So hilft ECM, Unternehmensbereiche zu optimieren

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Comarch ECM ist ein Enterprise Content Management-Tool zur systematischen Verwaltung komplexer Unternehmensinformationen in Form von Geschäftsdokumenten. Mit dem ECM-Tool können Unternehmen ihre Prozesse bzw. Workflows in den Bereichen Digitale Post- und Rechnungsbearbeitung, Digitale Personalakte, Digitales Qualitätsmanagement und Digitales Vertragsmanagement optimieren.

Durch den Einsatz von ECM-Systemen lassen sich bei der Bearbeitung von z.B. Eingangsrechnungen die Dokumenten-Workflows innerhalb des Unternehmens verbessern. Zusätzlich behält man die Kontrolle über alle wichtigen Informationen und Daten und senkt die Kosten für den papiergebundenen Dokumentendurchlauf.

Digitale Rechnungsbearbeitung

Comarch ECM ermöglicht für den Bereich Digitale Rechnungsbearbeitung die Umgestaltung, Beschleunigung und Automatisierung von Arbeitsabläufen rund um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Eingangsrechnungen, die aus unterschiedlichen Quellen stammen, werden im elektronischen Repository erfasst und dank der selbstlernenden OCR-Engine automatisch indexiert. Mit Digitaler Rechnungsbearbeitung verringert sich so der Arbeitsaufwand für die manuelle Dokumentenbearbeitung. Die Nutzung der Prozess-Engine beschleunigt die Genehmigung von Dokumenten. Daten aus allen Projektphasen werden an einem Ort gesammelt. Die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung können sich dadurch auf die Überprüfung und Ergänzung von eingegebenen Kontierungen konzentrieren. So steigern Sie Effizienz und Transparenz beim Rechnungseingang.

Die Digitale Rechnungsbearbeitung von Comarch ECM bewährt sich insbesondere bei der Optimierung von gemeinschaftlich genutzten Buchhaltungszentren, die durch mehrere Unternehmensgruppen verwendet werden, bei denen große Transaktionsvolumina anfallen und mehrere ERP-Systeme integriert sind.

Digitale Personalakte

Für den Bereich Digitale Personalakte richtet sich Comarch ECM an Unternehmen, die mehrere hundert oder tausend Mitarbeiter beschäftigen und großen Wert auf die Optimierung ihrer HR-Prozesse legen. Die Anwendung ermöglicht die Ablösung papiergebundener Mitarbeiterakten durch elektronische Akten. Hierdurch wird die Suche nach Dokumenten im Arbeitsalltag vereinfacht und es kann eine Vorschau dieser Dokumente aufgerufen werden. Da Führungskräfte zudem schnellen Zugriff auf wichtige Informationen erhalten, sind direkte Nachfragen bei der HR-Abteilung nicht mehr notwendig, sodass dort insgesamt deutliche Zeitersparnisse erzielt werden.

Dank Dokumentendigitalisierung laufen die HR-Prozesse unabhängig von der Übermittlung papiergebundener Originaldokumente ab. Der schnelle und einfache Zugriff auf digitale Informationen ermöglicht gleichzeitig die Senkung von Kosten, die für die Übermittlung und Archivierung von Dokumenten in Papierform anfallen. Dies hat eine große Bedeutung insbesondere bei zahlreichen weit verteilten Standorten, z. B. bei Handelsketten. Eine vollständige rechtebasierte Zugriffssteuerung ermöglicht höchstmögliche Sicherheit und Datenschutz.

Digitales Qualitätsmanagement

Durch das Digitale Qualitätsmanagement von Comarch ECM werden alle qualitätsbezogenen Unterlagen eines Unternehmens in einer zentralen Datenbank verwaltet. Die Mitarbeiter der Qualitätssicherung sowie die Mitarbeiter anderer Abteilungen erhalten so schnellen Zugriff auf die gesamte Qualitätsdokumentation, wodurch die Suche nach benötigten Dokumenten deutlich vereinfacht wird.

Automatische Erstellungs- und Genehmigungswege ermöglichen eine schnelle Freigabe und Umsetzung von Dokumenten. Gleichzeitig kann überprüft werden, ob die Mitarbeiter sich mit neuen Vorschriften und Bestimmungen bereits vertraut gemacht haben. Da die Dokumentation meist unregelmäßig und nicht termingerecht aktualisiert wird, stellt das System ein Tool zur automatischen Überwachung und zum Versand von elektronischen Benachrichtigungen bereit.

Comarch ECM unterstützt auch Prozesse rund um die Durchführung von internen Audits, Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sowie die Verwaltung von Umweltaspekten. Zudem ermöglicht die Lösung die standardmäßige Ausführung dieser Prozesse sowie eine zentrale Ablage prozessbasierter Dokumente.

Digitales Vertragsmanagement

Im Bereich Digitales Vertragsmanagement ermöglicht Comarch ECM den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf die technische Dokumentation. Mit Hilfe des elektronischen Zugriffs auf Dokumente lassen sich Kosten, die für das Drucken technischer Dokumentationen und arbeitsplatzspezifischer Anweisungen anfallen, deutlich reduzieren und die Fehlerquote weitestgehend minimieren.

Durch die automatische Erstellung und Genehmigung von Anweisungen und Verfahrensweisen wird die Änderungsvornahme deutlich beschleunigt. Elektronische Benachrichtigungen über neue bzw. geänderte Dokumente ermöglichen den Führungskräften zu kontrollieren, ob sich die Mitarbeiter mit den Änderungen bereits vertraut gemacht haben.

Somit ermöglicht Comarch ECM mit seinen Smarttools für die einzelnen Bereiche einen ganzheitlichen Umgang mit Prozessen, Unternehmensinformationen und Dokumenten im gesamten Unternehmensumfeld. Unternehmen sind der täglichen Herausforderung problemlos gewachsen, ihre Informationen und Geschäftsprozesse trotz des rasanten Zuwachses an Daten und Geschäftsdokumenten effizient und integriert zu verwenden und verwalten, und damit die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt beim richtigem Mitarbeiter verfügbar zu haben.

Über Comarch ECM

Comarch ECM ist ein Enterprise Content Management-Tool zur komplexen Verwaltung unternehmenseigenen Informationskapitals in Form von Geschäftsdokumenten. Mit Comarch ECM können Unternehmen ihre Prozesse und Workflows in den Bereichen Digitale Rechnungsbearbeitung, Digitale Personalakte, Digitales Qualitätsmanagement und Digitales Vertragsmanagement optimieren. Comarch ECM wird von Unternehmen in USA, Deutschland, Österreich, der Schweiz, Polen und Frankreich eingesetzt. Zum Kundenstamm gehören u.a. B&K, Technicolor, Carrefour, ING, Nestle Waters, Accounting Plaza und Pfeifer & Langen. Weitere Informationen unter http://www.optimierte-prozesse.de

http://www.comarch.de/

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