäß ist noch zu einem modernen Handwerksbetrieb passt.“ So ließ sich etwa die Zeiterfassung der Gesellen bei haase & ruther nur direkt im Lohnmodul umsetzen. Ein bidirektionaler Datenaustausch in Echtzeit zwischen der Branchensoftware und dem kaufmännischen Modul war damit nicht möglich. Da auch nicht jeder Mitarbeiter über eine Zugriffsberechtigung für das kaufmännische Modul verfügt und Arbeitszeiten nicht aus der Branchensoftware heraus erfasst werden konnten, behalf man sich hier seither mit manuellen Workarounds.

Ein wichtiges Kriterium für die zukünftige Nachfolgelösung war insbesondere die reibungslose Übernahme der Altdatenbestände aus der C-Software, was außer der pds GmbH kein Anbieter verlässlich zusagen konnte. Darüber hinaus sollte die nächste Software-Generation auf einer modernen Datenbank basieren, auf die der SHK Spezialist im Bedarfsfalle direkt zugreifen kann. Das Gesamtpaket, mit einer vollständig in die Branchensoftware integrierten Finanz- und Lohnbuchhaltung, einem umfassenden Anwendungsportfolio für den mobilen Einsatz und der Möglichkeit des Datenbankzugriffes und Einsatzes in der Cloud, hat schließlich Geschäftsführer Michael Bohlmann überzeugt, nun auch die Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie den Kundendienst mit pds Software zu reorganisieren.

Geschäftsführer Michael Bohlmann (rechts): „Nun fließt alles digital zusammen, was zusammen gehört.“

Digitalisierung der Kundendienst-Prozesse für mehr Transparenz

Denn auch die Abläufe im Kundendienst waren geprägt von manuellen, zeitraubenden Tätigkeiten. Leistungserfassungen oder Aufmaße beim Kunden z.B. wurden bislang nur auf dem Papier dokumentiert. Diese handgeschriebenen, teils unleserlichen Dokumentationen führten bei der systemischen Erfassung und Abrechnung häufig zu Missverständnissen und erneuten Abstimmungsprozessen. Benötigte Informationen wie Auftrag, Projekthistorie oder Kundenstammdaten mussten zudem immer in Papierform mitgeführt werden. Bedienungsanleitungen via Email oder die Fotodokumentation der Baustelle wurden zwar via Smartphone ausgetauscht, mussten aber im Nachgang manuell abgelegt und dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. „Eilige Aufträge außer der Reihe konnten lediglich telefonisch abgestimmt werden, mit rudimentären, handschriftlichen Vermerken auf dem Auftragsbogen. All diese umständlichen Prozesse haben uns schließlich dazu veranlasst, auch unsere verbleibenden Geschäftsbereiche auf pds Software umzustellen. Damit sind wir in der Lage, den gesamten Auftrag samt aller Bilder, Bedienungsanleitungen und objektrelevanten Details gesammelt an einen freien Monteur in der Nähe zu übermitteln“, begründet Geschäftsführer Michael Bohlmann die Entscheidung. „Sämtliche Zeiten, Leistungen und Fotos werden direkt digital erfasst, dem Objekt automatisch zugeordnet und in Echtzeit an unser Büro zur Weiterverarbeitung übermittelt.  Mit dem Einsatz der pds Service App auf unseren Tablet PCs haben wir statt unnötiger telefonischer Abstimmungsprozesse künftig ein einfaches, automatisiertes Auftragshandling mit einer vollständigen Prozesstransparenz von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung.“

„Weiche“ Einführung für hohe Mitarbeiterakzeptanz

Die eigentliche Einführung zunächst der pds Branchensoftware u.a. mit Kalkulation und Angebotswesen erfolgte zum Jahresende 2012. In der Übergangszeit von einem Jahr wurden die C-Software und pds Software zu gewissen Anteilen parallel betrieben, bis 2014 schließlich ganz auf die pds Software umgestellt wurde. Die kaufmännische Anbindung mit Lohnabrechnung, Betriebs- und Finanzbuchhaltung erfolgte dann schließlich zu Jahresbeginn 2016.

„Eine „vermeintliche“ Herausforderung im Umstellungsprozess lag zunächst darin, unsere Mitarbeiter an den Wechsel der über viele Jahre eingesetzten Lösung heranzuführen und Prozesse in dem Zuge ebenfalls neu zu ordnen. Da wir mit der pds Software Generation aber auch die Freiheit gewonnen haben, unsere Prozesse weitestgehend auf unsere Strukturen bzw. Anforderungen auszurichten und unsere Mitarbeiter dadurch eine nachhaltige Unterstützung ihres jeweiligen Tagesgeschäftes erfahren, hat sich diese Befürchtung bei uns nicht bestätigt“, so Michael Bohlmann. „Im Gegenteil, erstaunlicherweise haben wir schon von Beginn der Umstellungsphase an sehr positives Feedback unserer Mitarbeiter erhalten. Insofern werden wir für die künftige Zusammenarbeit auch weiterhin die Feedbackschleife über unsere Mitarbeiter zur „weichen“ Einführung und Optimierung des Umstellungsprozesses beibehalten, wie wir es zurzeit auch beim Test der pds Mobilanwendungen im Kundendienst handhaben.“

Individuelle Auswertungen für den 360° Blick

Insbesondere im Bereich Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung nutzt haase & ruther eine ganze Reihe von kaufmännischen Auswertungen, die speziell auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens hin angepasst wurden. So ist das Management damit seither in der Lage, eigene Betriebskennzahlen mit wenigen Klicks zu generieren. Dabei können Informationen so aggregiert und komprimiert werden, dass zu Beginn des Tages der Geschäftsführung schon die wichtigsten Kennzahlen individuell aufbereitet vorliegen. Damit erhält das Unternehmen jederzeit eine Übersicht, wie sich etwa die einzelnen Gewerke wie Sanitärinstallation oder Heizungsbau entwickeln oder wie es um die Kostenstellen einzelner Büros im Kundendienst- oder Projektbereich steht. Dies erlaubt der Geschäftsführung, die eigenen Prozesse transparent und effektiv zu steuern und Schwachstellen schneller zu identifizieren.

Umfassender 360° Überblick: Performance-Kennzahlen nach Gewerken auf Knopfdruck

Nachhaltige Erleichterung im Tagesgeschäft

Die Möglichkeit, Bilder und Dokumente in Belegen zu hinterlegen ist eine Eigenschaft, die von den haase & ruther Mitarbeitern sehr geschätzt wird. „So haben wir schon beim Aufruf des Auftrages bereits die Bestellung als Dokument oder bei einem Angebot die Angebotsanfrage hinterlegt, was den Prozess unabhängig der jeweils beteiligten Mitarbeiter sehr transparent macht. Früher hatten wir – zusätzlich zu den Informationen in unserer EDV – für alles Aktenberge, Personalakten, Lagerorganisationsakten, Baustellenakten, Montagepläne, Rechnungs- und Angebotsakten, wo wir uns z.B. zur Prüfung eines Garantiefalles mühsam die benötigen Informationen zusammenklauben mussten. Heute vergeuden wir keine Zeit mehr mit unnötigen Such- und Rechercheprozessen, sondern haben die Möglichkeit, einzelne Vorgänge und Projekte jederzeit nachvollziehbar zu visualisieren – ohne etwaige Medienbrüche in der Software“, beschreibt der haase & ruther Chef.  „All unsere dafür berechtigten Mitarbeiter können nun von überall auf sämtliche Details zu einzelnen Vorgängen, Kundenhistorie, Stammdaten oder Projekte zugreifen, so dass sie jederzeit auskunftsfähig sind. Dies macht auch die Arbeit beim und mit dem Kunden nun deutlich einfacher.“

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die mobile Zeiterfassung und die mobile Bereitstellung von Kundendienstaufträgen sind weitere wichtige Features, die das Unternehmen in diesem Jahr noch auf der Agenda hat. Auf mittlere Sicht will der SHK-Spezialist dann auch weitestgehend auf das Handling von Papierdokumenten in den eigenen Workflows verzichten und sich der Erfassung der lästigen „Wochenzettel“ der Monteure, die bislang noch händisch in das System übertragen werden, entledigen. Als nächstes Projekt ist zudem der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems geplant, mit dem dann unter anderem auch die betriebliche Briefpost digital bearbeitet und abgewickelt werden soll. „Daher freuen wir uns sehr über die jüngste Integration der E-POST Funktionalität in die pds Software, die uns hier weitere Möglichkeiten auf unserem Weg zum papierlosen Büro bietet“, so Michael Bohlmann.

Highlights „pds Zeit App“:

  • Direkte Einbuchung von kunden-, auftrags- oder projektrelevanten Vorgängen in das ERP-System über das Mobilgerät
  • Ergänzung persönlicher Anmerkungen oder editierbarer Fotos von der Baustelle
  • One-Klick-Bedienung durch intelligente Vorgangsroutinen
  • Sämtliche auftrags- und objektrelevanten Informationen auf einen Blick verfügbar
  • Jederzeitige Nachvollziehbarkeit dank vollständiger Dokumentation
  • Einfache Digitalisierung der Kundendienst-Prozesse
  • Durchgängige Echtzeit-Übersicht über jeden Auftragsstatus
  • Zielgerichtete Optimierung der Auftragsdisposition
  • Ermöglicht detaillierte mitarbeiter-, projekt- oder auftragsbezogene Auswertungen
  • Nutzung auch im Offline-Betrieb möglich

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