Social Media in Projektmanagement-Prozessen

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Richtig angewandt sind Social Media Werkzeuge eine große Bereicherung für projektorientierte Unternehmen. Eine offene und direkte Zusammenarbeit, sowie gebündelte Projektinformationen in einer Benutzeroberfläche, steigern die Produktivität, senken Kosten und reduzieren die Fehlerquote. Wenn man den sozialen Aspekt in Social Media in gewissem Maße eindämmt, kann man vermeiden, dass sich die zahlreichen Möglichkeiten des Social Medias als Nachteile für das Unternehmen auswirken, nämlich in puncto Informationssicherheit. Wenn man geschlossene Communities gründet, denen ausschließlich Projektteams beitreten dürfen, können Unternehmen Informationen schützen und dadurch vermeiden, dass Stakeholder, also Kunden, Partner und Lieferanten, Informationen zu Gesicht bekommen, die sie nicht sehen sollten.

Social PM: Typisch vs. Business

Obwohl es den Anschein macht, dass heutzutage jeder auf der Welt mit Social Media in Berührung gekommen ist, ist es lediglich so, dass der Begriff als solches über einige Jahre in jedermanns Munde war, dass es aber für Social Media viele unterschiedliche Bedeutungen gibt. Die meisten Definitionen für Social Media sind jedoch so mehrdeutig wie die Technologie selbst es ist.

Das Oxford Dictionary bezeichnet Social Media als „bestimmte Webseiten und Anwendungen, um mit anderen Benutzern zu kommunizieren, oder um Menschen mit ähnlichen Interessen zu finden“. Diese Definition pauschalisiert traditionelle Werkzeuge, wie Xing, Facebook und Twitter und steckt sie in die gleiche Schublade wie Intranet oder ein Internet-Forum. Hierdurch entsteht allgemeine Verwirrung und es stellt sich die Frage, was Social Media eigentlich ist und wie Unternehmen überhaupt von Social Media profitieren können, um den Austausch und die Zusammenarbeit sowohl am Arbeitsplatz als auch mit Kunden zu verbessern.

Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass Social Media Anwendungen zwar weitgefächert sind, die Technologien selbst jedoch sehr grundlegend sind, hierbei geht es nur darum, dass man eine Web-Plattform schafft, die verschiedene Interessensgruppen miteinander vereint. Die Herausforderung, der Unternehmen begegnen, ist die, jene bestmögliche Strategie auszuarbeiten, sowie im Besitz der hierfür nötigen Werkzeuge zu sein.

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen eine Social Media Strategie entwickeln sollten, die die Zusammenarbeit zwischen internen sowie externen Stakeholdern und dem Unternehmen verbessern soll. Im Gegensatz zu herkömmlichen Social Media Werkzeugen, die das Wachstum von den eigenen privaten und beruflichen Netzwerken sowie die Ideenfreiheit fördern, wird für Social Media im Unternehmen eine strengere Vorgehensweise benötigt. Hierfür soll in erster Linie die bestehende Plattform, die für die Zusammenarbeit verwendet wird, verbessert werden, indem man die bestehenden sozialen Schnittstellen weiter ausbaut.

Unternehmen müssen bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge sorgfältig vorgehen und entsprechende Richtlinien in Bezug auf die Nutzung und Handhabung einführen, um von Social Media effektiv profitieren zu können. Diese Werkzeuge müssen Sie dabei unterstützen, Informationen austauschen zu können, die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zur bestehenden Umgebung zu verbessern und letzten Endes für eine bessere allgemeine Kommunikation sorgen.

Sind Sie bereit dafür?

Social Media kann sich bei falscher Anwendung auf Ihre Projekte, die Stakeholder und das Team nachteilig auswirken. Der Einsatz erfolgt auf eigene Gefahr – diese Werkzeuge bieten ein gewisses Maß an Transparenz und unstrukturierte Elemente, die gefährlich werden, wenn Sie nicht in die bestehende Geschäftskultur passen.

Um nicht in die Falle zu tappen, indem Sie der Social Media Welle blind folgen, können Sie anhand der nachstehenden Fragen testen, ob Ihr Unternehmen für Social Media im Projektmanagement bereit ist.

Würden Sie Ihr Unternehmen als Vorreiter für den Einsatz von neuen Technologien bezeichnen?

Unternehmen müssen abschätzen, in wie weit sie selbst für eine progressive Technologie, wie sie durch Social Media geboten wird, bereit sind. Wenn das Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien Widerstand leistet, wird sich der Erfolg in Grenzen halten.

Nutzen Sie derzeit Social Media Tools für Ihre Projekte?

Die formlose Verwendung von Social Media Tools ist grundsätzlich ein gutes Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen künftig eine erfolgreiche soziale PM-Strategie verfolgen wird, die mit den derzeitig genutzten Kollaborationswerkzeugen konform ist.

Fördern Sie die Transparenz von Projektinformationen?

Social Media Werkzeuge fördern grundsätzlich die Transparenz des Informationsaustausches. Bei der Einführung einer sozialen PM-Strategie muss das Unternehmen sehr selektiv vorgehen, um die bestmöglichen Social Media Werkzeuge zu integrieren, die die richtigen Informationen zu den richtigen Stakeholdern preisgeben.

Arbeiten Sie mit verteilten und entfernten Projektteams? Sind mobile Geräte fester Bestandteil Ihrer Projektumgebung?

Unternehmen, die dezentrale Projektteams haben, mit denen sie regelmäßig von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, erfahren einen hohen Nutzen durch die Vorteile, die Social Media Werkzeuge bieten. Der Zugriff auf solche ist problemlos von zahlreichen mobilen Plattformen gegeben.

Ist Ihre Projektorganisation Änderungen gegenüber resistent?

Wenn es um die Einführung von irgendwelchen neuen Prozessen geht, kann man das Change Management nicht einfach ignorieren. Wenn man das Change Management als Teil der sozialen PM-Strategie miteinbezieht, kann dies entweder eine sanfte Einführung oder eine schmerzhafte Ablehnung der neuen Werkzeuge bedeuten.

Verbesserung der Teamarbeit in Projekten mit Genius Live!

Genius Live! ist eine Social Media Plattform, die in der Projektmanagement-Software Genius Project integriert ist und somit speziell für die Bedürfnisse von projektorientierten Unternehmen entwickelt wurde. Mit Genius Live! verpassen Teammitglieder keine Diskussionen mehr und können aktiv und in Echtzeit daran teilnehmen. Es können zu allen Projektdokumenten und Informationen Kommentare hinterlassen werden und auf Fragen von Stakeholdern oder anderen Teammitgliedern kann umgehend geantwortet werden. Diese Diskussionen können zudem als Dokumentationszweck für das ganze Team zugänglich gemacht werden.

Um die Kommunikation und Informationsverbreitung zu verbessern, können für alle Dokumententypen Verteilerlisten erstellt werden. Mit jeder Änderung oder Aktualisierung werden die Mitglieder aus dem Verteiler automatisch benachrichtigt. Zur Verbesserung der Teamarbeit und Social Collaboration können auch externe Projektteammitglieder und Kunden oder Partner, die über den Projektfortschritt und Updates informiert werden möchten, zur Liste hinzugefügt werden. Mit diesem Feature wird die Kommunikation der Projektteammitglieder und Stakeholder maßgeblich verbessert.

Unternehmen können zudem Workflows intern festlegen, um ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu unterstützen. Es können die gewünschten Genehmigungszyklen, Gates, typische Projektphasen-Reviews vorgenommen werden. Die einzigartige rollenbasierte Workflow-Engine ermöglicht Workflow-Management und unterstützt hierfür sämtliche Genehmigungsprozesse, sowie einfache bis hochkomplexe Workflows, etwa parallele Reviews und Genehmigungen oder die automatische Daten- und Dokumentenerstellung.

Die automatische E-Mail-Benachrichtigung von Genius Project ist ein sehr beliebtes Feature und sorgt für eine ausgezeichnete Kommunikation innerhalb der Teams. Die Benutzer können z. B. festlegen, dass sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde, oder sich bestehende Zuweisungen oder Dokumente geändert haben. Dies kann über im Workflow festgelegte Genehmigungsprozesse erfolgen. Diese automatische Intervention bedeutet für den Projektmanager, dass er sich wichtigeren Aufgaben widmen kann. E-Mail-Benachrichtigungen über Microsoft Outlook und andere E-Mail-Systeme, etwa Gmail, Yahoo, Hotmail, etc. werden von der Projektmanagement-Software miteingeschlossen. Aufgaben können direkt zu IBM Lotus Notes und MS Outlook gesendet werden, sodass Stakeholder einen Überblick über die tägliche Projektarbeit in ihrem persönlichen Kalender haben.

Mehr Informationen finden Sie unter: www.geniusproject.de oder melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an: www.geniusproject.de/genius-project-testversion-anfordern

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